Ситуация, когда вновь принятый сотрудник не предоставляет трудовую книжку (ТК), является одной из самых частых на практике. С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажный вариант всё ещё распространён. Данная статья подробно разбирает, как действовать работодателю в 2026 году при отсутствии ТК у сотрудника как при приёме на работу, так и при увольнении.

Ключевые изменения: электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года работодатель обязан открывать работнику электронную трудовую книжку (ЭТК), если тот этого желает. Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника. Это означает, что отсутствие бумажного документа не является препятствием для оформления трудовых отношений.

Основной принцип:

• Если у сотрудника есть бумажная ТК, но он её не принёс — принимаем на работу, оформляем ЭТК, стаж в общую трудовую книжку (ОТК) не переносим, пока ТК не предоставлена.
• Если у сотрудника нет бумажной ТК (утрачена, уничтожена) и он не имеет ЭТК — принимаем на работу, оформляем новую ЭТК, но предыдущий стаж учитывать не будем до предоставления подтверждающих документов.

Ситуация 1: При приёме на работу сотрудник не предоставил трудовую книжку

Действия работодателя должны быть последовательными и документально зафиксированными.

Пошаговый алгоритм:

1. Не отказывать в приёме на работу. Отсутствие ТК не является основанием для отказа в трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).
2. Запросить письменное заявление. От сотрудника необходимо получить заявление, в котором он указывает причину отсутствия ТК (утрата, порча, отсутствовала ранее) и подтверждает, что ранее у него был (или не было) трудовой стаж. Образец заявления должен быть утверждён в организации.
3. Составить акт. В день приступления к работе оформить акт (например, по форме № Т-4 или внутренней форме организации) о том, что сотрудник не предоставил трудовую книжку. В акте должны быть: дата, ФИО сотрудника, подписи ответственных лиц и самого сотрудника;
4. Оформить трудовой договор и ЭТК. Заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Одновременно или в течение 5 рабочих дней после приёма на работу обязательно открыть сотруднику электронную трудовую книжку (приказом и записью в ЭТК).
5. Уведомить сотрудника о необходимости предоставить ТК. Дать ему письменное разъяснение, что для учёта предыдущего стажа ему необходимо в будущем предоставить либо бумажную ТК, либо сведения о трудовой деятельности из предыдущих работодателей (выписку из ЭТК).

Важно!

Если сотрудник утверждает, что ТК утеряна, и хочет восстановить стаж, он должен самостоятельно получить дубликат трудовой книжки (не новую книжку!) в органе, хранившем её последний (обычно в последнем месте работы или в архиве). Для этого нужны документы о стаже (приказы, выписки, справки). Работодатель на момент приёма на работу не обязан заниматься восстановлением стажа нового сотрудника.

Ситуация 2: При увольнении сотрудник не забирает свою трудовую книжку

Здесь действуют жёсткие правила, и нарушение влечёт административную ответственность и компенсационные выплаты.

Что делать работодателю:

• В день увольнения (после подписания приказа и трудовой) работодатель обязан выдать сотруднику его трудовую книжку (или дубликат) под расписку.
• Если сотрудник не явился или отказался получить ТК в этот день, работодатель обязан направить ему письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением или иным способом, подтверждающим факт и дату получения) с требованием явиться за ТК в течение 3 рабочих дней либо дать согласие на её отправку по почте за счёт работодателя.
• Если после уведомления сотрудник не отреагировал, работодатель должен отправить ТК по почте за свой счёт (с описью вложения и уведомлением о вручении). С этого момента обязанность по выдаче считается исполненной.
• Обязательно сохранить все документы: акт о неполучении, уведомление, почтовые квитанции, описи. Это защитит от претензий.

Последствия бездействия:

Если работодатель не выполнит обязанность по выдаче ТК, он обязан будет компенсировать работнику неполученный заработок за всё время задержки (считая с дня увольнения) и подвергнется административному штрафу по ст. 5.27 КоАП РФ.

Практические рекомендации и выводы

1. При приёме: Принимайте сотрудника без ТК. Оформляйте ЭТК. Требуйте письменное заявление и составляйте акт. Объясняйте, что для учёта стажа нужны документы от него.
2. При увольнении: Выдавайте ТК в день увольнения. Если не выдали — немедленно направляйте уведомление и отправляйте почтой. Документируйте всё.
3. Запись в ЭТК: При отсутствии документов о предыдущем стаже в ЭТК делается запись только о работе в вашей организации. Предыдущий стаж в ЭТК не отображается.
4. Дубликат, а не новая книжка: Если ТК утеряна, сотрудник должен восстановить её через дубликат в организации, хранившей оригинал. Новую бумажную книжку в 2026 году не оформляют.

Отсутствие у сотрудника трудовой книжки — это управляемая ситуация. Ключ к правильному решению — соблюдение процедур, чёткое документальное оформление и понимание разницы между электронной и бумажной формой учёта трудовой деятельности. Главная задача работодателя — легально оформить приём и гарантировать выдачу документа при увольнении, избегая штрафов и судебных споров.