Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. В Республике Казахстан (РК) действуют строгие правила ее ведения и хранения. Поскольку оригинал трудовой книжки должен постоянно находиться у работодателя, у сотрудников регулярно возникает необходимость в получении ее копии. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить, заверить и использовать копию трудовой книжки в РК.
Зачем нужна копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки может потребоваться в самых различных жизненных ситуациях. Среди наиболее частых причин:
- Оформление кредита или ипотеки: банки запрашивают копию для подтверждения трудоустройства и стажа клиента.
- Получение визы: консульства многих стран требуют подтверждение стабильного дохода и работы.
- Устройство на работу по совместительству: для подтверждения квалификации и текущего места работы.
- Оформление социальных пособий или субсидий: для предоставления в государственные органы.
- Назначение пенсии: для подсчета общего трудового стажа.
Обязанность работодателя
Согласно трудовому законодательству Республики Казахстан, одна из главных обязанностей работодателя — предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки. Это правило действует независимо от того, ведется ли она в бумажном или электронном виде. Работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче копии, равно как и требовать за это какую-либо плату.
Как правильно запросить копию?
Для получения копии работнику необходимо написать заявление на имя руководителя организации или в отдел кадров. В заявлении следует указать:
- ФИО и должность заявителя.
- Цель, для которой требуется копия (хотя по закону работодатель обязан выдать ее и без указания причины, указание цели ускоряет процесс).
- Количество требуемых экземпляров.
- Дату и подпись сотрудника.
Срок предоставления копии по закону составляет не более 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
Правила заверения копии трудовой книжки
Просто откопировать страницы документа недостаточно. Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена надлежащим образом. Нарушение правил заверения может привести к тому, что банк или госорган откажут в приеме документа.
Пошаговый процесс заверения
- Снятие копий: копируются все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с титульного листа и заканчивая последней записью об увольнении или переводе.
- Простановка надписи: на каждой странице или в конце многостраничной копии ставится надпись «Копия верна».
- Заверение подписью: документ подписывает руководитель организации, главный бухгалтер или специалист отдела кадров (лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек).
- Печать: обязательно проставляется печать организации или печать отдела кадров.
- Указание даты: рядом с подписью и печатью должна быть четко указана дата заверения.
Особенности для кредитных организаций
Если копия трудовой книжки предоставляется в банк для получения кредита, важно помнить одно правило: копия должна быть актуальной. Как правило, банки требуют, чтобы с момента заверения копии прошло не более 1 месяца. В некоторых случаях банки требуют, чтобы на последней странице копии стояла дополнительная пометка: «Работает по настоящее время», заверенная подписью и печатью работодателя.
Электронная трудовая книжка в РК
В Республике Казахстан активно внедряется система электронных трудовых книжек. Информация о стаже и местах работы теперь хранится в Государственной базе данных (ГБД ФЛ). Несмотря на это, обязанность работодателя выдавать копию сохраняется. Если сотруднику нужна выписка из электронной трудовой книжки, он может:
- Получить ее через портал Электронного правительства (egov.kz) или мобильное приложение eGov mobile.
- Запросить у работодателя выписку, заверенную его ЭЦП (электронной цифровой подписью).
Электронные выписки с ЭЦП имеют ту же юридическую силу, что и бумажные копии, заверенные синей печатью.
Что делать, если работодатель отказывает?
Если работодатель безосновательно отказывает в выдаче копии трудовой книжки или затягивает сроки, сотрудник имеет право защитить свои интересы:
- Переговоры: зачастую напоминание о статье Трудового кодекса РК решает проблему.
- Жалоба в инспекцию труда: подача заявления в местный орган инспекции труда. По факту нарушения работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
- Обращение в суд: в случае, если из-за задержки копии сотрудник понес убытки (например, сорвалась сделка по ипотеке), он может потребовать возмещения ущерба через суд.
Получение копии трудовой книжки в Республике Казахстан — это законное право каждого работника. Процесс оформления не занимает много времени, а для работодателя выдача заверенной копии является прямой обязанностью. Главное — правильно составить заявление, убедиться, что копия заверена в соответствии со всеми требованиями, и не забывать о сроках актуальности документа при подаче в различные инстанции.