В 2026 году процесс оформления сотрудников окончательно закрепился в цифровом формате, однако вопросы взаимодействия с бумажными трудовыми книжками при переходе на электронные остаются актуальными. Работодателю критически важно понимать, как правильно зафиксировать выбор работника в пользу электронной трудовой книжки (ЭТК) и какие записи необходимо внести в бумажный документ перед его выдачей на руки.
Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормах трудового права и правилах ведения отчетности в Социальный фонд России (СФР).
Как определить статус трудовой книжки кандидата
При приеме на работу в 2026 году общий порядок действий не изменился: вы оформляете трудовой договор, издаете приказ и знакомите сотрудника с локальными актами. Однако набор документов зависит от формата ведения трудовой:
- Если у сотрудника бумажная трудовая: Он предоставляет паспорт, СНИЛС и саму трудовую книжку. Работодатель продолжает вести ее по прежним правилам.
- Если сотрудник перешел на ЭТК: Вместо бумажной книжки он предоставляет выписку СТД-Р (выданную предыдущим работодателем) или СТД-СФР (из СФР или через Госуслуги).
Важно: Если кандидат утверждает, что перешел на электронную книжку, но не может предоставить выписку, работодатель вправе запросить сведения через сервисы СФР или попросить сотрудника получить выписку самостоятельно.
Алгоритм действий при отказе от бумажной трудовой книжки
Ситуация, требующая особой внимательности, возникает, когда к вам приходит сотрудник с бумажной трудовой книжкой, но он хочет перейти на электронный формат. Согласно законодательству, работник имеет право подать заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (фактически — о переходе на ЭТК).
Порядок действий работодателя в этом случае строго регламентирован:
- Получение заявления. Сотрудник пишет письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Внесение записи в бумажную трудовую. Это самый важный этап. В бумажную трудовую книжку необходимо внести запись о подаче работником заявления.
Примерная формулировка: «Запись о приеме на работу (или иная последняя запись). Сотрудник Иванов И.И. подал письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (переход на электронную трудовую книжку)». - Выдача трудовой на руки. После внесения записи бумажная трудовая книжка выдаеться работнику на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение.
- Отчетность в СФР. Не позднее следующего рабочего дня после подачи заявления работником, работодатель обязан подать в Социальный фонд России (СФР) отчетность, указав факт отказа сотрудника от бумажной трудовой и дату подачи заявления.
Особенности приема на работу в 2026 году
С 1 января 2026 года запись в электронную трудовую книжку появляется автоматически в момент подтверждения приема на работу через сервисы интеграции с Госуслугами и СФР, но только после успешной проверки всех загруженных документов.
Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК (например, он из числа тех, кто сохранил право на бумажный формат или просто не изъявил желания переходить):
- Вы вносите обычную запись о приеме на работу в его бумажную трудовую.
- Ведете и храните книжку в организации.
- Отражаете сведения о трудовой книжке в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Частые вопросы и нюансы
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую до перехода на ЭТК?
Если работник хочет перейти на ЭТК, но бумажная книжка у него утеряна, он подает заявление работодателю. В этом случае запись в бумажную книжку не вносится (так как ее нет), но работодатель обязан подать отчетность в СФР о переходе сотрудника на электронный формат. Восстановлением стажа до момента приема занимается сам работник через архивы или суд, в ЭТК вносятся только данные с момента трудоустройства к текущему работодателю (если предыдущие данные не были ранее оцифрованы).
Где сотрудник может посмотреть свою ЭТК?
После того как вы передадите данные в СФР, сотрудник сможет увидеть запись о приеме на работу:
- В личном кабинете на портале Госуслуги.
- В мобильном приложении СФР.
- Запросив бумажную выписку у работодателя (форма СТД-Р) или в МФЦ.
Резюме для кадровика
Главное правило 2026 года: нет заявления от работника, ведем бумажную книжку по старым правилам; есть заявление о переходе на ЭТК — вносим запись в бумажную, отдаем ее работнику и срочно отправляем отчет в СФР.
Не забывайте, что оперативность передачи данных (не позднее следующего рабочего дня) критически важна для корректного формирования пенсионных прав гражданина и отображения стажа в его личном кабинете.