Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность граждан РФ. Правильное её оформление и ведение регулируется рядом нормативных актов, которые периодически обновляются. Ниже представлена подробная инструкция, актуальная на 2026 год.

Правовое основание

Ведение трудовых книжек осуществляется в соответствии с:

• Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (ред. от 31 октября 2016 г.)
• Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
• Справочником по законодательству «Трудовой кодекс РФ» и другими действующими нормативными актами

Последние изменения

С 2025 года в инструкцию внесены следующие уточнения:

1. Записи дат – только арабскими цифрами (без точек и других знаков)
2. Сокращения не допускаются – полностью пишутся наименования должностей, подразделений и т.д.
3. Уточнены требования к исправлению ошибок: вместо зачёркивания вносится новая запись с указанием даты и подписью ответственного лица.
4. Для работников, ушедших на пенсию, в книжке указываются сведения о выплатах по возрастной пенсии.

Общие требования к оформлению

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• ьный лист оформляется в строгом порядке: ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные, сведения о семейном положении.
• Все записи вносятся чернилами (черные или синие), без использования карандашей.
• При вводе исправлений в оригинальную запись добавляется отметка «Исправление», дата и подпись уполномоченного лица.
• Книжка должна быть хранится в защищённом от потери и повреждения месте (например, в архиве организации).

Форма входа данных

Записи в трудовой книжке делаются в следующей последовательности:

1. Сведения о трудоустройстве (дата начала, место работы, должность, подразделение).
2. Сведения о ранге, квалификации, воинском учёте (если применимо).
3. Сведения о премиях, надбавках, отпусках, больничных и иных социальных выплатах.
4. Сведения о переходе на новую должность, изменении условий труда, увольнении.

Порядок внесения сведений

Для корректного заполнения книжки следует следовать описанному ниже алгоритму:

• Шаг 1. При приёме на работу в течение 30 дней в книжку вносится запись о трудоустройстве.
• Шаг 2. При изменении условий труда (повышение, перевод, сокращение) вносится соответствующая запись с датой изменения.
• Шаг 3. При увольнении в книжку вносится запись об окончании трудовых отношений, указана дата увольнения и причина.
• Шаг 4. По окончании работы в организации в книжку вносятся сведения о выплатах по пенсионному обеспечению, если они имеются.

Исправление ошибок

Если в книжке допущена ошибка, её необходимо поправить согласно следующим правилам:

1. В оригинальную запись добавляется надпись «Исправление», указывается дата и подпись уполномоченного лица.
2. В новую запись вносятся правильные сведения.
3. Оригинальная ошибка не стирается и не зачёркивается.

Хранение и защита трудовых книжек

Организация обязана обеспечить:

• Надёжное физическое хранение (например, в архиве с ограниченным доступом).
• Контроль за сроками хранения: книжки сохраняются до окончания трудовых отношений работника и further – в соответствии с требованиями Трудового кодекса.
• Обеспечение конфиденциальности персональных данных, в т.ч. в электронных базах данных.

Электронное ведение

С 2025 года допускается использовать электронные системы для учёта трудовых книжек, однако оригинальный документ должен оставаться в бумажном виде. Электронные копии могут использоваться для внутренних отчётов и проверок.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Как правильно оформить ввод новой должности?

Ответ: В книжку вносится запись о новой должности с указанием даты начала, подразделения и полного наименования должности.

Вопрос: Можно ли использовать сокращения в записи о должностях?

Ответ: Нет, согласно новому порядку сокращения не допускаются – необходимо писать полное наименование.

Вопрос: Что делать, если в книжке пропущена запись о премировании?

Ответ: Запись о премировании вносится в соответствующий период с указанием даты и суммы. При обнаружении пропуска в дальнейшем вносится корректирующая запись с пометкой «Исправление».

Правильное ведение трудовых книжек – важная часть управления персоналом и обеспечения законности в отношениях с работниками. Соблюдение изложенных выше требований позволит избежать ошибок, упростить работу с кадровыми документами и обеспечить соответствие действующему законодательству РФ.

Для более детального ознакомления с образцами заполнения и актуальными нормативными актами рекомендуется посетить официальные ресурсы:

• nalog-nalog.ru – инструкция по заполнению трудовых книжек
• КонсультантПлюс – правовые документы и разъяснения