Изменение фамилии – это важный процесс, который требует строгого соблюдения законодательных требований. В трудовой книжке фиксируются все изменения, связанные с персональными данными сотрудника, включая фамилию. Ниже приведён подробный пошаговый алгоритм, который поможет работодателю и сотруднику правильно оформить запись об изменении фамилии.

Что нужно знать о законодательной базе

• Постановление Правительства РФ от N 225 – устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок оформления записей.
• В пункте 38 Правил ведения трудовых книжек указано, что запись об изменении фамилии должна быть сделана в том же порядке, что и в самой трудовой книжке, включая внутреннюю сторону обложки (вкладыш).
• Запись в трудовой книжке возможна только на основании документально подтверждённого заявления сотрудника.

Список необходимых документов

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Свидетельство о браке, расторжении брака, изменении имени/фамилии (если фамилия меняется по браку).
3. Личное заявление сотрудника о желании изменить фамилию в трудовой книжке.
4. Приказ руководителя (или распоряжение) о внесении изменений.
5. Печатка организации (если имеется).

Подготовка заявления сотрудника

Заявление должно быть составлено в свободной форме, но обязательно включать следующие сведения:

• ФИО сотрудника (с прежней фамилией).
• Новая фамилия.
• Основание изменения (свидетельство о браке, расторжении брака, справка об изменении имени/фамилии).
• Дата и подпись сотрудника.

Пример заявления:

Я, Иванов Иван Иванович, прошу внести в трудовую книжку изменение фамилии с Иванов на Петров, в соответствии с прилагаемым свидетельством о браке №12345 от . 
Подпись: ____________

Приказ руководителя

Приказ должен быть составлен в соответствии с внутренними процедурами организации, но обязательно содержать:

• Наименование организации.
• Номер и дата приказа.
• ФИО сотрудника и его должность.
• Основание для изменения (ссылка на заявление сотрудника и подтверждающие документы).
• Указание на необходимость внесения записи в трудовую книжку.
• Подпись руководителя и печать организации (если есть).

Пример приказа:

ПРИКАЗ 
№ 12/2024 
 
Внесение в трудовую книжку сотрудника Иванова Ивана Ивановича, должность – бухгалтер, фамилия меняется с Иванов на Петров в связи с изменением фамилии по браку (свидетельство о браке №12345 от ). 
Решено: 
Внести запись об изменении фамилии в трудовую книжку сотрудника. 
Внести запись в вкладыш трудовой книжки. 
Уведомить сотрудника о внесении изменений. 
Подпись руководителя: ____________ 
Печать организации: ____________

Внесение записи в трудовую книжку

Запись должна быть сделана в соответствии с форматом, установленным Правилами ведения трудовых книжек. Важно, чтобы фамилия была написана полностью, без сокращений, и совпадала с документом, подтверждающим изменение.

Пример записи в трудовой книжке:

Фамилия: Петров
(изменение фамилии по браку, свидетельство о браке №12345 от )

Запись в вкладыше трудовой книжки

Внутренняя сторона обложки (вкладыш) также должна содержать сведения об изменении фамилии. Это необходимо для соблюдения требований пункту 38 Правил ведения трудовых книжек.

Пример записи в вкладыше:

Внутренняя сторона обложки 
Фамилия: Петров 
(изменение фамилии по браку, свидетельство о браке №12345 от )

Уведомление сотрудника

После внесения записи в трудовую книжку и вкладыше необходимо уведомить сотрудника о том, что изменения были внесены. Это можно сделать в виде письма с копией внесённой записи.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о фамилии?

• Если фамилия уже записана в трудовой книжке, но не в вкладыше, то внесите запись только в вкладыше.
• Если обе записи (в книжке и в вкладыше) неверны, исправьте обе, следуя тем же шагам.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли изменить фамилию без свидетельства о браке?
   Да, если изменение основано на судебном решении, приказе о расторжении брака, справке об изменении имени/фамилии и т.д. В таком случае в заявлении и приказе нужно указать конкретный документ.
2. Что делать, если трудовая книжка не ведётся?

   В этом случае изменения фиксируются в личной карточке сотрудника и в других кадровых документах (трудовом договоре, штатном расписании).

3. Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке без согласия руководителя?
   Нет, руководитель обязан подписать приказ о внесении изменений.

Изменение фамилии в трудовой книжке – это строго регламентированный процесс, требующий:

• Подготовки надёжных документов.
• Соблюдения формата записи в трудовой книжке и вкладыше.
• Согласования с руководителем и подписания приказа.
• Уведомления сотрудника о внесённых изменениях.

Следуя приведённому алгоритму, вы сможете корректно и законно оформить запись об изменении фамилии в трудовой книжке, избегая ошибок и недоразумений.