С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в базе Социального фонда России (СФР). С 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого все трудовые отношения будут оформляться исключительно в электронном виде. Ниже подробно рассмотрим, как правильно оформить приём на работу, если у сотрудника уже ведётся ЭТК.

Что такое электронная трудовая книжка?

• Это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые формируются и хранятся в электронной базе СФР.
• Доступ к данным возможен через личный кабинет на портале Госуслуг или специализированные мобильные приложения.
• При необходимости можно получить бумажную выписку из ЭТК.
• ЭТК не меняет общий порядок приёма на работу: всё равно оформляются трудовой договор, приказ о приёме и ознакомление с локальными актами.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Как оформить приём на работу, если у сотрудника электронная трудовая книжка?

1. Оформление стандартных кадровых документов – трудовой договор, приказ о приёме, ознакомление с внутренними регламентами.
2. Получение от работника формы СТД‑Р (утв. Приказом Минтруда России от № 713н). Эта форма содержит сведения о трудовой деятельности, которые работник предоставляет вместо традиционной бумажной трудовой книжки.
3. Внесение записи в электронную трудовую книжку:
   • Работодатель загружает форму СТД‑Р в личный кабинет на портале Госуслуг (или через интегрированную кадровую систему).
   • После успешной проверки всех загруженных документов СФР формирует запись о приёме на работу в ЭТК.
   • Запись появляется в момент подтверждения приёма через сервис Госуслуг.
4. Учёт движения трудовых книжек – несмотря на электронный формат, работодатель обязан отразить сведения о приёме в внутреннем журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей (если у сотрудника одновременно ведётся бумажная книжка).
5. Информирование сотрудника – выдайте работнику выписку из ЭТК (можно распечатать из личного кабинета) и объясните, как он сам может контролировать свои данные через Госуслуги.

Особенности ведения электронной трудовой книжки после приёма

• Все последующие кадровые события (переводы, повышения, отпуска, увольнения) фиксируются в ЭТК аналогичным образом – через загрузку соответствующих форм (СТД‑ПР, СТД‑УВ и т.д.) в личный кабинет работодателя.
• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и не подал заявление об отказе от неё, допускается ведение обеих версий параллельно. В этом случае важно синхронно фиксировать изменения в обоих документах.
• С 1 января 2026 года переходный период заканчивается, и все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде. После этой даты требование предъявлять бумажную трудовую книжку при приёме на работу будет считатся неправомерным.

Практический пример: пошаговая инструкция для HR‑специалиста

1. Принять решение о приёме кандидата и подготовить трудовой договор.
2. Попросить кандидата предоставить форму СТД‑Р (можно запросить через личный кабинет Госуслуг или попросить заполнить шаблон, предоставленный работодателем).
3. Проверить completeness и корректность данных в форме СТД‑Р.
4. Загрузить форму в раздел «Электронная трудовая книжка» личного кабинета работодателя на портале Госуслуг.
5. Дождаться подтверждения от СРФ (обычно в течение нескольких минут‑часов). После подтверждения запись о приёме появится в ЭТК сотрудника.
6. Сделать запись в внутренний журнал учёта движения трудовых книжек (если требуется).
7. Выдать сотруднику выписку из ЭТК (опционально) и ознакомить с порядком доступа к своим данным.
8. Архивировать электронную копию формы СТД‑Р и подтверждение от СФР в кадровом деле сотрудника.

Электронная трудовая книжка упрощает процесс учёта трудовой деятельности, снижает риски потери данных и ускоряет взаимодействие между работодателем, сотрудником и Социальным фондом России. При приёме на работу достаточно:

• оформить стандартные кадровые документы;
• получить форму СТД‑Р от работника;
• загрузить её в личный кабинет Госуслуг для формирования записи в ЭТК;
• обеспечить синхронное ведение внутреннего учёта (при необходимости).

С учётом завершения переходного периода в 2026 году рекомендуется уже сейчас перевести все кадровые процессы в электронный формат, обновить внутренние инструкции и обучить сотрудников работе с личным кабинетом Госуслуг. Это позволит избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений в вашей организации.