Извещение работника о трудовой книжке (или уведомление о наличии/отсутствии трудовой книжки) – это официальный документ, которым работодатель информирует сотрудника о состоянии его трудовой книжки (бумажной или электронной) и о необходимости выполнить определенные действия (например, предоставить документ для оформления дубликата, уточнить сведения, получить выписку из электронной трудовой книжки и т․д․)․
Ниже представлен подробный разбор правовой основы, случаев применения, содержания извещения, порядка его выдачи и хранения, а также примерный шаблон документа․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 65 (трудовая книжка), ст․ 66 (ведение трудовых книжек), ст․ 66․1 (электронные трудовые книжки)․
- Федеральный закон от № 25‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует учет стажа для пенсионных выплат․
- Постановление Правительства РФ от № 437 – о порядке ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)․
- Приказ Минтруда России от № 697н – утвердил форму извещения работника о трудовой книжке (при наличии бумажной ТК) и порядок его заполнения․
- Федеральный закон от № 422‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – касается подтверждения стажа․
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ После этой даты все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде, однако бумажные ТК, выданные до этой даты, остаются действительными и могут использоваться как подтверждающий документ․
Когда необходимо выдавать извещение?
Извещение выдаётся в следующих ситуациях:
- При приёме на работу впервые – если у сотрудника нет трудовой книжки (бумажной или электронной), работодатель обязан известить его о необходимости оформить документ в течение пяти рабочих дней․
- При утере, порче или повреждении трудовой книжки – работник получает извещение о необходимости подать заявление на выдачу дубликата․
- При переходе с бумажной ТК на электронную – извещение информирует сотрудника о факте передачи сведений в ЭТК и о порядке доступа к личному кабинету на портале «Работа в России»․
- При запросе сотрудника о подтверждении стажа – извещение служит ответом на запрос о наличии и состоянии трудовой книжки․
- При проведении кадрового аудита или проверки государственными органами – извещение может потребоваться как доказательство выполнения обязанностей по ведению ТК․
Содержание извещения
Извещение должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа – «Извещение работника о трудовой книжке»․
- Дата составления и номер извещения (внутренний регистрационный номер организации)․
- Полные данные работодателя: наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес․
- Полные данные работника: ФИО, дата рождения, должность, структурное подразделение, табельный номер (если есть)․
- Сущность извещения: указание на то, что у работника отсутствует трудовая книжка, либо она утеряна/повреждена, либо требуется переход на электронную форму, либо запрос о подтверждении сведений․
- Перечень действий, которые должен выполнить работник (например: подать заявление на выдачу дубликата, предоставить пакет документов для оформления ЭТК, явиться в кадровую службу для получения выписки и т․д․)․
- Сроки выполнения действий (как правило, не более пяти рабочих дней с момента получения извещения)․
- Последствия неуплаты или невыполнения требований (например, приостановление начисления страховых взносов, невозможность подтверждения стажа для пенсии)․
- Подпись уполномоченного представителя работодателя (кадровик, руководитель отдела кадров) и расшифровка подписи․
- Печать организации (если предусмотрена внутренними нормативными актами)․
Примечание: если извещение касается электронной трудовой книжки, в тексте указывается ссылка на личный кабинет на портале «Работа в России» (https://trudvsem․ru) и инструкция по получению доступа (логин, пароль, подтверждение через Госуслуги)․
Порядок выдачи и хранения извещения
- Подготовка документа – кадровик заполняет форму извещения на основании данных из личного дела сотрудника и внутренних журналов учета трудовых книжек;
- Согласование – при необходимости документ согласовывается с юристом или руководителем подразделения․
- Вручение работнику – извещение передается под подпись работника в журнале учета извещений (или в электронном виде с подтверждением получения через корпоративную систему документооборота)․
- Хранение – копия извещения хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов)․ Оригинал остается у работника․
