Несмотря на постепенный переход на электронные форматы, бумажная трудовая книжка по-прежнему остается важнейшим документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность сотрудника. Часто для получения кредита, оформления визы, субсидий или при устройстве на новую работу требуется предоставление её копии. Однако просто откопировать документ недостаточно — его нужно официально заверить. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверять все страницы трудовой книжки в 2026 году, чтобы документ имел юридическую силу и был принят любой инстанцией.
Общие правила заверения копии трудовой книжки
Процесс заверения регулируется стандартами (в частности, ГОСТом) и требует внимательности от специалиста кадровой службы или руководителя. Главное правило, заверению подлежат копии всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с ьного листа и заканчивая последней страницей с записями о работе.
Что обязательно должно быть на копии:
- Надпись или штамп «Верно» или «Копия верна».
- Должность лица, заверяющего документ.
- Подпись заверяющего лица с расшифровкой (Ф.И.О.).
- Дата заверения.
- Печать организации (при наличии).
- Отметка о месте хранения подлинника трудовой книжки (например: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка»»).
Пошаговая инструкция: как заверить все страницы
Существует два основных способа оформления заверенной копии: постраничное заверение и сшивание документа. Рассмотрим алгоритм действий для обоих вариантов.
Шаг 1. Копирование страниц
Сотрудник кадровой службы должен снять копии всех заполненных страниц. Если последний разворот в трудовой книжке заполнен до конца, следует откопировать и следующий пустой разворот. Это нужно для того, чтобы было абсолютно понятно, что других записей в документе нет.
Шаг 2. Выбор способа заверения
Вариант А: Заверение каждого листа отдельно
Этот способ часто используется, если документ предназначен для внутреннего пользования или в организации нет возможности прошить многостраничный документ. В таком случае:
- Заверять нужно каждую страницу, начиная с ьного листа.
- На каждой странице пишется вручную или ставится штамп «Верно» / «Копия верна».
- На каждом листе проставляется должность, подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
Вариант Б: Прошивка и заверение документа целиком (рекомендуемый)
Если копия трудовой книжки состоит из нескольких листов, наиболее надежный вариант — прошить и опломбировать документ.
- Все откопированные листы пронумеровываются.
- Листы сшиваются между собой (степлером либо прошиваются нитками).
- На обороте документа в месте прошива (на наклейке или узелке нитей) ставится обозначение «Копия верна».
- Указывается количество листов прописью или цифрами (например: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 5 (пять) листов»).
- Ставится дата заверения, подпись руководителя или уполномоченного специалиста и печать организации. Печать должна захватывать часть наклейки и подпись.
Важные нюансы и частые ошибки
Чтобы документ не вернули из-за неправильного оформления, обратите внимание на следующие моменты:
- Отметка «Работает по настоящее время»: Для заверения последней страницы трудовой книжки работника, работодателю необходимо на строку, следующую за последней записью, внести информацию, содержащую номер записи, а также текст «Работает по настоящее время». Это подтверждает, что сотрудник не уволен.
- Использование штампов: Для удобства и минимизации риска ошибок можно изготовить штамп с постоянной информацией. На штампе уже должна быть надпись «Верно», место хранения оригинала, должность заверяющего лица. Тогда HR-специалисту останется только вписать дату, поставить подпись и её расшифровку.
- Выписка вместо копии: Если документ имеет слишком много листов (например, у сотрудника большой стаж), можно запросить или оформить выписку из трудовой книжки, содержащую только нужную информацию.
- Для каких целей нужна копия: В зависимости от того, для чего требуется копия, иногда достаточно снять сканы только тех страниц, которые требуются (например, ьного и с момента трудоустройства у последнего работодателя). Однако для большинства государственных учреждений (например, соцзащита, банки) требуются копии всех заполненных страниц.
Заверение у нотариуса
Если вы presently не трудоустроены (находитесь в поиске работы или трудовая книжка хранится у вас на руках), заверить её может только нотариус.
Процедура выглядит так:
- Вы обращаетесь в нотариальную контору, предъявляя паспорт и саму трудовую книжку.
- Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы).
- Специалист проставляет на каждой странице печать, дату и заверяет документ своей подписью.
Правильное заверение трудовой книжки — это строгий процесс, не терпящий самодеятельности. Независимо от того, заверяете ли вы каждую страницу отдельно или сшиваете весь документ, наличие всех обязательных реквизитов (надпись «Верно», дата, подпись с расшифровкой, должность, место хранения оригинала и печать) строго обязательно. Подача заявления в отдел кадров — это первый шаг, а результатом должен стать юридически грамотный документ, который без проблем будет принят в любой инстанции в 2026 году и в дальнейшем.