Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника․ Пока сотрудник исполняет свои обязанности, оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя․ Однако в определенных ситуациях, строго регламентированных Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), документ должен быть передан на руки владельцу․ В этой статье мы подробно разберем, в какие сроки и при каких обстоятельствах выдается трудовая книжка, а также как действовать в спорных ситуациях․
Главное правило: выдача при увольнении
Самый частый и важный случай выдачи трудовой книжки — это прекращение трудовых отношений․ Согласно части четвертой статьи 84․1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы)․
В этот же день в документ должна быть внесена запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ․ Работник обязан расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек, подтверждая факт получения документа на руки․
Иные случаи выдачи оригинала на руки
Многие кадровики задаются вопросом: можно ли выдавать оригинал трудовой книжки действующему сотруднику? Выдать документ на руки допустимо лишь в двух случаях:
- При увольнении работника (в последний день его работы у работодателя)․
- Для предоставления оригинала в компетентные органы (например, для сверки данных с Пенсионным фондом РФ — ПФР)․ В этом случае сотрудник должен написать письменное заявление․ После возвращения из ПФР работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю в установленный срок․
Во всех остальных ситуациях, пока сотрудник состоит в штате организации, оригинал бумажной трудовой книжки должен храниться у работодателя․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и право выбора
С введением электронного учета трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ) у работников появился выбор․ Формат оформления сведений, на бумаге или электронно — определяет сам работник․
Если при увольнении сотрудник уже выбрал электронный учет своей трудовой деятельности, выдача бумажной книжки на руки производится по общему правилу — в день прекращения трудового договора․ С этого момента работодатель перестает нести ответственность за ведение бумажного носителя․
Если работник изъявил желание вести трудовую книжку только в электронном виде, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки, а в книгу учета движения вносится соответствующая запись․ При этом, если бумажная книжка была утеряна сотрудником после выдачи, работодатель может оформить дубликат только на основании бумажных данных, имеющихся в организации, и электронных сведений․
Что делать, если работник не явился за документом?
На практике часто возникают ситуации, когда в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать трудовую книжку․ В таком случае законодательство защищает работодателя:
- В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на отправление ее по почте․
- Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника․
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (статья 84․1 ТК РФ)․
Особенности заполнения книги учета при заявлении о переходе на ЭТК
Если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, в книге учета движения трудовых книжек делается специальная отметка:
- Графа 1: ставится порядковый номер вносимой записи․
- Графа 2: указывается дата выдачи трудовой книжки․
- Графа 3: делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4: указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации․
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Несвоевременная выдача трудовой книжки — это серьезное нарушение прав работника․ Если работодатель не выдал документ в день увольнения и не направил уведомление, ему придется:
- Возместить работнику материальный ущерб — оплатить время задержки по правилам ст․ 234 ТК РФ (средний заработок за каждый день вынужденного прогула)․
- Изменить дату увольнения на день фактической выдачи трудовой книжки, если работник подаст соответствующее заявление․