- Контроль исполнения – кадровая служба ведет учет сроков исполнения требований извещения и при необходимости напоминает работнику о pending действиях․
<h2>Извещение работника о трудовой книжке</h2> <p><b>Дата:</b> 21 мая 2026 г․<br> <b>№</b> ИЗ‑2026‑00123</p> <p><b>Работодатель:</b> ООО «Пример‑Тех»<br> ИНН 7701234567, КПП 770101001<br> Юр․ адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10</p> <p><b>Работник:</b> Иванов Иван Иванович<br> Дата рождения: <br> Должность: инженер‑программист<br> Подразделение: отдел разработки<br> Табельный №: 45678</p> <p><b>Сущность извещения:</b></p> <ul> <li>У работника отсутствует бумажная трудовая книжка․</li> <li>Требуется оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом от № 25‑ФЗ и Постановлением Правительства РФ от № 437․</p> </ul> <p><b>Требуемые действия работника:</b></p> <ol> <li>Пройти регистрацию на портале «Работа в России» (https://trudvsem․ru) и получить доступ к личному кабинету ЭТК․</li> <li>Предоставить в кадровую службу скан‑копию паспорта и СНИЛС для привязки к ЭТК․</li> <li>Подтвердить получение извещения подписью в журнале учета извещений (или электронной подтверждением в системе DOCFLOW)․</li> </ol> <p><b>Срок выполнения:</b> не позднее 26 мая 2026 г․ (пять рабочих дней с даты получения извещения)․</p> <p><b>Последствия неуплаты/невыполнения:</b></p> <ul> <li>Приостановление начисления страховых взносов в Социальный фонд России․</p> <li>Невозможность подтверждения трудового стажа для назначения пенсии и социальных выплат․</li> </ul> <p><b>Ответственный за выдачу извещения:</b></p> <p>Петрова Анна Сергеевна, ведущий специалист отдела кадров<br> Подпись ___________________ </p> <p><b>Получил(а):</b></p> <p>Иванов Иван Иванович ___________________ </p> <p>Дата получения: «___» __________ 2026 г․</p>
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отправить извещение электронной почтой?
- Да, если внутренние нормативные акты организации допускают электронный документооборот и работник дал согласие на получение кадровых документов в электронной форме․ В этом случае необходимо получить подтверждение получения (read‑receipt или ответное письмо)․
- Что делать, если работник отказывается подписывать извещение?
- Согласно ст․ 65 ТК РФ, отказ от получения извещения не освобождает работника от обязанности оформить трудовую книжку․ Кадровая служба фиксирует отказ в журнале, делает пометку «извещение вручено под расписку – отказ принят» и продолжает контролировать исполнение требований․
- Нужно ли заверять извещение печатью организации?
- Печать не является обязательным реквизитом по закону, однако многие организации используют её для усиления официального характера документа․ Если в локальном нормативном акте предусмотрено использование печати – её следует поставить․
- Как оформить извещение при переходе на ЭТК для сотрудников, принятых до 2021 года?
- Для таких сотрудников извещение содержит информацию о том, что с 1 января 2026 г․ их трудовые книжки будут переведены в электронный формат автоматически, а также инструкцию по подтверждению доступа к личному кабинету на портале «Работа в России»․
- Где можно получить образец извещения, утвержденный Минтруда?
- Образец формы извещения утвержден Приказом Минтруда России от № 697н и доступен на официальном сайте министерства в разделе «Нормативные правовые акты»․
Извещение работника о трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, который помогает соблюдать требования трудового законодательства, обеспечивать прозрачность учета трудового стажа и защищать права как работника, так и работодателя․ Правильное оформление, своевременная выдача и контроль исполнения извещения позволяют избежать штрафов со стороны государственных инспекций труда, обеспечить корректное начисление страховых взносов и гарантировать своевременное предоставление данных для пенсионного обеспечения․
С учетом завершения переходного периода на электронные трудовые книжки с 1 января 2026 года особое внимание следует уделить информированию сотрудников о порядке доступа к ЭТК, предоставлению необходимых реквизитов и оказанию помощи в регистрации на государственных порталах․
Соблюдая изложенные выше рекомендации, организация сможет поддерживать актуальный и законный кадровый документооборот, минимизировать риски и повышать уровень доверия сотрудников к внутренним процессам․