Вопрос о праве главного бухгалтера вносить записи в трудовую книжку часто возникает в небольших компаниях, где штат кадровика отсутствует. В статье рассмотрим, какие нормативные акты регулируют данную сферу, кто официально уполномочен делать записи, какие функции может выполнять главный бухгалтер и какие нюансы следует учитывать.
Правовая база
Основные нормативные документы, определяющие порядок ведения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 71, 72, 73.
- Приказ Минтруда РФ от № 320н «Об организации и ведении учёта трудовых книжек и их вкладышей».
- Постановление Правительства РФ от № 763 «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в части требований к учёту стажа).
Кто имеет право вносить запись в трудовую книжку?
Согласно ст. 71 ТК РФ запись в трудовую книжку может делать:
- Работодатель (в лице уполномоченного лица).
- Лицо, получившее доверенность от работодателя с правом заполнения трудовой книжки.
- Работник, если в трудовом договоре или внутреннем регламенте указано, что он имеет право вносить такие записи (редко).
Важно: запись обязана быть заверена печатью (штампом) работодателя и подписью лица, вносящего запись.
Какова роль главного бухгалтера?
Главный бухгалтер (ГБ) в организации обычно отвечает за:
- Ведение бухгалтерского и налогового учёта.
- Подготовку и сдачу отчётности в контролирующие органы.
- Контроль за правильностью расчётов заработной платы и удержаний.
- В некоторых компаниях – ведение кадрового учёта, если штат кадровика отсутствует.
Если в компании нет отдельного отдела кадров, руководство может оформить приказ о назначении главного бухгалтера ответственным за ведение трудовых книжек. При этом:
- В приказе указывается конкретный перечень функций (внесение записей о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда).
- Назначенный бухгалтер получает доверенность от работодателя, подтверждающую право на заполнение трудовых книжек.
- Все записи делаются в соответствии с требованиями Приказа 320н и ТК РФ.
Порядок внесения записи в трудовую книжку
Приём на работу
Запись делается в свободную строку раздела «Сведения о работе» (или в вкладыш, если строк нет). Обязательные реквизиты:
- Дата приёма.
- Должность (полное наименование).
- Наименование организации.
- Тарифная ставка, разряд, оклад (по желанию).
- Подпись лица, вносящего запись, и печать организации.
Перевод, изменение условий труда
Для каждой новой должности или изменения условий труда делается отдельная запись с указанием даты, новой должности и основания (приказ №, дата).
Увольнение
Запись об увольнении вносится в последнюю строку (или в вкладыш). Указываются:
- Дата увольнения.
- Основание (приказ об увольнении, статья ТК РФ).
- Подпись уполномоченного лица и печать.
Делегирование обязанностей
Если в организации есть отдел кадров, то обычно именно он отвечает за трудовые книжки. Однако закон допускает делегирование этой функции:
- Назначение ответственного лица (секретарь, бухгалтер, администратор) приказом работодателя.
- Оформление доверенности в письменной форме, где чётко прописаны полномочия (внесение, исправление, заверение записей).
- Регистрация всех действий в журнале учёта движения трудовых книжек (приказ 320н).
Практические рекомендации для главного бухгалтера
- Убедитесь в наличии официального приказа или доверенности. Без этого запись будет признана недействительной.
- Ведите журнал учёта движения трудовых книжек (серия, номер, дата поступления, дата выдачи).
- Следите за свободными строками. При их окончании оформляйте вкладыш в соответствии с Приказом 320н.
- При заполнении записей используйте чёрную чернильную ручку и печать организации.
- Храните оригиналы трудовых книжек в надёжном месте (обычно в отделе кадров или бухгалтерии) и фиксируйте место хранения в копии книги.
- Регулярно проверяйте соответствие записей действующим приказам и трудовым договорам.
Ошибки, которые часто совершают
- Заполнение новой формы трудовой книжки вместо вкладыша, если книжка заведена до .
- Отсутствие подписи и печати – запись считается недействительной.
- Внесение исправлений без указания причины и без соответствующего приказа.
- Неоформление журнала движения книжек, что приводит к потерям и нарушениям контроля.
Главный бухгалтер может вносить записи в трудовую книжку, но только при условии, что:
- Ему предоставлены официальные полномочия (приказ работодателя, доверенность).
- Записи оформляются в строгом соответствии с требованиями ТК РФ и Приказа Минтруда № 320н.
- Все действия документируются в журнале учёта движения трудовых книжек.
При соблюдении этих условий роль главного бухгалтера в кадровом учёте будет законной и эффективной, а риск признания записей недействительными – минимален.
Полезные ссылки
- КонсультантПлюс – нормативные акты по трудовым книжкам
- Приказ Минтруда РФ № 320н от
Если у вас возникли дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек или необходимости делегировать эту функцию, рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.