Запись о награждении работника в трудовой книжке имеет юридическую силу только при условии её правильного оформления и заверения. Ниже рассмотрен порядок внесения, проверки и заверения таких записей, а также рекомендации по исправлению возможных ошибок.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие ведение трудовой книжки, содержатся в:

• Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ);
• Инструкции по заполнению трудовой книжки (раздел IV – «Сведения о награждении»);
• Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 66.1 – о документальном подтверждении трудовой деятельности).

Что должно быть указано в записи о награждении

В разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки заполняются следующие графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация сквозная по всему разделу);
2. Графа 2 – дата награждения (день, месяц, год);
3. Графа 3 – полное наименование организации, выдавшей награду (при наличии – сокращённое);
4. Графа 4 – наименование награды, её номер и дата выдачи документа (приказ, распоряжение, грамота и т.п.);
5. Графа 5 – подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.

Когда требуется заверение записи

Заверение необходимо в следующих случаях:

• При первоначальном внесении записи о награждении (не позднее недели с момента издания приказа);
• При увольнении работника – все записи, сделанные текущим работодателем, должны быть заверены подписью и печатью;
• При исправлении ранее внесённой неверной или незаверенной записи (например, если запись сделана прежним работодателем без подписи/печати).

Как правильно заверить запись о награждении

Пошаговая инструкция для кадровика:

1. Получить от работника копию документа, подтверждающего факт награждения (приказ, грамота, certificate и т.д.).
2. Сверьте данные копии с информацией, уже внесённой в трудовую книжку (если запись уже есть).
3. Если запись отсутствует – заполните все графы согласно пункту 2.
4. Если запись присутствует, но не заверена – поставьте в графе 5 подпись ответственного лица и отпечатайте печать организации.
5. При необходимости укажите в графе 4 номер и дату документа, которым подтверждается награда.
6. Сделайте отметку о дате внесения/заверения записи (можно внизу страницы или в отдельном журнале).

Что делать, если запись о награждении сделана прежним работодателем без заверения

В данном случае действуйте следующим образом:

• Обратитесь к бывшему работодателю с запросом о предоставлении заверенной копии документа, подтверждающего награждение, либо о заверении уже внесённой записи (подпись + печать).
• Получив заверенный документ, внесите его реквизиты в графе 4 и заверьте запись своей подписью и печатью текущей организации.
• Если бывший работодатель отказался или ликвидирован, можно оформить запись на основании представленного работником документа, заверенного нотариусом, и сделать соответствующую пометку в графе 4 («Документ заверен нотариусом»).

Особенности заверения при увольнении

Согласно п.10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при увольнении работника все записи, сделанные текущим работодателем, включая сведения о награждении, должны быть:

• Внесены не позднее недели с момента издания соответствующего приказа;
• Точно соответствовать тексту приказа (распоряжения);
• Заверены подписью ответственного лица и печатью организации.

Если при увольнении обнаружены незаверенные записи о награждении, кадровик обязан их завершить перед выдачей трудовой книжки работнику.

Пример оформления записи о награждении

Графа 1: 3

Графа 2: 
Графа 3: ООО «СтройИнвест» (СтройИнвест)
Графа 4: Почётная грамота № 45/2025 за высокие показатели в области охраны труда, выдана 
Графа 5: ___________________ (подпись) Печать организации

Примечание: вместо тега pre можно использовать обычный абзац с переносами строк (br) – главное, чтобы информация была чётко структурирована.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять запись о награждении, если работник уволен по собственному желанию?

Да. Заверение требуется независимо от основания увольнения.

Можно ли использовать электронную подпись для заверения записи?

На сегодняшний день законодательство требует собственноручной подписи и печати организации на бумажном носителе трудовой книжки.

Что делать, если в трудовой книжке нет места для новой записи о награждении?

Оформить вкладыш (дополнительный лист) в раздел «Сведения о награждении», завершить его подписью и печатью, а затем аккуратно пришить к основной книжке.

Правильное заверение записи о награждении в трудовой книжке – важное условие её юридической значимости и гарантия прав работника на получение социальных льгот и пенсии. Следуя изложенным выше рекомендациям, кадровик сможет избежать ошибок, оперативно исправить недочёты прежних специалистов и обеспечить полное соответствие трудовой книжки действующему законодательству.