С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в соответствии с принятыми поправками в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон. Сегодня, в 2026 году, система полностью интегрирована в кадровый документооборот, и как работникам, так и работодателям крайне важно понимать нюансы её ведения. Одним из ключевых аспектов является корректное отражение сведений о должностях, переводах и профессиях. В этой статье мы подробно разберем, как именно фиксируются должности в ЭТК, какие коды используются и в чем отличие цифровой книжки от бумажной.
Что такое электронная трудовая книжка?
Официальное название электронной трудовой книжки — СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ). В отличие от традиционного бумажного формата, ЭТК хранится на серверах Социального фонда России. Работодатель формирует данные о сотруднике в электронном виде и передает их в СФР.
Получить выписку из ЭТК можно в любой момент: ее можно распечатать, отправить по электронной почте будущему работодателю или сохранить на компьютере. Информация из базы содержит данные о местах работы, должностях, переводах и увольнениях.
Главные отличия от бумажной трудовой книжки
По содержанию электронная и бумажная книжки почти идентичны — в них отражаются те же данные о работодателях, должностях и приказах. Разница заключается исключительно в форме хранения и подачи данных. Однако есть важные нюансы:
- Награждения: В отличие от бумажной версии, в электронной трудовой книжке не указывается информация о награждениях.
- Специфика работы: В ЭТК не отражаются сведения о вахтовой и сезонной работе, а также некоторые другие нюансы, которые ранее вносились в бумажный документ.
- Ретроспективность: Полные данные о месте работы вносятся в ЭТК только с 1 января 2020 года. Сведения о работе до 2020 года могут быть внесены по желанию работника или остаются в его бумажной трудовой книжке.
Как отражается должность в электронной трудовой книжке
Указание должности — один из самых ответственных этапов заполнения ЭТК. Согласно правилам, в сведениях о работе указывается название должности (работы), специальности, профессии и (или) квалификация. При этом важно соблюдать следующие принципы:
- Соответствие трудовому договору: Если трудовой договор не содержит дополнительной информации о структурном подразделении или специфике должности, вносить подобные сведения в книжку не нужно. Указывается только само название должности.
- Коды должностей в СЗВ-ТД: При передаче данных в фонд (отчет ЕФС-1, который пришел на смену СЗВ-ТД) используются специальные коды должностей. Это необходимо для стандартизации профессий в системе государства.
- Точность формулировок: Должность должна в точности соответствовать штатному расписанию и трудовому договору.
Перевод на другую должность
Частая ситуация в кадровом деле, перевод сотрудника. В электронной трудовой книжке перевод на другую должность или в другое подразделение фиксируется в отчете ЕФС-1 с использованием специального кода «ПЕРЕВОД». Тот же код используется при установлении второй и последующих профессий или специальностей, если это квалифицируется как внутренний перевод.
Правила ведения и заполнения ЭТК работодателем
В 2026 году процесс ведения электронных трудовых книжек строго регламентирован. Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в СФР отчет по форме ЕФС-1. Это может быть специалист отдела кадров, бухгалтер или иной уполномоченный работник.
Основные шаги при оформлении ЭТК:
- Прием на работу: При приеме нового сотрудника работодатель вносит запись о приеме, указывая должность согласно трудовому договору, и передает данные в СФР.
- Кадровые изменения: Любой перевод на другую должность, повышение или увольнение должны быть зафиксированы. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
- Предоставление выписки: Работник имеет право запросить выписку из ЭТК (форму СТД-СФР) у текущего работодателя или получить ее самостоятельно через портал Госуслуг.
Частые ошибки при указании должностей
Несмотря на автоматизацию процесса, работодатели нередко допускают ошибки при заполнении сведений о трудовой деятельности. Наиболее распространенные из них:
- Несоответствие должности в договоре и в ЭТК. В электронной системе указывается должность, которая отличается от прописанной в трудовом договоре или штатном расписании.
- Неверное использование кодов. Ошибки при указании кодов должностей в форме ЕФС-1 могут привести к тому, что СФР не примет отчет, или стаж будет учтен некорректно.
- Пропуск сроков подачи данных. Сроки предоставления сведений в фонд строго ограничены (например, при приеме или увольнении, не позднее следующего рабочего дня).
- Избыточная информация. Внесение данных, которые не нужно указывать в ЭТК (например, сведения о наградах или сезонности), что создает путаницу в базе.
Электронная трудовая книжка стала неотъемлемой частью трудовых отношений в России. Правильное указание должности, корректное использование кодов (в частности, кода «ПЕРЕВОД») и своевременная подача отчетов по форме ЕФС-1 — это прямые обязанности работодателя. Для работника же ЭТК — это удобный и надежный способ сохранить свой стаж и историю карьеры, ведь получить выписку СТД-СФР можно в любое время, не боясь утери или порчи бумажного документа.