Изменение фамилии – одно из самых распространённых личных событий, которое может произойти в течение трудовой деятельности. Вопрос о том, нужно ли вносить изменения в трудовую книжку при смене фамилии, регулируется нормативными актами Минтруда России и практикой кадрового учёта. Ниже – подробный разбор порядка действий, необходимых документов и образцов записи.

Нормативная база

• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда России от № 69 (в редакции, действующей на 2026 г.).
• Пункт 2.3 Инструкции – регламентирует внесение сведений об изменении ФИО работника.
• ФЗ «О трудовых книжках» (ст. 66 ТК РФ) – обязывает работодателя вести трудовую книжку в соответствии с установленными правилами.
• Письма и разъяснения Минтруда и Роструда (например, письмо от № ПГ/07‑263‑18) – подтверждают, что запись о смене фамилии делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Когда требуется внесение записи?

Согласно п. 2.3 Инструкции, запись о изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения вносится обязательно, если эти данные изменились в паспорте работника. Трудовая книжка является документом, подтверждающим стаж и непрерывность трудовой деятельности, поэтому её сведения должны соответствовать актуальным паспортным данным.

Какие документы служат основанием для записи?

Основанием для внесения изменений могут быть:

1. Свидетельство о заключении брака (при смене фамилии на фамилию супруга).
2. Свидетельство о расторжении брака (при возврате к девичьей фамилии или смене на другую).
3. Свидетельство об изменении фамилии, выданное органом ЗАГС.
4. Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (в качестве подтверждающего документа).
5. Иные документы, подтверждающие факт изменения ФИО (например, решение суда о перемене имени).

В практике кадровых служб чаще всего используют свидетельство о расторжении брака или свидетельство о перемене фамилии вместе с новым паспортом.

Порядок действий для кадровика

1. Приём заявления от работника о смене личных данных (можно оформить в свободной форме, но желательно использовать утверждённую форму заявления).
2. Проверка представленных документов (свидетельство о браке/разводе, свидетельство об изменении фамилии, новый паспорт). Делаются копии, которые хранятся в личном деле сотрудника.
3. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Открыть трудовую книжку на внутренней стороне обложки (там, где обычно указываются сведения о работнике).
   • Одной чертой зачеркнуть старую фамилию (и, при необходимости, имя, отчество, дату рождения).
   • Справа от зачёркнутого текста написать новые данные.
   • Под записью указать основание: номер и дата документа (например, «Свидетельство о расторжении брака № 12345 от »).
   • Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (или печать кадровой службы).
4. Обновление иных кадровых документов (личная карточка Т‑2, приказы о приёме/переводе, электронные трудовые книжки, СЗВ‑ТД и т.д.).
5. Информирование работника о внесённых изменениях (выдача справки или копии страницы трудовой книжки).

Образец записи в трудовой книжке

Запись о смене фамилии
Иванова Анна Петровна → Иванова Мария Петровна
Основание: Свидетельство о расторжении брака № 78901 от 
Подпись: _____________________ Печать организации

<p>Запись о смене фамилии</p>
<p>Иванова Анна Петровна → Иванова Мария Петровна</p>
<p>Основание: Свидетельство о расторжении брака № 78901 от </p>
<p>Подпись: _____________________ Печать организации</p>
<p>Дата: </p>

Особенности при выдаче дубликата трудовой книжки

Если работник потерял трудовую книжку после смены фамилии, при выдаче дубликата необходимо:

• Указать в дубликате прежнюю фамилию (как она была в оригинальной книжке).
• Сделать запись об изменении фамилии на внутренней стороне обложки дубликата, ссылаясь на те же документы, что и при первоначальном внесении.
• Заверять дубликат подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Что делать, если запись сделана неправильно?

В случае ошибки (например, запись сделана только на основании паспорта без ссылки на свидетельство о браке/разводе) следует:

1. Составить акт о внесении исправления в трудовую книжку.
2. Зачеркнуть ошибочную запись одной чертой, написать правильные данные и указать правильное основание.
3. Подписать и заверить печатью.
4. При необходимости уведомить работника и, если требуется, внести исправления в электронные реестры (СФР, ПФР).

• Да, при смене фамилии необходимо вносить изменения в трудовую книжку.
• Основанием для записи служат документы, подтверждающие факт изменения ФИО (свидетельство о браке/разводе, свидетельство об изменении фамилии, новый паспорт).
• Запись делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки одной чертой зачёркиваются старые данные и пишутся новые, с указанием номера и даты документа‑основания.
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы).
• После внесения записи следует обновить все связанные кадровые документы и информировать работника.

Соблюдение указанного порядка гарантирует соответствие трудовой книжки требованиям законодательства и исключает возможные споры при подтверждении трудового стажа или при обращении в государственные органы (ПФР, СФР, службу занятости).

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и разъяснений Минтруда России на 2026 год.