Изменение фамилии сотрудника – одно из самых частых кадровых событий. При этом важно правильно оформить соответствующую запись в трудовой книжке‚ особенно когда речь идёт о вкладыше. Ниже подробно рассматриваем‚ как оформить такую запись‚ какие нормативные документы регулируют процесс и какие формы используются.

Нормативно‑правовая база

Для корректного оформления изменения фамилии в трудовой книжке используются следующие документы:

• Пункт 2.3 Инструкции по ведению трудовых книжек‚ утверждённой постановлением Минтруда России от № 69.
• Пункт 26 Правил‚ утв. постановлением Правительства РФ от № 225.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателям».
• Приказ Минтруда России от (№ 1‑2022) – новые правила заполнения трудовых книжек в бумажном виде.

Все перечисленные акты требуют‚ чтобы запись о смене фамилии была подтверждена подписью уполномоченного работника кадровой службы и‚ при наличии‚ печатью организации.

Когда вкладыш используется для записи о смене фамилии?

Согласно пункту 38 Правил (Постановление № 225)‚ запись о смене фамилии может быть сделана:

1. на первой (титульном) странице трудовой книжки;
2. в конце книги‚ если на титульной странице нет места;
3. в вкладыше‚ если на обложке уже нет места для новых записей.

В случае‚ когда на обложке нет места для записи‚ допускается внесение данных либо в конец основной книги‚ либо в специальный вкладыш. Это подтверждает практику‚ рекомендованную в материалах КонсультантПлюс (2025‑2026 гг.).

Пошаговый алгоритм внесения записи

Для корректного оформления следуйте нижеперечисленным шагам.

Сбор оснований

• Свидетельство о браке (или другое официальное документальное подтверждение смены фамилии).
• Заявление сотрудника о смене фамилии.
• Приказ руководителя (распоряжение) об изменении фамилии‚ в котором указываются приложенные документы.

Формирование текста записи

Текст записи должен содержать:

• Фамилию‚ имя и отчество сотрудника (до и после изменения).
• Дата изменения.
• Номер и дату приказа (или распоряжения).
• Наименование документов‚ на основании которых произведена запись (например‚ «свидетельство о браке № 123‑В»).

Пример оформления (см. образец КонсультантПлюс‚ 2026):

В __________ (место) записана смена фамилии:
Фамилия‚ имя‚ отчество: Иванов Иван Иванович → Петров Петр Петрович
Дата изменения: 
На основании приказа № 15‑2025 от «О смене фамилии работника»‚ приложение: свидетельство о браке № 98‑2025.
Подпись уполномоченного работника: ______________________
Печать организации: (при наличии)

Подпись и печать

Запись завершается подписью уполномоченного сотрудника кадровой службы и‚ при наличии‚ печатью организации. Подпись должна быть поставлена рядом с записью‚ а печать – в правом нижнем углу.

Внесение записи в вкладыш

Если запись производится в вкладыш‚ следует соблюдать те же требования к оформлению‚ что и в основной части книги:

1. Записать данные в том же виде‚ что и в основной книжке.
2. Указать номер страницы вкладыша (например‚ «стр. 3»).
3. Поставить подпись и печать так же‚ как в основной книге.

Часто задаваемые вопросы

• Обязательно ли вносить запись в трудовую книжку при смене фамилии? – Да‚ согласно п. 2.3 Инструкции и п. 26 Правил‚ запись обязана быть сделана.
• Можно ли оформить запись только в электронной форме? – При переходе на электронные трудовые книжки (с 2021 г.) запись может фиксироваться в электронном виде‚ однако для бумажных книжек обязательна печать и подпись.
• Что делать‚ если вкладыш уже заполнен? – В этом случае запись делается в конец основной книги или в новый вкладыш‚ если он предусмотрен уставом организации.
• Нужен ли отдельный документ‑приказ‚ если смена фамилии оформлена только через HR‑систему? – Да‚ документ‑приказ (распоряжение) обязателен‚ иначе запись не будет считаться законной.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать ошибок и ускорить процесс‚ рекомендуется:

1. Заранее подготовить шаблон записи в трудовой книжке‚ включающий все обязательные реквизиты.
2. Хранить образцы приказов и форм (например‚ Форма: Внесение в трудовую книжку записи об изменении фамилии работника (образец заполнения) (КонсультантПлюс‚ 2026)) в электронном виде для быстрого доступа.
3. Контролировать‚ чтобы подпись и печать были поставлены сразу после внесения записи.
4. При отсутствии места на обложке сразу перейти к использованию вкладыша‚ чтобы не нарушать требования к хранению.
5. Регулярно проверять соответствие записей актуальным нормативным актам (особенно после изменений в 2022‑2025 гг.).

Запись об изменении фамилии в трудовой книжке‚ выполненная в вкладыше‚ – обязательный и юридически значимый документ. При правильном оформлении (подпись‚ печать‚ указание основания) он подтверждает законность изменения персональных данных сотрудника и обеспечивает соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов.

Соблюдение описанного выше порядка позволяет избежать спорных ситуаций при проверках и упрощает работу кадровой службы.