Трудовая книжка, главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Любая ошибка, допущенная кадровиком или работодателем, может привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место. Поэтому важно знать, как грамотно, на законных основаниях и без вреда для документа отменить неверную запись.

Главное правило: зачеркивать нельзя!

Самое важное и строгое правило, которое нужно запомнить: зачеркивать или замазывать неправильные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Это правило остается актуальным и в 2026 году. Единственный допустимый способ исправления, это признание ошибочной записи недействительной и внесение новой, правильной информации.

Алгоритм отмены неверной записи

Чтобы аннулировать ошибку, необходимо сделать следующее:

1. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 укажите текущую дату внесения исправления.
3. В графе 3 напишите: «Запись за номером [указать номер ошибочной записи] недействительна».
4. Сразу после этой фразы в графе 3 (с новой строки или в этой же, если позволяет формат) внесите правильную запись.
5. В графе 4 укажите реквизиты приказа (дата и номер), на основании которого вносится исправление.

Образцы исправления для разных кадровых ситуаций

Ошибка в записи об увольнении

Если работник был восстановлен на работе или формулировка причины увольнения признана неправильной, запись необходимо отменить.

Образец:

• Графа 1: 15
• Графа 2:
• Графа 3: Запись за номером 14 недействительна, восстановлен на прежней работе.
• Графа 4: Приказ от № 34-к

Если нужно просто исправить формулировку увольнения, после признания старой записи недействительной вносится новая корректная запись с указанием правильной статьи ТК РФ.

Ошибка в наименовании организации

Часто бывает, что название компании внесено с опечаткой еще до внесения записи о приеме на работу.

Образец:

• Графа 1: (ставится следующий номер)
• Графа 2: (текущая дата)
• Графа 3: Ошибка в наименовании организации. В наименовании организации текст «ООО Ромашка» считать ошибочным, верное: «ООО „Ромашка“».
• Графа 4: — (прочерк, так как приказ обычно не издается, основанием служит паспорт организации)

Перепутан порядковый номер записи

Если сама запись верна по смыслу, но ей присвоен неправильный порядковый номер, исправление делается так:

• Графа 1: 12 (правильный номер)
• Графа 2:
• Графа 3: Запись за номером 11 недействительна. Принят в отдел продаж на должность менеджера.
• Графа 4: Приказ от № 12-п

Внесена лишняя запись

Если в трудовую книжку по ошибке внесли запись о событии, которого не было (например, двойной ввод данных об увольнении), ее нужно просто аннулировать.

• Графа 3: Запись за номером 8 недействительна, внесена ошибочно.

Особенности электронных трудовых книжек (ЕФС-1)

В 2026 году продолжают действовать электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности). Если работодателю нужно исправить сведения о трудовой деятельности сотрудника, которые были ранее поданы в Социальный фонд, необходимо заполнить новую форму ЕФС-1. В ней указываются корректные данные, а ошибочные сведения автоматически заменяются в базе фонда на актуальные после обработки отчета.

Материальная ответственность работодателя

Работодатель должен понимать, что игнорирование ошибок или отказ выдать работнику дубликат трудовой книжки по его заявлению (если в ней есть запись, признанная недействительной) может дорого стоить. Если неправильно указанная формулировка причины увольнения препятствовала дальнейшему трудоустройству работника, работодатель несет материальную ответственность в соответствии с абз. 4 ст. 234 ТК РФ. В таком случае суд может обязать компанию выплатить работнику компенсацию за время вынужденного прогула.

Что делать, если ошибка обнаружена на новом месте работы?

Если сотрудник устроился в новую компанию, и там обнаружили ошибку, допущенную предыдущим работодателем, исправлять ее должен тот, кто ошибся. Для этого работник обращается на прежнее место работы с заявлением. Новый работодатель может внести исправление только на основании официального документа (копии приказа, справки) от предыдущего работодателя.

Исправление ошибок в трудовой книжке требует внимательности и строгого соблюдения Инструкции по заполнению. Главное — не паниковать, не зачеркивать ошибки и не использовать корректирующие жидкости. Аккуратная запись о признании предыдущей информации недействительной и внесение верных данных — это единственный законный и правильный путь, который защитит стаж работника и избавит работодателя от штрафов.