Прием нового сотрудника на работу, это процесс, требующий строгого соблюдения трудового законодательства. Одним из ключевых документов, которые работник обязан предоставить при трудоустройстве, является трудовая книжка. Однако на практике часто возникают ситуации, когда сотрудник не может предъявить этот документ в день приема. Причины могут быть разными: утеря, кража, нахождение книжки у предыдущего работодателя или просто забывчивость. В данной статье мы подробно разберем, как действовать работодателю в таких случаях, чтобы не нарушить закон и обезопасить себя от штрафов.

Законодательная база: обязателен ли документ в первый день?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде). Это требование направлено на то, чтобы работодатель мог внести запись о приеме на работу и вел учет страхового стажа сотрудника.

Однако отсутствие трудовой книжки в первый день не является основанием для отказа в приеме на работу. Закон предусматривает механизм действий для таких ситуаций.

Сценарий 1: Трудовая книжка утеряна или отсутствует по вине работника

Если работник сообщает, что потерял трудовую книжку, или она пришла в негодность, алгоритм действий следующий:

1. Получение письменного заявления. Работник должен написать заявление на имя работодателя с просьбой завести новую трудовую книжку. В заявлении обязательно должна быть фраза о том, что трудовая книжка утеряна (или отсутствует), и работник просит выдать ему новую.
2. Оформление новой книжки. На основании этого заявления работодатель обязан приобрести бланк трудовой книжки и внести в нее первую запись о приеме на работу. Стоимость бланка может быть удержана из заработной платы работника (с его согласия) или оплачена организацией, если это прописано в локальных актах.
3. Внесение записи. В новую трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием текущей даты. Записи о предыдущих местах работы в новую книжку не вносятся, так как подтверждать прошлый стаж документами работник не обязан, а работодатель не имеет права делать записи без подтверждающих документов.

Важно помнить:

Если работник впоследствии принесет документы, подтверждающие его предыдущий стаж (копии приказов, справки с прежних мест работы, дубликат трудовой), работодатель может внести соответствующие записи в новую трудовую книжку на основании этих документов.

Сценарий 2: Трудовая книжка находится у другого работодателя

Частая ситуация: человек работает по совместительству, и его основная трудовая книжка находится у другого работодателя. В этом случае:

• Работник предоставляет заверенную копию трудовой книжки с основного места работы.
• Работодатель по месту работы по совместительству не ведет бумажную трудовую книжку.
• Запись о работе по совместительству в основную трудовую книжку может быть внесена основным работодателем по желанию работника (на основании документа, подтверждающего работу по совместительству).

Электронные трудовые книжки: новый стандарт

Нельзя забывать, что с 2020 года в России введен формат электронных трудовых книжек. Для работников, которые ранее не отказались от бумажного варианта, сведения подаются в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде.

Если у работника есть электронная трудовая, но нет бумажной (или он перешел на электронный формат полностью):

1. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности через систему СФР (электронный документооборот);
2. Если работник впервые трудоустраивается после 1 января 2021 года и не выбрал форму ведения трудовой, бумажная книжка ему не заводится вовсе — все ведется только в электронном виде.
3. Если работник потерял бумажную книжку, но ранее вел ее, он пишет заявление о выдаче новой бумажной книжки (как описано в Сценарии 1), параллельно работодатель передает данные в СФР.

Риски для работодателя при игнорировании правил

Если работодатель просто примет сотрудника без оформления новой трудовой книжки (при ее утере) и начнет вносить записи в несуществующий или «потерянный» документ позже, это грозит:

• Штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 рублей для юридических лиц за каждого пострадавшего работника).
• Проблемами со стажем работника, что может привести к судебным искам о компенсации морального вреда или недополученной пенсии.
• Отказом в признании стажа проверяющими органами при аудите.

Чек-лист действий для кадровика

Чтобы избежать ошибок, следуйте этому алгоритму, если работник не принес трудовую:

1. Выясните причину отсутствия документа.
2. Попросите написать заявление (об утере или о том, что книжка ведется другим работодателем).
3. При утере — приобретите новый бланк и заведите его в день приема.
4. При работе по совместительству — снимите копию с основной книжки и не заводите новую.
5. Не забудьте подать отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) в Социальный фонд России в установленные сроки.

Отсутствие трудовой книжки у работника в день приема — это решаемая проблема, а не повод для отказа в трудоустройстве. Главное — правильно оформить первичные документы (заявление работника) и своевременно завести новую трудовую книжку или корректно работать с электронным форматом. Соблюдение этих процедур защитит интересы как сотрудника, сохранив его стаж, так и работодателя, обезопасив от штрафов трудовой инспекции.