Изменение штатного расписания — это частый и порой неизбежный процесс в любой компании. Он может быть связан с реорганизацией, оптимизацией бизнес-процессов, изменением технологий производства или экономическими факторами. Однако любые корректировки в штате влекут за собой серьезные кадровые последствия. Одним из важнейших аспектов является правильное оформление записей в трудовой книжке сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как именно вносятся изменения, какие существуют нюансы и на что обратить внимание кадровому специалисту.
Основания для внесения изменений
Любая запись в трудовой книжке должна быть обоснована. Самостоятельно менять названия должностей или структурных подразделений работодатель не имеет права. В соответствии с законодательством, основанием для внесения новых сведений всегда служит приказ (распоряжение) работодателя.
Изменения в штатное расписание могут быть разными, и от этого зависит формат записи:
- Переименование должности (например, когда функции не меняются, но название становится более актуальным или соответствующим справочникам).
- Сокращение штата (исключение должности из штатного расписания полностью).
- Переименование отдела или структурного подразделения.
Алгоритм действий при переименовании должности
Если в организации изменилось штатное расписание, и должность сотрудника получила новое наименование, кадровику следует действовать по строгому алгоритму, чтобы не нарушить права работника:
- Анализ и подготовка. Оформляются результаты анализа штатного расписания и готовится докладная записка о необходимости внесения изменений.
- Издание приказа по основной деятельности. Издается приказ о внесении изменений в штатное расписание.
- Уведомление работника. Даже если трудовая функция остается прежней, переименование должности — это изменение существенных условий трудового договора (ТД). Работника необходимо предупредить в письменном виде.
- Издание приказа по личному составу. На основании соглашения издается приказ о переименовании должности конкретного работника.
- Внесение записи в трудовую книжку. Делается на основании приказа по личному составу.
- Дублирование информации. Записи, внесенные в трудовую книжку подчиненного, обязательно дублируются в его личной карточке.
Как сделать запись о переименовании должности
При переименовании должности без изменения трудовой функции в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается специальная запись. Формулировка должна четко указывать, что произошло именно переименование, а не перевод на другую работу.
Пример заполнения граф:
- Графа 2: Указывается дата внесения записи.
- Графа 3: Вносится сама формулировка. Например: «Должность «водитель-экспедитор» переименована в «водитель автомобиля» в связи с изменением штатного расписания компании». Если ранее должность называлась «оператор ПК», а стала «оператор по документообороту», запись будет аналогичной.
- Графа 4: Проставляется основание переименования — приказ работодателя об изменении штатного расписания или приказ по личному составу, его дата и номер.
Особенности записи при сокращении штата
Экономический кризис или оптимизация расходов часто вынуждают организации урезать штат. При увольнении по причине сокращения штата сотрудников кадровая служба обязана правильно оформить документацию.
Запись в трудовой по сокращению штата должна строго соответствовать Инструкции Минтруда РФ № 69 от г. В графе 3 указывается: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4, как и в других случаях, указываются реквизиты приказа об увольнении.
Учет справочников и квалификационных требований
На основании приказа (распоряжения) нанимателя в трудовые книжки работников вносятся изменения профессий или должностей с учетом соответствующих изменений наименований профессий или должностей, вносимых в штатное расписание. Эти изменения должны опираться на:
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).
- Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКС).
Это особенно важно, если переименование связано с приведением штатного расписания в соответствие с нормативными актами.
Электронные трудовые книжки
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одной из мер по развитию электронного документооборота (ЭДО) в России. Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, а работу с ними организовать с помощью специальных сервисов.
При этом правила внесения изменений при переименовании должностей или сокращении штата для ЭТК остаются теми же, что и для бумажных вариантов. Работодатель обязан своевременно передавать актуальные сведения в Социальный фонд России (СФР). Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения в ЭТК возможно лишь при условии наличия соответствующих подтверждающих документов.
Внесение изменений в трудовую книжку при изменении штатного расписания — процесс, требующий скрупулезности и знания законодательства. Главное правило: любое изменение должности должно быть отражено в трудовой книжке в обязательном порядке, будь то простое переименование или сокращение. Не забывайте о необходимости заключения дополнительных соглашений к трудовому договору и дублировании всех записей в личной карточке сотрудника. Грамотное оформление документов защитит как права работника, так и работодателя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.