В 2026 году в сфере трудового права произошли значительные изменения․ Для кадровиков и работодателей важно знать, какие правила применяются к бумажным и электронным трудовым книжкам, как правильно оформлять записи, какие документы необходимо обновлять и где хранить сведения․ Ниже – подробный разбор всех актуальных требований․

Общие изменения в 2026 году

• Новый классификатор профессий – заменил старый классификатор, вводит новые коды и уточняет категории․
• МРОТ – пересмотрен в соответствии с новым классификатором, что влияет на расчёт заработной платы․
• Электронные трудовые книжки – обязательны для всех новых записей, даже если работник выбрал бумажный вариант․
• Справки об инвалидности – с 1 марта 2026 года выдаются только в электронном виде․
• Новые правила проверки ГИС – усилены требования к проверке данных в системе ГИС․
• Обновление 1С:ЗУП и других кадровых программ – необходимо загрузить новые справочники и обновить шаблоны․

Ключевые документы и нормативы

1. Приказ Минтруда России от  N 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
2. Приказ Минтруда от 1 март 2026 г․ – «Об обязательном электронном формировании справок об инвалидности»․
3. Приказ Минтруда от 1 март 2026 г․ – «Об обязательном электронном формировании записей в трудовой книжке»․
4. Приказ Минтруда от 1 март 2026 г․ – «Об обязательном электронном формировании записей в трудовой книжке»․
5. Приказ Минтруда от 1 март 2026 г․ – «Об обязательном электронном формировании записей в трудовой книжке»․

Формы трудовой книжки 2026 года

Новый бланк бумажной трудовой книжки введён в 2023 г․, но в 2026 году заводить новые бумажные трудовые книжки нельзя․ Это правило распространяется и на дубликаты․ Поэтому все новые записи в бумажных книжках должны быть сделаны в рамках уже существующих экземпляров․

Структура бумажной трудовой книжки

Формат электронных записей

Электронные записи формируются в соответствии с приказом Минтруда от 1 март 2026 г․ и передаются в систему СФР (Система Федеральной регистрации)․ В электронном виде каждая запись содержит:

• Дата и время создания․
• Код причины (приём, перевод, увольнение и т․д․)․
• Код профессии (по новому классификатору)․
• Место работы (код организации)․
• ФИО сотрудника (с учётом изменений)․
• Подпись работодателя (электронная подпись);

Как правильно внести запись в трудовую книжку 2026 года

Приём на работу

1. Подготовьте бланк трудовой книжки (если бумажный) или сформируйте электронную запись․
2. Заполните поля: дата приёма, должность, код профессии, место работы, форма занятости․
3. Подпишите запись (бумажная) или подпишите электронную подпись․
4. Сохраните запись в системе 1С:ЗУП и отправьте в СФР․

Перевод сотрудника

1. Укажите дату перевода, новую должность, код профессии, место работы․
2. Проверьте, что код профессии соответствует новому классификатору․
3. Подпишите запись․
4. Сохраните и отправьте в СФР․

Увольнение

1. Заполните дату увольнения, причину (по таблице кодов), код причины․
2. Подпишите запись․
3. Сохраните и отправьте в СФР․

Смена фамилии

1. Укажите дату смены, новое ФИО, причину смены․
2. Подпишите запись․
3. Сохраните и отправьте в СФР․

Вахтовый метод работы

1. Заполните дату начала и окончания вахты, место работы, код профессии․
2. Подпишите запись․
3. Сохраните и отправьте в СФР․

Совместительство

1. Укажите дату начала совместительства, должность, код профессии, место работы, форма занятости․
2. Подпишите запись․
3. Сохраните и отправьте в СФР․

Обновление учетных систем

Для корректной работы с новыми требованиями необходимо:

• Загрузить обновлённые справочники в 1С:ЗУП (классификатор профессий, коды причин увольнения, коды МРОТ)․
• Обновить шаблоны электронных записей в 1С:ЗУП и других кадровых программах․
• Проверить наличие и актуальность электронных подписей․
• Обучить персонал работе с новыми формами и процедурами․

Хранение и защита трудовых книжек

Согласно приказу Минтруда от  N 320н, трудовые книжки (бумажные и электронные) должны храниться в течение 30 лет с момента увольнения сотрудника․ При этом:

• Бумажные экземпляры хранятся в архиве работодателя в защищённом месте․
• Электронные записи хранятся в системе СФР и резервируются в соответствии с требованиями ФЗ «О персональных данных»․
• При проверке ГИС необходимо предоставить копии записей в электронном виде․

Практический пример заполнения записи

Ниже приведён пример записи о приёме сотрудника в электронном виде:

• В 2026 году обязательна электронная фиксация всех записей, даже при использовании бумажной трудовой книжки․
• Новый классификатор профессий и обновлённый МРОТ влияют на расчёт зарплаты и классификацию записей․
• Обновите 1С:ЗУП и другие кадровые программы до 31 марта 2026 г․
• Проведите обучение персонала и подготовьте инструкции по работе с новыми формами․
• Обеспечьте хранение бумажных и электронных записей в соответствии с законодательством․

Следуя данной инструкции, вы сможете корректно вести трудовые книжки в 2026 году, избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадрового учёта․