Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При увольнении работодатель обязан внести в неё запись, которая будет служить доказательством стажа и основанием для получения пособий, пенсии и других социальных гарантий. Ниже представлен подробный алгоритм оформления трудовой книжки при увольнении, актуальный на 2026 год, с учётом последних изменений в Трудовом кодексе РФ и рекомендациях Минтруда.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 77 (основания прекращения трудового договора), ст. 84.1 (форма и порядок ведения трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России от № 697н – «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и внесения в них записей» (действует с , с поправками 2024‑2026 гг.).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – требования к подтверждению страхового стажа.

Согласно этим нормам, запись об увольнении должна:

1. Содержать точную формулировку основания прекращения трудового договора, совпадающую с wording‑ами ТК РФ;
2. Включать ссылку на конкретную статью (или пункт) нормативного акта, послужившего основанием;
3. Быть выполнена разборчивым почерком (или печатным шрифтом при электронном ведении) и подписана уполномоченным лицом.

Кто отвечает за внесение записи?

В соответствии с внутренними регламентами организации, запись в трудовую книжку может вносить:

• Специалист отдела кадров (кадровик);
• Уполномоченное лицо по кадровому учету (например, секретарь, бухгалтер);
• Руководитель предприятия (на микропредприятиях часто именно он).

Ответственность за корректность записи лежит на лице, непосредственно выполнившем запись, а также на руководителе организации, который обязан обеспечить соблюдение требований законодательства.

Последовательность действий при увольнении

1. Получение заявления работника (при увольнении по собственному желанию) или издания приказа об увольнении (по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.).
2. Подготовка приказа о прекращении трудового договора. В приказе обязательно указывается:
   • дата увольнения (день, месяц, год);
   • основание (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «за нарушение трудовой дисциплины» и т.п.);
   • ссылка на соответствующую статью ТК РФ (ст. 77, п. 3 – увольнение по собственному желанию; ст. 81 – увольнение по инициативе работодателя и др.).
3. Ознакомление работника с приказом под роспись в течение трёх рабочих дней с даты его издания (ст. 84.1 ТК РФ).
4. Расчёт и выдача всех причитающихся выплат (заработная плата, компенсация за отпуск, пособия и т.д.) в день увольнения.
5. Внесение записи в трудовую книжку:
   • В графе «Дата» указывается день увольнения;
   • В графе «Наименование организации» – полное наименование работодателя;
   • В графе «Должность, профессия, специальность» – должность, которую занимал работник на момент увольнения;
   • В графе «Вид работы» – характер работы (постоянная, временная, сезонная и т.д.);
   • В графе «Основание для внесения записи» – формулировка, полностью соответствующая приказу и ТК РФ (см. примеры ниже);
   • Подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрена внутренними нормами).
6. Выдача трудовой книжки работнику в день увольнения (или в течение трёх рабочих дней, если работник отсутствовал).

Формулировки записей об увольнении (образцы 2026 года)

Согласно рекомендациям Минтруда, в трудовой книжке следует использовать конструкцию «Уволен …», а не «Трудовой договор расторгнут …». Исключение – увольнение в связи со смертью работника.

Увольнение по собственному желанию

Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.


Приказ № ____ от «__» ________ 2026 г.
Увольнение по соглашению сторон
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.


Приказ № ____ от «__» ________ 2026 г.
Увольнение по инициативе работодателя (например, за нарушение трудовой дисциплины)
Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины, пункт 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.


Приказ № ____ от «__» ________ 2026 г.
Увольнение в связи с выходом на пенсию по возрасту
Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.


Приказ № ____ от «__» ________ 2026 г.
Увольнение в связи со смертью работника
Уволен в связи со смертью, пункт 10 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.


Приказ № ____ от «__» ________ 2026 г.
Важно: после формулировки обязательно указывается номер и дата приказа, который послужил основанием для увольнения. Это позволяет в дальнейшем без труда подтвердить законность записи.

Типичные ошибки и как их избежать

Несоответствие формулировки ТК РФ – использование собственных вариантов («уволен по собственному желанию» без указания пункта статьи). Решение: всегда сверяться с актуальным текстом ТК РФ и приказом Минтруда.
Отсутствие ссылки на приказ – запись содержит только основание, но не номер и дату приказа. Решение: в графе «Основание для внесения записи» после формулировки добавить: «Приказ № ____ от «__» ________ 2026 г.»
Неправильная дата увольнения – указание даты, отличной от даты, указанной в приказе и трудовой книжке. Решение: дата в приказе, в расчёте и в трудовой книжке должна совпадать.
Отсутствие подписи или печати – запись считается недействительной. Решение: обеспечить подпись уполномоченного лица и, если требуется внутренними нормами, печать организации.
Использование устаревших формулировок (например, «Трудовой договор расторгнут…» после 2022 г.); Решение: перейти на рекомендованную форму «Уволен …».


Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, неправильное оформление или отсутствие записи в трудовой книжке влечёт штраф:

Для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей;
Для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, ошибки могут привести к:

Отказу в признании страхового стажа при назначении пенсии;
Сложностям при трудоустройстве (новый работодатель может потребовать подтверждение стажа);
Возможным судебным спорам с бывшим работником о выплате компенсаций.

Поэтому рекомендуется вести внутренний контроль: после внесения записи проверять её соответствие приказа и ТК РФ, а также вести журнал учёта внесённых записей.

Практический чек‑лист для кадровика

Получить заявление работника (или подготовить приказ об увольнении).
Издать приказ, указав точное основание и ссылку на статью ТК РФ.
Ознакомить работника с приказом под роспись (не позднее 3 рабочих дней).
Произвести расчёт и выплатить все причитающиеся суммы в день увольнения.
Внести запись в трудовую книжку:

Дата – день увольнения;
Наименование организации;
Должность;
Вид работы;
Основание – формулировка «Уволен …», ссылка на статью ТК РФ, номер и дата приказа;
Подпись уполномоченного лица и печать (при необходимости).


Выдать трудовую книжку работнику под роспись в журнале выдачи.
Архивировать копию приказа и расчётного листа в личном деле работника.


Оформление трудовой книжки при увольнении – процедура, требующая внимательного отношения к нормативным требованиям и точности формулировок. Соблюдение установленного порядка не только защищает права работника, но и минимизирует риски для работника и организации в виде штрафов и трудовых споров. Следуя представленному руководству и используя приведённые образцы записей, кадровики и руководители смогут обеспечить корректное ведение трудовых книжек в соответствии с актуальным законодательством на 2026 год.