Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, право на пенсию и другие социальные выплаты. При её утере, порче или утрате необходимо оформить дубликат (замену) трудовой книжки. Ниже представлена подробная инструкция, актуальная на 2026 год, а также готовые образцы документов, которые требуются для получения дубликата.

Правовая база

• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г. – регламентирует порядок выдачи, ведения и замены трудовых книжек. Согласно пункту 3, «трудовую книжку нельзя выдавать дважды», поэтому при утере оформляется дубликат.
• Постановление Правительства РФ № 69 от  г. «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» – определяет форму записей, шрифты и порядок внесения исправлений.
• Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) – гарантирует конфиденциальность предоставляемой информации.

Когда нужен дубликат?

Дубликат оформляется в следующих случаях:

1. Утеря (потеря) оригинала.
2. Повреждение (разрыв, заливка, утрата вкладыша).
3. Случай, когда оригинал находится в архиве бывшего работодателя, а работник не может его получить.

Кому и где обращаться

Пошаговая инструкция для работника

1. Соберите документы:
   • Паспорт (оригинал + копия).
   • Заявление о выдаче дубликата (образец ниже).
   • Справка от последнего работодателя о подтверждении трудового стажа (в случае, если оригинал полностью утерян).
   • Если есть копии записей (например, выписка из ПФР), приложите их.
2. Подайте заявление в отдел кадров текущего работодателя или в ПФР. При подаче через Госуслуги заявление заполняется онлайн.
3. Ожидайте решения. Работодатель проверяет предоставленные справки и, если всё в порядке, оформляет дубликат.
4. Получите дубликат. На титульном листе дубликата ставиться пометка «Дубликат». Далее документ заполняется точно так же, как оригинал.
5. Проверьте записи. Убедитесь, что все записи (приёмы, переводы, увольнения, совместительство и т.п.) внесены корректно.

Образцы документов

Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Заявление>
 <Дата></Дата>
 <Кому>[Наименование организации / ПФР]</Кому>
 <ОтКого>[Ф.И.О. работника]</ОтКого>
 <СерияНомерПаспорта>[серия, номер]</СерияНомерПаспорта>
 <Адрес>[почтовый адрес]</Адрес>
 <Текст>
 Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с её утерей.
 Прилагаю копию паспорта, справку с места работы и выписку из ПФР.
 </Текст>
 <Подпись>[подпись] <ДатаПодписи></ДатаПодписи>
</Заявление>
 

Справка от работодателя о предоставлении сведений для восстановления

ООО "Пример"
ИНН 7701234567
КПП 770101001

Справка
№ ___ от г.

Настоящая справка выдана [Ф.И.О. работника], паспорт: [серия, номер],
для предоставления сведений, необходимых для оформления дубликата трудовой книжки.

Сведения о трудовой деятельности:
Дата приема на работу: 
Должность: инженер‑технолог
Стаж работы в организации: 8 лет 2 месяца
Дата увольнения (если есть): — 

Подтверждаю, что указанные данные соответствуют архивным записям организации.

Генеральный директор ___________________ (Ф.И.О;)
М.П.
 

Запись в дубликате трудовой книжки (пример)

Как оформить титульный лист дубликата

Титульный лист дубликата почти идентичен оригиналу, за исключением пометки «Дубликат». Ниже – пошаговое заполнение.

1. В левом верхнем углу написать «Дубликат» большими буквами.
2. Указать Ф.И.О. работника, дату рождения, пол, серию и номер паспорта.
3. Записать ИНН, СНИЛС (при наличии).
4. Указать дату выдачи дубликата (текущая дата);
5. Подписать документ руководителем организации, выдавшего дубликат, и поставить печать.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить вторую оригинальную трудовую книжку? Нет. По закону выдаётся только один оригинал; при утере оформляется дубликат.
• Нужна ли мне справка из ПФР? Справка из ПФР (выписка о трудовом стаже) рекомендуется, если у вас нет копий записей из прежних работодателей.
• Можно ли оформить дубликат онлайн? Да. Через портал Госуслуги можно подать заявление, загрузить сканы документов и получить дубликат по почте.
• Сколько стоит оформление дубликата? По закону государственная плата не взимается. Возможны лишь административные расходы (почтовая отправка, копирование).
• Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат? Обратитесь в инспекцию по труду или в ПФР с жалобой. Работодатель обязан выполнить требование в течение 10 дней.

Переход к электронным трудовым книжкам

С 1 сентября 2021 г. в России началось постепенное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Если вы хотите избежать проблем с утерей бумажного документа, можете:

1. Подать заявление о переводе в электронный формат в отделе кадров.
2. Получить доступ к личному кабинету в системе ПФР и просматривать записи онлайн.
3. При необходимости распечатать выписку из ЭТК для предъявления в органы соцзащиты.

ЭТК не подлежит «утрате», однако при технических сбоях её восстановление осуществляется через ПФР без необходимости подачи дополнительных справок.

Оформление дубликата трудовой книжки – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. Главное помнить:

• Трудовую книжку нельзя выдавать дважды – вместо этого оформляется дубликат.
• Необходимо собрать пакет документов: заявление, паспорт, справки от работодателей, выписку из ПФР.
• Титульный лист дубликата помечается словом «Дубликат», а все записи вносятся в соответствии с инструкцией Минтруда.
• Для упрощения будущих процедур рекомендуется перейти на электронную трудовую книжку.

Соблюдая приведённую выше инструкцию и используя готовые образцы, вы сможете быстро восстановить трудовую книжку и сохранить свои трудовые права.