Трудовая книжка — неотъемлемый документ трудового договора, подтверждающий стаж работы, квалификацию и трудовую историю сотрудника․ В 2026 году правила ведения и хранения трудовых книжек закреплены в приказе Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н, а также в сопутствующих инструкциях и образцах․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить, вести и хранить трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством․
Общие положения
- Трудовая книжка оформляется работодателем при приёме на работу․
- Ведение трудовой книжки и её вкладышей является обязанностью работодателя․
- Трудовая книжка должна храниться в организации до 5 лет после увольнения сотрудника․
- В случае утраты или повреждения трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат․
Формы и документы
Для ведения трудовой книжки используются следующие документы:
- Бланк трудовой книжки (серия и номер бланка, указанные в приказе Минтруда)․
- Вкладыш (обязательный при каждом изменении трудового договора)․
- Журнал учета трудовых книжек (для организации)․
- Сертификат о хранении (для подтверждения сохранности)․
Заполнение трудовой книжки
Титульный лист
На титульном листе указываются:
- ФИО сотрудника․
- Дата рождения․
- Серия и номер паспорта․
- Дата выдачи трудовой книжки․
- Номер и серия бланка․
Записи о приёме на работу
Приём на работу фиксируется в первой строке трудовой книжки:
- Дата приёма․
- Наименование организации․
- Должность․
- Уровень квалификации․
- Условия работы (полный рабочий день, неполный, сменный режим и т;д․)․
Записи о переводе, смене должности и увольнении
Каждое изменение трудового договора фиксируется в отдельной строке:
- Дата изменения․
- Наименование организации (если перевод в другую организацию)․
- Новая должность и квалификация․
- Условия работы․
- Причина изменения (перевод, увольнение, перевод на неполный рабочий день и т․д․)․
Записи о смене фамилии
При смене фамилии необходимо внести запись в отдельную строку и приложить к трудовой книжке копию свидетельства о браке/разводе/судебного решения․
Записи о переводе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С г․ работодатель обязан переводить сотрудника в ЭТК․ В бумажной книжке фиксируется дата перехода и ссылка на электронный документ․
Внесение изменений и исправлений
Изменения в трудовой книжке вносятся только в соответствии с приказом Минтруда № 320н․ При ошибке в записи работодатель обязан:
- Сделать исправление в виде надписи «Исправление» в правом верхнем углу строки․
- Указать дату исправления, фамилию и должность сотрудника, который вносит исправление․
- Подписать исправление и поставить печать организации․
Дубликат трудовой книжки
В случае утраты, повреждения или стирания трудовой книжки работодатель обязан оформить дубликат в течение 30 дней․ Дубликат оформляется по тем же правилам, что и оригинал, но в начале указывается надпись «Дубликат» и дата выдачи․
Хранение трудовых книжек
Внутреннее хранение
Трудовые книжки хранятся в закрытых шкафах с ограниченным доступом․ Внутренний журнал учета должен содержать:
- Номер и серия бланка․
- ФИО сотрудника․
- Дата выдачи․
- Дата возврата (если применимо)․
- Краткое описание текущего статуса (в работе, в отпуске, в декретном отпуске и т․д․)․
Внешнее хранение (передача в архив)
После 5 лет хранения трудовой книжки в организации, она передаётся в архив (наименование организации, дата передачи, номер и серия бланка)․
Электронное хранение
Согласно приказу Минтруда, электронная трудовая книжка должна храниться в системе «Электронные кадровые документы» (ЭКД) и быть доступной для проверки сотрудниками и контролирующими органами․
Ответственность за нарушение правил
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой:
- Штрафы в размере до 5 000 рублей․
- Ответственность работодателя за недостоверные сведения․
- Невозможность выдачи справок о стаже работы․
Практические советы
- Всегда проверяйте, что все поля заполнены корректно, особенно даты и названия должностей․
- Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих изменения (свидетельства, договоры, решения органов управления)․
- Регулярно проверяйте журнал учета, чтобы убедиться, что все трудовые книжки находятся в системе․
- Обучайте сотрудников отдела кадров правилам ведения трудовых книжек․
- При переходе на ЭТК обязательно обновляйте бумажную запись с указанием даты перехода․
Трудовая книжка — важный документ, который подтверждает трудовой стаж и квалификацию сотрудника․ Соблюдение правил заполнения, внесения изменений и хранения трудовых книжек в 2026 году обеспечит законность трудовых отношений, защиту прав сотрудников и избежание штрафов для работодателя․ Следуйте приведённой инструкции, и вы будете уверены, что ваш кадровый отдел работает в полном соответствии с законодательством․