Дата актуализации: г.
Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж работы‚ квалификацию и профессиональные достижения сотрудника. При её утрате‚ порче или утере в результате стирания записей необходимо оформить дубликат. Ниже представлена подробная инструкция‚ какие документы нужны‚ как правильно оформить заявление и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.
Когда требуется дубликат трудовой книжки
- Утрата (кража‚ потеря в общественном месте).
- Повреждение (разрыв‚ сильное изнашивание‚ заляпывание).
- Стирание записей (по ошибке или в результате стирания).
- Необходимость предоставить документ в новый орган (например‚ при переезде в другой регион).
Оформление дубликата производится по заявлению работника и только в случаях‚ предусмотренных Приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 302н (главы I‑IV Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Кому необходимо обращаться
- Текущий (последний) работодатель – в большинстве случаев дубликат выдаёт именно он. Если книжка была утеряна до начала работы в текущей организации‚ необходимо обратиться к предыдущему работодателю.
- Если прежний работодатель уже не существует (банкротство‚ реорганизация)‚ дубликат можно оформить в отделе кадров территориального органа Фонда социального страхования (ФСС) или в уполномоченном органе по труду по месту жительства.
Перечень обязательных документов
Список может немного различаться в зависимости от того‚ к какому работодателю вы обращаетесь‚ но в 2026 году нормативные требования включают следующие документы:
Основные документы
- Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец ниже). Формат: свободный текст‚ подписанный работником.
- Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия). При наличии загранпаспорта – копия.
- Копия утраченной (повреждённой) трудовой книжки‚ если она есть (например‚ сделана заранее).
- Документы‚ подтверждающие трудовую биографию за каждый период занятости:
- Трудовые договоры (или их копии).
- Приказы о приёме на работу и о переводе.
- Справки о стаже‚ выданные предыдущими работодателями.
- Сертификаты о повышении квалификации‚ дипломы об образовании (для заполнения разделов «образование‚ профессия‚ специальность»).
- Справка о наличии (отсутствии) судимостей – требуется в некоторых регионах‚ если работник ранее был осуждён за тяжкие преступления.
Дополнительные документы (по необходимости)
- Свидетельство о браке (если в книжке указаны сведения о семейном положении).
- Документы о наградах и поощрениях (при наличии записей в книжке о премиях‚ медалях).
- Квитанция об оплате государственной пошлины (в случае обращения в органы ФСС).
Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки
Ниже – типовой шаблон‚ который можно адаптировать под свои нужды. Формат заявления установлен в Гаранте (пример от октября 2025 г.)
Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки Я‚ ФИО полностью‚ паспорт: серия ___ № ________‚ выдан кем и когда‚ проживающий(ая) по адресу: полный адрес‚ прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утратой (повреждением). Приложения: Копия паспорта. Копия (если имеется) утраченной трудовой книжки. Трудовые договоры и приказы о приёме на работу за весь период трудовой деятельности. Справки о стаже (по запросу работодателя). Дипломы и сертификаты (для заполнения раздела «образование‚ профессия‚ специальность»). Иные документы‚ подтверждающие трудовую биографию (по требованию).
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки
Согласно КонсультантПлюс (пункт 5.3)‚ дубликат заполняется в соответствии с главами I‑IV Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Основные правила:
- Заполняются все разделы‚ как в оригинале: Сведения о работе‚ образовании‚ квалификации‚ наградах.
- В разделе «Сведения о работе» в графе 3 указывается общий стаж работы до поступления на данное предприятие‚ подтверждённый документами (трудовые договоры‚ справки).
- В графе 4 указывается наименование документа‑основания‚ на котором делается запись (например‚ «Трудовой договор № 123 от »).
- Все записи делаются чернилами‚ разборчивой печатной рукой‚ без исправлений.
- После заполнения дубликата работодатель ставит печать и подпись ответственного лица.
Сроки и стоимость оформления
- Сроки: По закону дубликат должен быть выдан в течение 10 рабочих дней со дня подачи полного пакета документов. Если требуется запрос документов у предыдущих работодателей‚ срок может быть продлён до 30 дней.
- Стоимость: В большинстве случаев выдача дубликата бесплатна (если оформляется в организации‑работодателе). При обращении в органы ФСС может взиматься государственная пошлина – около 300 руб. (точную сумму уточняйте в местном отделении).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить дубликат‚ если у меня нет копий трудовых договоров?
Да‚ но потребуется запросить справки о стаже у всех предыдущих работодателей. При отсутствии договоров в качестве подтверждения могут выступать выписки из пенсионного фонда (ПФР) или справки из ФСС.
Что делать‚ если прежний работодатель отказался выдавать справки?
В таком случае следует обратиться в Трудовую инспекцию или в Фонд социального страхования. По закону они обязаны предоставить информацию о стаже в течение 30 дней.
Нужно ли сдавать оригинал утраченной книжки?
Нет. При утере оригинал‚ естественно‚ недоступен. Если книжка лишь повреждена‚ её можно сдать вместе с заявлением‚ но оригинал будет возвращён после оформления дубликата.
Можно ли оформить дубликат онлайн?
В некоторых регионах (Москва‚ Санкт‑Петербург) предусмотрены электронные сервисы ФСС‚ где можно подать заявление в электронном виде и загрузить сканы документов. Однако окончательное подписание и печать дубликата всё равно производится в бумажном виде.
Как оформить дубликат‚ если я переехал в другой регион?
Обратитесь к новому работодателю. Если он не имеет доступа к вашим старым документам‚ вам придётся собрать их самостоятельно (трудовые договоры‚ справки) и предоставить в отдел кадров.
Помните: дубликат трудовой книжки – это официально признанный документ‚ который имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал. Поэтому важно предоставить только достоверные и проверенные сведения‚ а также сохранять копии всех документов‚ связанных с трудовой биографией.
Если у вас остались вопросы‚ рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или в Трудовую инспекцию по месту жительства.