Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата публикации:  г.

Смена фамилии – достаточно частая ситуация (брак, развод, изменение имени по личным причинам).
Для работодателя это не просто «формальность», а обязательная кадровая процедура,
регулируемая Трудовым кодексом РФ, приказами Роструда и нормативными актами
(КонсультантПлюс, 2025). В статье подробно рассмотрим, как правильно оформить изменение фамилии
в электронной трудовой книжке (ЭТК), какие документы нужны, кто отвечает за внесение записи
и какие подводные камни могут возникнуть.

Правовая база

Трудовой кодекс РФ (ст. 84, 87) – обязанность работодателя вести трудовую книжку (бумажную или электронную) и своевременно вносить в неё изменения персональных данных работника.
Приказ Минтруда России № 1‑н от  г. «Об утверждении порядка ведения и заполнения электронной трудовой книжки».
Постановление Правительства РФ № 1085 от  г. «Об организации электронного документооборота в сфере труда».
Разъяснения Роструда (вопрос‑ответ, 2022 г.) – изменение ФИО в ЭТК не требует сдачи СЗВ‑ТД.
КонсультантПлюс, 2025 г. – образцы заявлений, формы и алгоритм внесения изменений.

Кто обязан вносить изменения?

Согласно нормативным актам, текущий (новый) работодатель вносит запись в ЭТК, если у работника уже есть электронная трудовая книжка.
Если же у сотрудника только бумажная книжка, а в организации используется ЭТК,
то новый работодатель обязан перевести её в электронный формат и одновременно оформить изменение ФИО.

Старый работодатель обязан:

выдать дубликат бумажной трудовой книжки с указанием прежней фамилии (если она не была изменена в момент увольнения);
по запросу сотрудника предоставить выписку из ЭТК (если такая была).

Таким образом, основная ответственность за внесение изменения лежит на новом работодателе, но при этом необходимо получить от работника подтверждающие документы, а в случае перехода из бумажного формата – согласовать действия с прежним работодателем.

Необходимый пакет документов

Для внесения изменения фамилии в ЭТК требуется собрать оригиналы и копии следующих бумаг:

Заявление работника о смене фамилии (шаблон – КонсультантПлюс, 2025).
Документ, подтверждающий изменение ФИО:
- паспорт РФ (страница с новыми данными) — если фамилия изменилась в результате брака/развода;
- свидетельство о браке (для женщин, меняющих фамилию после замужества);
- свидетельство о разводе (если фамилия меняется обратно);
- свидетельство о смене имени/фамилии, выданное органом ЗАГС (для иных оснований).
Копия старой (до изменения) трудовой книжки или выписка из ЭТК (если есть).
Согласие работника на обработку персональных данных (по ФЗ 152).

Алгоритм изменения фамилии в электронной трудовой книжке

Ниже – пошаговый план, проверенный на практике в 2024‑2025 гг.:

Получить от сотрудника пакет документов (см. пункт 3). Убедиться в их подлинности.
Внести в личное дело сотрудника заявление о смене ФИО. Проставить подпись руководителя и дату.
Открыть систему ЭТК (например, «Электронный кадровый сервис» или «Кадровый портал»).
Найти карточку работника и перейти в раздел «Персональные данные».
Нажать кнопку «Изменить ФИО». В появившейся форме указать:
- Новую фамилию (полностью, без сокращений);
- Дата изменения (дата выдачи нового паспорта/свидетельства);
- Номер и дату документа, подтверждающего изменение (например, «Паспорт РФ № 1234 от »).
Сохранить изменения. Система автоматически формирует запись в журнале изменений и присваивает ей уникальный номер.
Сформировать печатную форму записи (по образцу из КонсультантПлюс) и приложить её к личному делу в виде скана.
При необходимости сообщить в СФР (если в организации ведётся отдельный реестр СНИЛС) – в этом случае подать заявление по форме АДВ‑2.
Обновить другие кадровые документы (табель учета рабочего времени, внутренний штатный распорядок, справки о доходах и т.д.).
Уведомить сотрудника о завершении процедуры и выдать копию записи из ЭТК.

Пример записи о смене фамилии в ЭТК

Электронная система формирует запись автоматически, но в печатной форме (для архивных целей) она выглядит так:

Запись № 12
Дата внесения: 
Сотрудник: Иванов Иван Иванович (ранее – Петров Иван Иванович)
Основание: Паспорт РФ № 1234 от 
Содержание изменения: Фамилия изменена с «Петров» на «Иванов».
Подпись руководителя: ___________ / Петров П.П.

Взаимодействие с другими реестрами

СЗВ‑ТД (Сведения о заработной плате и удержаниях) – изменение ФИО в ЭТК не требует отдельной сдачи СЗВ‑ТД, согласно разъяснению КИТ от .
СФР (Система Федерального Реестра) – при смене фамилии необходимо подать заявление по форме АДВ‑2 для корректировки данных в ПФР (СНИЛС, страховой полис).
ЕГРН и ИНН – в случае изменения фамилии в паспорте рекомендуется также обновить данные в налоговой (форма 7‑НДФЛ) и в реестре недвижимости, если это актуально.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять фамилию в трудовой книжке, если она уже изменена в паспорте?

Да. Трудовая книжка (в любой форме) должна отражать актуальные персональные данные работника. Несоответствие может стать основанием для штрафов (п. 5 ст. 5.81 ТК РФ).

Можно ли зачеркивать старую фамилию в электронной системе?

В ЭТК «зачеркивание» происходит автоматически: система сохраняет старую запись в журнале изменений, а в текущих данных отображается новая фамилия.

Как оформить смену фамилии, если у сотрудника нет электронной трудовой книжки?

Работодатель переводит бумажную книжку в электронный формат (передача данных в ЭТК) и одновременно вносит изменение ФИО. При этом в бумажной книжке делается запись по образцу (зачеркнуть старую ФИО, вписать новую, указать основание и подпись).

Сколько времени у работодателя есть на внесение изменения?

Согласно приказу Минтруда от  г., изменения персональных данных должны быть внесены в течение трудовых дней, предшествующих дате вступления изменения в силу (обычно в течение 5‑7 дней после получения документов).

Что делать, если прежний работодатель отказывается вносить запись?

В таком случае сотрудник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с требованием о внесении записи. Однако, если у нового работодателя уже есть ЭТК, он может самостоятельно внести изменение, указав в основании «перевод из бумажной трудовой книжки, прежний работодатель не внес запись».

Смена фамилии в электронной трудовой книжке – процесс, который требует внимательного отношения к документам и строгого соблюдения нормативных требований. Правильный алгоритм (получение документов, заявление, внесение изменений в системе, уведомление сотрудника) позволяет избежать штрафов, ошибок в учете и проблем при последующей проверке со стороны контролирующих органов.

Помните, что корректное оформление персональных данных – залог надёжного кадрового учёта и доверия между работодателем и сотрудником.

Статья подготовлена на основе материалов КонсультантПлюс (2025 г.), официальных разъяснений Роструда и практического опыта кадровых специалистов.