Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Любые неточности в ней, включая ошибки в нумерации записей, могут привести к серьезным последствиям. Например, из-за неправильного заполнения трудовой книжки в будущем может быть снижен размер пенсии или возникнуть отсрочка выплат. Поэтому к ведению этого документа требуется предельное внимание.

Почему возникают ошибки в нумерации?

Неправильная нумерация записей — одна из самых распространенных ошибок при заполнении трудовой книжки. Чаще всего это происходит из-за невнимательности кадровика: пропуск цифры, дублирование порядкового номера или опечатка. Проблема осложняется тем, что ни в одном нормативно-правовом акте не уточняется напрямую, как именно действовать в такой ситуации. Тем не менее, опираясь на общие правила исправления записей, можно выработать четкий алгоритм действий.

Нормативная база

В настоящее время трудовые книжки ведут в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минтруда от № 320н. Именно в нем содержится базовая информация о том, как исправить запись в трудовой книжке, если сведения внесли неверно. Согласно этому документу, ошибочные записи нельзя перечеркивать, замазывать корректором или стирать ластиком. Их необходимо сначала признать недействительными, а затем внести корректную запись.

Кто имеет право исправлять ошибку?

Это очень важный нюанс: если вы обнаружили формулировку с ошибкой (в т.ч. неверный порядковый номер), которую сделал прежний работодатель, не спешите ее исправлять на своем месте работы. Необходимые исправления вправе делать лишь тот работодатель, который допустил такую ошибку. Таким образом, для исправления направьте работника к ошибившемуся работодателю. Исправить запись на текущем месте работы можно только в том случае, если прежний работодатель реорганизован или ликвидирован, либо если текущий работодатель сам допустил ошибку.

Как исправить неправильный порядковый номер: подробная инструкция

Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке: просто добавить актуальную информацию (не изменяя и не удаляя прежнего текста), признать запись недействительной или внести изменения. В случае с нумерацией чаще всего применяется процедура признания записи недействительной.

Чтобы исправить неверный порядковый номер, выполните следующие шаги:

1. Признание записи недействительной. В следующей после неточности пустой строке (графе 1) необходимо указать следующий по порядку порядковый номер. В графе 2 указать текущую дату внесения исправления. В графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем в этой же графе внести правильную информацию (или указать, на какую информацию надо заменить ошибочную).
2. Внесение корректной записи. Далее (в новых строках) вносится корректная запись (при необходимости) с указанием в графе 4 приказа (распоряжения), на основании которого была произведена неточная запись.
3. Заполнение графы 4 при признании недействительной. Обратите внимание: при внесении записи о признании предыдущей недействительной, графа 4 не заполняеться. В соседней колонке (графа 4) указывается документ-основание только при внесении новой, правильной записи.

Пример исправления пропущенного номера

Допустим, после записи под номером 15 кадровик по ошибке поставил номер 17, пропустив 16-й.

• В новой строке ставим порядковый номер 18 (следующий за ошибочным 17).
• В графе 2 — текущая дата.
• В графе 3 пишем: «Запись за номером 17 недействительна. Считать записью под номером 16» (и далее дублируем суть записи, если она была внесена под неправильным номером).
• В графе 4, дата и номер приказа, на основании которого вносилась изначальная (ошибочная) запись.

Что делать, если ошибка обнаружена поздно?

Неправильная нумерация в трудовой книжке — не проблема, если следовать установленным правилам. Главное помнить, что исправления вносятся только на основании официальных документов (приказов, распоряжений). Если ошибка выявлена при подготовке документов для назначения пенсии, а ответственный работодатель уже ликвидирован, работнику придется обращаться в органы государственного контроля труда или в архив за подтверждающими документами.

Ошибки в нумерации — это неприятно, но поправимо. Кадровику важно соблюдать спокойствие и действовать строго по инструкции: не зачеркивать неверный номер, а признавать всю запись с ошибочным номером недействительной и вносить правильные данные. Это позволит сохранить чистоту документа и гарантировать работнику беспроблемное подтверждение стажа в будущем.