Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем․ В Республике Казахстан порядок её ведения, хранения и выдачи регулируется рядом нормативных актов, в т․ч․ Постановлением Правительства № 1167 от 14 октября 2011 г․ и последующими изменениями․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно организовать хранение трудовых книжек в организации, учитывая актуальные требования законодательства․
Законодательная база
Постановление Правительства № 1167 от 14 октября 2011 г․
В этом постановлении утверждены форма трудовой книжки и правила ведения и хранения трудовых книжек․ Ключевые положения:
- Кадровая служба или уполномоченное работодателем должностное лицо обязано вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей;
- В этой книге фиксируются все принятые от работников и выданные работникам трудовые книжки;
- При увольнении работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек․
Постановление Правительства от 30 апреля 2013 г․ (изменения к № 1167)
Внесены поправки к форме и правилам, однако данное постановление утратило силу в 2021 г․ (26 апреля 2021 г․)․
Приказ Министра здравоохранения и социального развития № 929 от 30 ноября 2015 г․
Утверждает форму трудовой книжки и правила её ведения и хранения․ В тексте указано, что:
- Трудовая книжка хранится у работодателя по месту работы, если работник не согласен с этим;
- Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек лежит на уполномоченном сотруднике․
Трудовой кодекс Республики Казахстан (статьи 15 и 16)
Подпункты 18) и 25) статей 15 и 16 устанавливают общие требования к хранению трудовых книжек, включая срок хранения и условия хранения․
Практическая организация хранения
Назначение ответственного лица
В каждой организации необходимо назначить ответственного за хранение трудовых книжек (обычно это сотрудник кадровой службы)․ Его обязанности:
- Обеспечение надёжного хранения всех трудовых книжек;
- Ведение книги учета движения трудовых книжек;
- Контроль за соблюдением сроков хранения и условий хранения;
- Регулярный аудит состояния документов․
Место хранения
Трудовые книжки могут храниться в следующих местах:
- В специально отведённом шкафу/коробке в офисе кадровой службы;
- В архиве организации, если это предусмотрено внутренними регламентами;
- В электронном виде (если предусмотрено законодательством и работник согласен)․
Условия хранения
Для сохранности документов необходимо соблюдать следующие условия:
- Температура: 15–25 °C;
- Влажность: 30–60 %;
- Защита от прямого солнечного света и пыли;
- Барьеры от огня и воды (например, огнезащитные шкафы)․
Срок хранения
Согласно Трудовому кодексу, трудовые книжки должны храниться в течение:
- Не менее 5 лет после увольнения работника;
- В течение всего срока трудовых отношений, если работник хранит их у работодателя․
Электронная версия трудовой книжки
В 2026 г․ в Казахстане активно внедряется электронная система трудовых книжек․ При этом:
- Работник может согласиться хранить электронную копию в системе;
- Работодатель обязан обеспечить доступ к электронному документу и его сохранность;
- При необходимости, электронная копия должна быть сопоставима с бумажной․
Регистрация и учёт движения трудовых книжек
Книга учета движения
Внутри организации должна быть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей․ В ней фиксируются:
- Приём трудовой книжки от работника;
- Выдача трудовой книжки работнику;
- Переходы трудовых книжек между подразделениями;
- Состояние (полностью, частично, повреждена)․
Процедура расписывания при увольнении
- Работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек;
- Ответственный за хранение подтверждает факт расписки;
- Книга учета движения обновляется и хранится в течение 5 лет․
Контроль и аудит
Организации рекомендуется проводить регулярный аудит состояния трудовых книжек:
- Ежегодно проверять наличие всех документов;
- Проверять соответствие условий хранения требованиям;
- Проверять актуальность данных в книге учета движения;
- Документировать результаты аудита и принимать меры по устранению выявленных проблем․
Ответственность за нарушение правил
Нарушения правил хранения трудовых книжек могут повлечь за собой:
- Трудовые взыскания со стороны работодателя;
- Гражданско-правовые претензии со стороны работника;
- Реализация штрафов и иных санкций со стороны государственных органов․
Для соблюдения требований законодательства и защиты интересов как работодателя, так и работника, необходимо:
- Назначить ответственного за хранение трудовых книжек;
- Обеспечить надёжное место хранения с соблюдением климатических условий;
- Вести книгу учета движения и обновлять её при каждом изменении статуса документа;
- Проводить регулярный аудит и документировать результаты;
- При возможности использовать электронную систему, согласовав её с работником․
Следуя приведённым рекомендациям, организации могут гарантировать надёжность и законность хранения трудовых книжек, а также избежать возможных юридических рисков․