Вопрос о том, как поправить ошибку в трудовой книжке, волнует многих работников и кадровиков․
В 2024‑2026 г․ правила не изменились: исправление возможно, но оно должно выполняться строго по установленной схеме․ Ниже приведена подробная инструкция, примеры записей и рекомендации по работе с бумажной и электронной трудовой книжкой․
Кому разрешено вносить исправления?
- Кадровик – лицо, отвечающее за ведение трудовой книжки в компании․
- Бухгалтер – в случае, если исправление связано с бухгалтерскими документами (приказы, распоряжения)․
- Сотрудник – может запросить исправление, но сам не вносит записи․
Когда можно исправить дату?
Исправление допускается, если:
- Ошибка относится к дате записи (дата начала работы, даты приказа, даты увольнения и т․п․)․
- Ошибка не связана с дисциплинарными взысканиями (выговорами, замечаниями)․ Исключение – увольнение․
- В документе, на основании которого вносится запись, нет противоречий (дата приказа, номер, дата основания)․
Если ошибка в самой форме приказа (например, неверный номер), то в трудовой книжке ставится дата и номер приказа, который его отменил․
Как правильно внести исправление в бумажную трудовую книжку?
В 2024‑2026 г․ порядок исправления не изменился․ Он выглядит так:
- На новой строке после всех записей ставится следующий порядковый номер․
- В первой колонке указывается дата внесения записи․
- В третьей колонке пишется формулировка: «Запись с номером X недействительна» (где X – номер строки с ошибкой)․
- В четвёртой колонке ставится дата и номер приказа (или другого решения), подтверждающего правильную запись․
- В пятой колонке указываются корректные данные (дата начала работы, должность, оклад и т․п․)․
Таким образом, старая запись остаётся в книжке, но отмечается как недействительная, а новая запись содержит правильные сведения․
Пример исправления даты начала работы
| № | Дата внесения | Сведения о работе | Дата и номер приказа | Доп․ сведения |
|---|---|---|---|---|
| 12 | Запись с номером 11 недействительна | № 123/2024 | ||
| 13 | Начало работы в ООО «Ромашка» в должности инженера-строителя | № 124/2024 | Оклад: 50 000 ₽ |
В примере строка 12 отмечена как недействительная, а строка 13 содержит правильную дату начала работы․
Как исправить дату приказа или распоряжения?
Если в трудовой книжке указана неверная дата приказа, то:
- На новой строке ставится следующий порядковый номер․
- В колонке «Дата внесения» пишется дата, когда была сделана запись․
- В колонке «Сведения о работе» пишется «Запись с номером X недействительна»․
- В колонке «Дата и номер приказа» ставится правильная дата и номер приказа․
- В колонке «Доп․ сведения» можно уточнить, что это исправление даты․
Пример исправления даты приказа
| № | Дата внесения | Сведения о работе | Дата и номер приказа | Доп․ сведения |
|---|---|---|---|---|
| 15 | Запись с номером 14 недействительна | № 200/2024 | ||
| 16 | Перевод на должность руководителя отдела | № 201/2024 | Дата приказа: |
Как исправить дату увольнения?
Если дата увольнения указана неверно, то:
- На новой строке ставится следующий порядковый номер․
- В колонке «Дата внесения» ставится дата, когда была сделана запись․
- В колонке «Сведения о работе» пишется «Запись с номером X недействительна»․
- В колонке «Дата и номер приказа» ставится правильная дата и номер приказа об увольнении․
- В колонке «Доп․ сведения» можно добавить причину увольнения․
Пример исправления даты увольнения
| № | Дата внесения | Сведения о работе | Дата и номер приказа | Доп․ сведения |
|---|---|---|---|---|
| 20 | Запись с номером 19 недействительна | № 300/2024 | ||
| 21 | Увольнение сотрудника | № 301/2024 | Причина: сокращение штата |
Что делать, если ошибка в бумажной трудовой книжке не подлежит исправлению?
В некоторых случаях исправление невозможно, и необходимо выдать дубликат трудовой книжки:
- Если ошибка в титульном листе (ФИО, дата рождения, уровень образования)․
- Если в записи указана неверная дата начала работы, но в приказе дата уже исправлена․
- Если в записи указана неверная дата увольнения, и приказ об увольнении уже отозван․
В таких случаях кадровик оформляет новый титульный лист, а в старой книжке ставится отметка «Дубликат» и подписывается руководитель․
Как исправить дату в электронной трудовой книжке?
В 2026 г․ правила для электронных трудовых книжек аналогичны бумажным:
- Открывается раздел «Сведения о работе»․
- Нажимается «Добавить запись» и вводятся корректные данные․
- В поле «Пояснение» пишется «Запись с номером X недействительна»․
- Сохраняется запись, а старая отмечается как «Недействительная»․
После внесения изменений система автоматически генерирует свидетельство о правке, которое печатается и подписывается руководителем․
- Исправление даты в трудовой книжке возможно, но должно быть оформлено в соответствии с законом․
- Внесите новую запись, отметьте старую как недействительную, укажите правильную дату и номер приказа․
- Соблюдайте формат дат: день и месяц – два цифры, год – четыре цифры (например, )․
- Всегда храните копии оригинальных приказов и распоряжений, подтверждающих исправление․
- Если исправление невозможно, оформите дубликат трудовой книжки․
Таким образом, даже если в трудовой книжке появилась ошибка даты, вы можете быстро и корректно её исправить, соблюдая установленную схему․ Это поможет избежать проблем при проверках работодателя, налоговых инспекций и при переходе на новое место работы․