В современной кадровой практике вопрос использования факсимиле (штампа, имитирующего собственноручную подпись) остается весьма актуальным. Руководители и кадровики часто ищут способы оптимизировать документооборот, однако когда речь заходит о таких важных документах, как трудовая книжка, действующее законодательство устанавливает строгие рамки. В этой статье мы подробно разберем, допускается ли заверение трудовой книжки с помощью факсимиле, и как правильно оформить копию данного документа.
Что такое факсимиле и где оно применяется?
Факсимиле представляет собой клише, которое точно воспроизводит рукописную подпись должностного лица. Использование такого штампа позволяет ускорить процесс подписания документов, особенно в крупных организациях, где руководитель должен визировать десятки бумаг ежедневно.
Однако применение факсимиле строго регламентировано. Гражданский кодекс РФ допускает использование аналога собственноручной подписи, но только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Там, где закон требует обязательного личного участия и собственноручной подписи, использование штампа недопустимо.
Запрет на использование факсимиле в трудовых отношениях
Когда речь заходит о кадровом документообороте, законодательство занимает жесткую позицию. Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и подписан сторонами. Использование факсимиле при заключении трудового договора категорически запрещено.
Этот запрет распространяется и на другие важнейшие кадровые документы. Использовать факсимиле нельзя в:
- Трудовых договорах;
- Трудовых книжках;
- Графиках отпусков;
- Кадровых приказах;
- Локальных нормативных актах;
- Доверенностях;
- Налоговых и платежных документах, а также иных документах, имеющих финансовые последствия;
- Первичных учетных документах.
Почему факсимиле недопустимо в трудовой книжке?
Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Записи в ней имеют критическое значение для назначения пенсии, расчета больничных листов и подтверждения опыта работы. Использование факсимиле при внесении записей или заверении трудовой книжки (как оригинала, так и ее копии) делает документ недействительным, так как лишает его юридической силы. В случае возникновения споров или проверок со стороны контролирующих органов, такой документ будет признан ненадлежащим.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Заверенная копия трудовой книжки чаще всего требуется тогда, когда нужно подтвердить информацию о вашей работе. Например, её могут запросить при устройстве на новую работу, при оформлении кредита в банке, при обращении в государственные органы или для получения различных социальных выплат.
Шаг 1. Обращение к работодателю
Чтобы получить на руки выписку из трудовой книжки или ее копию, согласно статье 62 ТК РФ, работник должен обратиться к начальству в письменном виде. Простого устного запроса недостаточно. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.
- Напишите заявление на имя руководителя организации.
- Укажите цель получения копии (по желанию, это может ускорить процесс).
- Подайте заявление через канцелярию или отдел кадров под роспись.
Шаг 2. Оформление копии
Чтобы копию приняли в госорганах или банках, работодатель должен ее заверить — без этого документ не имеет юридической силы. Начальник кадровой службы или иное уполномоченное лицо заверяет копии документов, которые изданы в данном структурном подразделении (копию трудовой книжки, приказов по личному составу и т.д.).
При заверении копии необходимо соблюдать следующие правила:
- Копировать нужно все листы трудовой книжки (включая пустые страницы и саму обложку).
- На каждой скопированной странице должна стоять надпись «Верно» или «Копия верна».
- Указывается должность лица, заверившего копию, его собственноручная подпись (не факсимиле!), расшифровка подписи и дата.
- Ставится печать организации или отдела кадров.
Важное дополнение: Если копия трудовой книжки предназначена для предоставления в банк (например, для получения кредита), с 2018 года действует дополнительное требование. На последней странице копии должна присутствовать надпись: «Подлинник документа находится в (наименование организации). Копия верна. Работает по настоящее время».
Альтернативы: электронная подпись и нотариус
Если стороны трудовых отношений хотят перейти на электронный документооборот, у них должна быть оформлена квалифицированная электронная подпись (КЭП) в соответствии с законодательством. В этом случае электронные документы будут иметь юридическую силу, равную бумажным с собственноручной подписью. Однако факсимиле (штамп) не является аналогом электронной подписи.
Если вам необходимо заверить трудовую книжку, а работодатель по каким-то причинам не может этого сделать (например, организация ликвидирована), следует обратиться в нотариальную контору. Для этого нужно:
- Предъявить нотариусу паспорт.
- Предоставить оригинал трудовой книжки.
- Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи.