Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Ошибки в записях о приёме на работу могут возникнуть по разным причинам: опечатка в названии организации, неверная дата, неправильный порядковый номер записи и т.д. В 2026 году порядок внесения исправлений регулируется Приказом Минтруда России № 320н («Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»). Ниже – пошаговое руководство, какие документы нужны, как оформить запись и чего следует избегать.
Основные принципы исправления записей
- Кто исправляет? Исправление вносит только тот работодатель, который допустил ошибку и сделал неверную запись. Если запись сделана предыдущим работодателем, исправлять её может только он (или его правопреемник).
- Что запрещено? Зачёркивание, стирание, использование корректирующей жидкости или любые другие способы удаления уже внесённой информации (п. 12 Порядка № 320н).
- Как допустимо исправлять? Добавляется новая строка с актуальной информацией, а ошибочная запись остаётся в книжке без изменений. При необходимости в ьном листе допускается одна чёрта для исправления ФИО или даты рождения.
- Где фиксируется исправление? В разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о награждении», если ошибка касается поощрения). После исправления работодатель направляет в СФР корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС‑1.
Какие документы нужны для исправления записи о приёме на работу
Поскольку Порядок № 320н не перечисляет исчерпывающий список документов, на практике используются следующие подтверждающие бумаги:
- Заверенная копия приказа о приёме на работу (или его отмены).
- Архивная справка из отдела кадров предыдущего работодателя, подтверждающая факт приёма, дату и должность.
- Решение суда (если спор о трудовом отношении решён в судебном порядке).
- Выписка из трудовой книжки предыдущего места работы (при наличии).
- Иные документы, подтверждающие правильные сведения (например, трудовой договор, выписка из ЕГРЮЛ о наименовании организации).
Все документы должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она имеется).
Пошаговая инструкция по внесению исправления
- Установить факт ошибки. Сравните запись в трудовой книжке с оригиналом приказа о приёме на работу.
- Подготовить пакет документов. Сделайте заверенную копию приказа (или архивную справку) и, при необходимости, решение суда.
- Составить акт о внесении исправления. В акте указываются:
- дата составления;
- ФИО сотрудника;
- номер и дата ошибочной записи;
- суть ошибки;
- правильные сведения (на основании каких документов);
- подписи ответственного лица и печать организации.
- Внести исправление в трудовую книжку.
- Не зачёркивайте старую запись.
- На следующей свободной строке в разделе «Сведения о работе» запишите:
№ п/п Дата приёма Наименование организации Должность, отдел Основание (приказ № ___ от ___)
Пример:
15 ООО «Альфа‑Тех» Инженер‑конструктор Приказ № 45 от
- Поставить подпись и печать. Под записью ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
- Направить корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 в СФР. Это делается в электронном виде через личный кабинет страхователя.
- Хранить документы. Копия приказа, архивная справка, акт о внесении исправления и подтверждение отправки в СФР хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
Особенности исправления в ьном листе
Если ошибка касается ФИО или даты рождения сотрудника, допускается внесение одной чёрты:
- Чертой зачёркивается неверное ФИО/дата.
- Сразу после чёрты пишутся правильные данные.
- Под записью ставится подпись и печать.
Важно: одна чёрта – максимум. Дополнительные зачёркивания или исправления «поверх» уже исправленной строки запрещены.
Чего следует избегать
- Зачёркивание основной записи о приёме на работу. Это прямое нарушение п. 12 Порядка № 320н и может привести к признанию трудовой книжки недействительной.
- Исправление без подтверждающих документов. Без приказа, архивной справки или решения суда запись считаеться незаконной.
- Отправка в СФР только исправленной трудовой книжки. Обязательно нужен корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС‑1.
- Исправление чужой ошибки. Если запись сделана предыдущим работодателем, исправлять её может только он (или его правопреемник); Текущий работодатель может лишь запросить у предыдущего работодателя необходимые документы и, получив их, передать сотруднику для последующего исправления.
Пример оформления исправления в трудовой книжке (визуально)
| № п/п | Дата | Наименование организации | Должность, отдел | Основание |
|---|---|---|---|---|
| 14 | ООО «Бета‑Сервис» | Менеджер по продажам | Приказ № 12 от | |
| 15 | ООО «Альфа‑Тех» | Инженер‑конструктор | Приказ № 45 от | |
| 16 | — | Исправление: Запись № 15 ошибочно указана как «ООО «Бета‑Сервис»». Правильное наименование – ООО «Альфа‑Тех». Основание – архивная справка от № АС‑2024/07. | ||
В данном примере строка с номером 16 содержит только пояснительную информацию об исправлении; основная запись (строка 15) остаётся без изменений, а исправление добавлено отдельной строкой.
Внесение исправления в трудовую книжку о приёме на работу в 2026 году требует строгого соблюдения порядка, установленного Приказом № 320н. Главное – не стирать и не зачёркивать уже внесённые данные, а добавлять новую строку с верной информацией, подкреплённую соответствующими документами (приказ, архивная справка, решение суда). После оформления исправления необходимо направить корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 в СФР и сохранить все подтверждающие бумаги в личном деле сотрудника. Следуя этим рекомендациям, кадровик избежит штрафов и обеспечит законность трудовой книжки своего сотрудника.