Изменение фамилии сотрудника – одно из самых распространённых кадровых действий, которое требует точного оформления в трудовой книжке․ Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания, необходимые документы и образец записи, актуальный на 2026 год․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (обязанность работодателя вести трудовую книжку)․
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (с изменениями и дополнениями)․
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «О порядке внесения изменений в трудовую книжку»․
• ФЗ «Об актах гражданского состояния» – регулирует выдачу документов, подтверждающих перемену фамилии (свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени и др․)․

Основания для внесения записи

Запись о перемене фамилии делается на основании одного из следующих документов:

• Свидетельство о заключении брака (или о расторжении брака)․
• Свидетельство о перемене имени (фамилии, отчества), выданное органом ЗАГС․
• Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (в случае, когда изменение внесено в паспорт без дополнительного свидетельства – например, при восстановлении документа)․
• Решение суда о перемене фамилии (если изменение произошло в судебном порядке)․

Последовательность действий для кадровика

1. Получить от сотрудника документ, подтверждающий перемену фамилии․ Сделать копию и заверить её подписью ответственного лица․
2. Внести изменение в личную карточку сотрудника (форма Т‑2) и в электронную кадровую систему․ Это обязательный внутренний шаг перед оформлением в трудовой книжке․
3. Подготовить запись в трудовой книжке․ Запись делается в разделе «Сведения о работе» (строка, где ранее указывалась должность, отдел, дата приёма/увольнения)․ Если изменение фамилии произошло во время работы у текущего работодателя, запись помещается в первую свободную строку после последней записи о работе․
4. Заполнить графы трудовой книжки:
   • Графа 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей)․
   • Графа 2 – дата внесения записи (день, месяц, год)․
   • Графа 3 – формулировка: «Фамилия изменена с старой фамилии на новую фамилию»․
   • Графа 4 – основание внесения записи (наименование документа, его номер, дата выдачи, орган, выдавший документ)․ Пример: «Свидетельство о заключении брака № 123456 от , выданное Kutuzovským отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы»․
5. Подпись и печать․ Запись заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров) и печатью организации (если она имеется)․
6. Внести аналогичную запись во вкладыш трудовой книжки (если вкладыш используется)․ Порядок заполнения идентичен основной книжке․
7. Выдать сотруднику справку о внесении изменений (по запросу)․

Образец записи в трудовой книжке

Ниже представлен типовой пример оформления изменения фамилии на основании свидетельства о браке․

Фамилия изменена с Кузнецова на Артамонову
Свидетельство о заключении брака № 123456 от , выданное Kutuzovským отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы

При оформлении в печатном виде используются обычные строки, а не теги <pre>; пример выше показан для наглядности․

Особенности при смене фамилии работодателя (ИП)

Если фамилию меняет сам работодатель (индивидуальный предприниматель), то в трудовых книжках его сотрудников не требуется вносить изменения, поскольку трудовые книжки отражают сведения о работе работника, а не о работодателе․ Однако:

• Если работодатель является одновременно и работником (например, совмещает должность директора и трудится по трудовому договору), то в его собственной трудовой книжке запись о перемене фамилии делается по общим правилам․
• Внутренние документы (приказы, соглашения) о смене фамилии руководителя должны быть обновлены, но они не влияют на записи в трудовых книжках подчинённых․

Внесение изменений во вкладыш трудовой книжки

Вкладыш – это дополнительный лист, используемый при отсутствии места в основной книжке․ Порядок заполнения вкладыша полностью совпадает с порядком заполнения основной книжки:

1. Продолжить нумерацию записей (например, если последняя запись в основной книжке имеет номер 15, то первая запись во вкладыше получает номер 16)․
2. Заполнить графы 1‑4 согласно пункту 3 выше․
3. Завершить запись подписью и печатью;

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение порядка внесения изменений в трудовую книжку может повлечь:

• административную ответственность должностного лица согласно ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб․);
• возможные трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа или квалификации работника;
• необходимость выдачи дубликата трудовой книжки с последующим восстановлением всех записей․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли делать запись, если фамилия изменилась до приёма на работу?

Нет․ Запись в трудовую книжку делается только о изменениях, произошедших во время работы у данного работодателя․ Если фамилия изменилась до приёма, достаточно указать актуальные данные в разделе «Личные сведения» при оформлении первой записи о приёме․

Можно ли использовать электронную трудовую книжку для внесения изменения фамилии?

Да․ С 2021 года ведение электронных трудовых книжек обязательно для большинства организаций․ Изменение фамилии вносится в электронный формат через личный кабинет работника на портале «Работа в России» с приложением скан‑копии подтверждающего документа․

Что делать, если утеряно оригинальное свидетельство о браке?

Нужно получить дубликат документа в органе ЗАГС, выдать который можно на основании заявления и уплаты государственной пошлины․ После получения дубликата производится запись в трудовой книжке․

Нужно ли ставить печать, если у организации её нет?

Если у организации нет печати, запись заверяется только подписью ответственного лица․ Это допустимо в соответствии с пунктом 4․2 Приказа Минтруда № 69․

Внесение записи о перемене фамилии в трудовую книжку – процедура, регламентированная нормативными актами и требующая внимательного отношения к деталям․ Соблюдение представленного алгоритма гарантирует корректное отображение трудового стажа сотрудника, исключает риски административных штрафов и обеспечивает прозрачность кадрового документооборота․

Помните, что основой правильного оформления является:

• подлинный документ, подтверждающий перемену фамилии;
• точное указание его реквизитов в графе 4;
• подпись и, при наличии, печать организации;
• соответствующая нумерация записи и дата внесения․

Следуя этим рекомендациям, кадровик сможет безошибочно оформить любое изменение фамилии сотрудника и обеспечить законопослушное ведение трудовых книжек в организации․