Испорченная (повреждённая, изношенная) трудовая книжка – частая ситуация, с которой сталкиваются как работники, так и отделы кадров․ Правильное оформление документа позволяет сохранить юридическую силу трудовых отношений, корректно рассчитать стаж и избежать проблем при будущих наймах․ Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальных нормативных актах и практике 2026 года․

Оценка состояния документа

Перед тем как приступить к оформлению, необходимо определить степень повреждения:

• Помято, но не разорвано – можно оформить дубликат без списания;
• Разорвано, частично стерто или полностью уничтожено – требуется акт списания и выдача нового документа;
• На ьном листе допущены ошибки – их исправляют в соответствии с правилами (см․ пункт 4)․

Нормативно‑правовая база

Для оформления используются следующие документы:

1. Трудовой кодекс РФ, ст․ 65 (п․ 5) – порядок оформления дубликата и восстановления утраченной книжки;
2. Порядок ведения кадровых документов, п․ 41 – требования к актам уничтожения испорченных бланков;
3. Приказ Минтруда от № 1234 «Об утверждении образца акта списания испорченной трудовой книжки»;
4. Внутренние регламенты организации (если они регламентируют процедуру)․

Процедура оформления дубликата

Если книжка испорчена, но не утеряна, работодатель может оформить дубликат․ Алгоритм:

• Сбор информации – из старой книжки выписываются все сведения, которые можно подтвердить (трудовые места, даты, должности, ставки)․
• Составление акта – в акте указываются:
• серия и номер нового бланка;
• причина оформления дубликата (повреждение старой книжки);
• перечень перенесённых записей;
• фамилию, имя, должность сотрудника и подписи ответственного лица․
• Подписи сторон – подпись работника и подпись руководителя/заведующего отделом кадров․
• Передача нового документа – сотрудник получает дубликат, а старая книжка передаётся в кадровый отдел для архивного хранения (или уничтожается в соответствии с актом)․

Акт списания испорченной трудовой книжки

Если документ полностью уничтожен или повреждён так, что его нельзя использовать, необходимо оформить акт списания․ Примерный порядок:

1. Создаётся комиссия (включая представителя HR и руководителя)․
2. Комиссия составляет акт о списании, в котором указываются:
• номер и дата акта;
• серия и номер испорченной книжки;
• причина списания (повреждение, утеря, ликвидация работодателя и т․д․);
• результат – уничтожение или передача в архив․
3. После подписания акта в приходно‑расходной книге вносится запись о списании бланков․
4. На основании акта выдаётся новая трудовая книжка с отметкой «Выдан дубликат в связи с повреждением оригинала»․

Восстановление утраченной книжки при ликвидации работодателя

Если прежний работодатель ликвидирован, а у сотрудника осталась только старая (повреждённая) книжка, возможны следующие варианты:

• Оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника;
• Указать в ней причину необходимости оформления (ликвидация организации, утрата документа);
• Внести в неё сведения, полученные из архивных кадровых документов (трудовой договор, приказы, выплаты)․

Важно: в новой книжке указывается серия и номер, а также отметка о том, что документ выдан в связи с утратой предыдущего бланка․

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки, допущенные при заполнении, могут быть исправлены только в установленном порядке:

1. Все исправления вносятся только на ьном листе;
2. Если ошибка находится в другом разделе, её необходимо признать недействительной и оформить новый документ;
3. Для исправления используется записка‑поправка с указанием:
• старой записи;
• новой корректной записи;
• подписи ответственного лица и даты․

В 2026 году правила стали более строгими: любые изменения в полях, кроме ьного, считаются недействительными и требуют полного переоформления․

Пример оформления нового документа

Ниже – типовый шаблон акта выдачи дубликата:

АКТ О ВЫДАЧЕ ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
№ ___ от «__» __________ 2026 г․
Мы, ________________________ (наименование организации),
подписали ________________________ (ФИО руководителя),

сотруднику ________________________ (ФИО работника),
выдан дубликат трудовой книжки серии ___ номер ___
в связи с повреждением оригинального бланка․

Причина выдачи: ___________________________________________

Подпись сотрудника: ______________________ Дата: «__» __________ 2026 г․
Подпись руководителя: ___________________ Дата: «__» __________ 2026 г․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли сразу выдать новый бланк без акта? – Нет, без акта списания или дубликата документ не считается официально оформленным․
• Сколько времени занимает процесс? – Обычно от 1 до 3 рабочих дней, в зависимости от загруженности кадрового отдела․
• Нужна ли подпись работника на новом документе? – Да, подпись фиксирует согласие с содержимым․
• Что делать, если в новой книжке обнаружена ошибка? – Ошибку исправляют в соответствии с пунктом 6 (только на ьном листе)․

Оформление испорченной трудовой книжки – процесс, требующий строгое соблюдения нормативных требований․ Правильное оформление акта списания, выдача дубликата и корректное заполнение новой книжки позволяют:

• сохранить юридическую силу трудовых отношений;
• гарантировать точность данных о стаже и местах работы;
• избежать проблем при future‑проверках и при оформлении пенсионных выплат․

При возникновении сомнений рекомендуется обратиться в кадровый отдел или к специалисту‑консультанту, чтобы убедиться в полноте и правильности всех документальных действий․