Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий стаж работы, опыт и право на пенсионные выплаты. При её утере, порче или повреждении необходимо оформить дубликат (копию). Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве и разъяснениях Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Кто может получить дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся:

• уволенному работнику – к последнему нанимателю (работодателю) в течение шести месяцев после увольнения;
• работнику, у которого организация ликвидирована – к новому нанимателю, независимо от срока, прошедшего с даты увольнения;
• текущему работнику – к своему непосредственному нанимателю.

Какие документы необходимы

Для подачи заявления о выдаче дубликата потребуется:

1. письменное заявление работника (образец можно получить в отделе кадров или скачать с сайта Минтруда);
2. документ, подтверждающий личность (паспорт или удостоверение личности);
3. справка о периоде работы, службы (выдаётся текущим или бывшим работодателем);
4. в случае ликвидации организации – документ, подтверждающий факт ликвидации (решение суда, выписка из ЕГР и т.п.).

Порядок действий при утере трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка заявления

В заявлении необходимо указать:

• ФИО работника;
• дату и место рождения;
• номер и серию паспорта;
• причину выдачи дубликата (утрата, порча, повреждение);
• данные о последнем месте работы (название организации, ИНН, период работы);
• подпись и дату подачи.

Шаг 2. Подача заявления нанимателю

Заявление передаётся отделу кадров текущего или последнего работодателя. Если организация ликвидирована, заявление подаётся новому нанимателю вместе с подтверждающими документами о ликвидации.

Шаг 3. Рассмотрение заявления

Наниматель обязан:

• проверить представленные сведения;
• подготовить дубликат трудовой книжки;
• заполнить его в соответствии с образцом, установленным Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (глава 9).

Шаг 4. Выдача дубликата

Срок выдачи дубликата не превышает 15 календарных дней со дня поступления заявления. Дубликат заполняет наниматель и заверяет его печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Шаг 5. Дополнительные листы (вкладыш)

Если в разделе «Сведения о работе» места для новых записей недостаточно, к трудовой книжке прилагается вкладыш, который является её неотъемлемой частью. Вкладыш оформляется тем же порядком, что и основной документ.

Особенности при ликвидации организации

При ликвидации работодателя дубликат выдаётся новым нанимателем независимо от того, сколько времени прошло с момента увольнения. Для этого необходимо предоставить:

• документ, подтверждающий ликвидацию организации (решение суда, выписка из ЕГР);
• справку о периоде работы, выданную ликвидационной комиссией или архивом;
• заявление работника.

Полезные советы

• Храните трудовую книжку в надёжном месте (например, в fireproof‑сейфе или у доверенного лица).
• Сделайте копию всех страниц книжки и храните её отдельно – это ускорит процесс восстановления при утере.
• При смене места работы своевременно проверяйте, чтобы все записи были внесены корректно и без пробелов.
• Если у вас возникли сомнения в правильности оформления дубликата, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в территориальное управление Министерства труда и социальной защиты.

Восстановление трудовой книжки в Беларуси – регламентированная процедура, которая не требует сложных бюрократических преград, если соблюдать установленный порядок. Главное – своевременно подать заявление, предоставить необходимые документы и дождаться выдачи дубликата в установленные 15 дней. Сохраняя документ в надёжном месте и делая его копии, вы minimise риски потери важной информации о своём трудовом стаже;