Дата публикации: 03:25:18

Кадровая документация – обязательная составляющая любой организации, будь то крупное предприятие, небольшое учреждение или индивидуальный предприниматель. Неправильное её ведение может привести к штрафным санкциям, судебным искам и другим рискам при проверках государственных инстанций. Поэтому кадровик должен знать, какие документы могут потребовать инспекции, как правильно оформлять и хранить личные дела сотрудников, а также какие сроки их хранения установлены законодательством.

Обязательные документы по учету кадров

В состав кадровой документации входят:

• Личные карточки работников;
• Трудовые договоры;
• Трудовые книжки;
• Штатные расписания;
• Приказы по кадровым вопросам;
• График отпусков;
• Положения и инструкции;
• Журналы и отчётные формы;
• Персональные данные (в т.ч. сведения, указанные в ст. 71 ТК РФ);
• Табель учёта рабочего времени;
• Документы, подтверждающие перевод, увольнение и т.п.

Все перечисленные документы образуют основу кадрового делопроизводства организации и должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством РФ.

Состав личного дела сотрудника

Личное дело – это совокупность всех документов, связанных с трудовыми отношениями конкретного сотрудника. В него входят:

1. Трудовой договор;
2. Трудовая книжка (или её электронный эквивалент);
3. Личная карточка работника;
4. Приказ о приёме на работу;
5. Документы, подтверждающие образование и квалификацию;
6. Сведения о прохождении аттестации и повышения квалификации;
7. Журнал учёта рабочего времени;
8. Приказы об отпуске, командировке, переводе и т.п.;
9. Сведения о премировании, надбавках и удержаниях;
10. Корреспонденция, связанная с трудовыми отношениями;
11. Документы, подтверждающие окончание трудовых отношений (приказ об увольнении, соглашение о расторжении и т.д.).

Порядок формирования и ведения личных дел

Ведение личных дел возлагается на старшего специалиста отдела кадров. Обязанности включают:

• Формирование и ведение трудовых книжек;
• Оформление и поддержание личных карточек;
• Обеспечение сохранности и конфиденциальности персональных данных;
• Контроль за своевременным внесением сведений в электронные системы (например, Электронную трудовую книжку с 2020 г.)
• Организацию хранения бумажных и электронных документов;
• Ответственность за обработку персональных данных в соответствии с ФЗ «О персональных данных».

Для удобства работы кадровик может использовать готовые образцы бланков и форм, которые доступны для скачивания в открытом доступе.

Примерный порядок оформления

При приёме на работу составляется приказ о приёме, в который вноситься информация о трудовом договоре и начале ведения личного дела.
В личную карточку вносится сведения о паспортных данных, месте жительства, сведениях о семье (при необходимости).
Оформляется трудовая книжка: в ней фиксируются сведения о трудовом месте, датах начала работы, изменениях должностей и т.п.
В личные дела добавляются все последующие документы (приказы, графики отпусков, отчёты о работе и т.д.).
По окончании трудовых отношений в личные дела вносится приказ об увольнении и оформляется выходной лист.

Хранение и сроки

Сроки хранения кадровой документации регламентируются Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами:

• Трудовой договор – хранятся до окончания срока действия, а после – в течение 5 лет;
• Трудовая книжка – хранится в течение 50 лет с даты её выдачи;
• Личная карточка работника – 50 лет с даты увольнения;
• Приказы, графики отпусков, табель учёта рабочего времени – 4 года;
• Персональные данные – 5 лет после окончания трудовых отношений, но не менее 3 лет после их прекращения.

Все документы должны быть оформлены в защищённом помещении, доступном только уполномоченным кадрам. При передаче документов между филиалами или в другие организации необходимо оформить соответствующий акт передачи.

Ответственность за нарушения

Нарушение требований по оформлению, хранению или передаче кадровой документации может привести к:

• Штрафам, налагаемым контролирующими органами (Трудовой инспекции, ПФР и др.);
• Судебным искам от работников (например, требования о выплате заработной платы, компенсаций и т.п.);
• Утрате конфиденциальных данных, что влечёт административную ответственность по ФЗ «О персональных данных».

Поэтому соблюдение всех реквизитов и сроков хранения – обязательный пункт работы кадровой службы.

Практические рекомендации для кадровика

Для эффективного управления личными делами рекомендуется:

1. Создать внутренний регламент по ведению личных дел, утверждённый руководством организации;
2. Внедрить электронный документооборот для хранения Электронных трудовых книжек и персональных данных;
3. Регулярно проводить внутренний аудит кадровиков;
4. Обучать персонал изменениям в законодательстве (например, изменения в ТК РФ, требованиям ПФР);
5. Хранить копии всех документов в архиве с указанием даты и ответственного лица.

Ведение трудовых книжек и личных дел работников – ключевой элемент работы кадровой службы. Правильное оформление, своевременное обновление и соблюдение сроков хранения позволяют избежать рисков, связанных с проверками и судебными спорами. Использование готовых образцов бланков, автоматизация процессов и чёткое распределение ответственности повышают эффективность работы отдела кадров и защищают интересы как работодателя, так и работников.

Для более детального ознакомления с образцами бланков и форм ведения личных дел рекомендуется посетить официальные ресурсы Министерства труда, ПФР и другие государственные сервисы.