Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В ней предусмотрено несколько разделов (например, «Сведения о работе», «Сведения о воинской службе» и др.). При длительной трудовой деятельности может возникнуть ситуация, когда все листы одного из разделов уже заполнены. Что делать в таком случае? Как правильно оформить продолжение записей, какие документы нужны и какие требования предъявляются к работодателю?
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62‑64).
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённое постановлением Правления Пенсионного фонда России от № 11‑1.
- Пункт 5 указанного Положения, который обязывает сканировать все заполненные страницы трудовой книжки, включая записи после .
- Пункт 38 Правил ведения трудовых книжек (утверждённые приказом Минтруда РФ), где прописан порядок вшивания вкладыша, если в одном из разделов закончились страницы.
Когда возникает необходимость в вкладыше?
Вкладыш (или вкладыш‑дополнение) – отдельный лист (или несколько листов), который вшивается в трудовую книжку и считается её неотъемлемой частью. Вкладыш требуется в следующих случаях:
- Все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены.
- Заполнены все листы раздела «Сведения о воинской службе» (реже).
- Заполнены листы любого другого раздела, предусмотренного формой трудовой книжки (например, «Сведения о профессиональном обучении»).
Важно: если хотя бы одна страница раздела свободна, вкладыш не нужен – запись делается в оставшееся место.
Что такое «вкладыш» и как он выглядит?
Вкладыш – это лист формата А5 (или иной, указанный в образце трудовой книжки), на котором напечатаны те же колонки, что и в оригинальном разделе. На вкладыше сохраняется сквозная нумерация страниц, чтобы не возникало «пробелов» в трудовой истории.
Виды вкладышей
- Один лист – если заполнена только последняя страница раздела.
- Несколько листов – если в разделе было более 10 записей и требуется более одного листа.
- Вкладыш‑вкладыш – редкая ситуация, когда даже вкладыш заполняется полностью; тогда вшивается второй вкладыш.
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1. Подтвердить факт заполнения всех страниц
Проверьте, что действительно все листы раздела заполнены. Обратите внимание на:
- Отсутствие пустых строк в колонках.
- Корректность дат и подписей.
Шаг 2. Заказать или подготовить вкладыш
Вкладыш может быть:
- Приобретён у официального поставщика (обычно в офисных магазинах, где продаются бланки трудовых книжек).
- Сформирован в отделе кадров по образцу, согласованному с ПФР (важно, чтобы шрифты, поля и нумерация соответствовали оригиналу).
Шаг 3. Оформить приказ о вшивании вкладыша
Приказ должен содержать:
- Номер и дату приказа.
- ФИО работника.
- Основание (заполнение всех страниц раздела «Сведения о работе»).
- Указание на количество и тип вкладыша.
- Подпись руководителя и печать организации.
Шаг 4. Вшивание вкладыша
Только уполномоченный сотрудник (например, специалист отдела кадров) имеет право вшивать вкладыш. Процедура:
- Откройте трудовую книжку в середине заполненного раздела.
- Вставьте вкладыш так, чтобы его первая страница шла сразу после последней заполненной страницы оригинального раздела.
- Закрепите вкладыш швейными стежками или специальным клеевым соединением (по методике, указанной в Положении).
- Проверьте, что нумерация страниц сквозная (например, если оригинальный раздел заканчивается на странице 10, первая страница вкладыша должна быть 11).
Шаг 5. Сделать запись в вкладыше
Запись в вкладыше делается точно так же, как в основной части:
- Дата начала и окончания работы.
- Наименование организации, её ИНН, ОКПО.
- Должность, разряд, тарифная ставка.
- Номер и дата приказа, на основании которого делается запись.
- Подпись работодателя (отпечаток печати).
Шаг 6. Сканирование и передача в ПФР
Согласно пункту 5 Положения от , необходимо сканировать все заполненные страницы (включая вкладыш) и загрузить их в электронный реестр застрахованных лиц. Это делается через:
- Личный кабинет организации в системе Электронная трудовая книжка (ЭТК).
- Службу поддержки ПФР, если у организации нет доступа к ЭТК.
Права и обязанности работника
- Работник имеет право требовать от работодателя своевременного вшивания вкладыша и корректного оформления записи.
- Если работник обнаружил ошибку в записи (например, неверную дату или должность), он может подать заявление в отдел кадров с требованием исправления.
- В случае отказа работодателя в оформлении вкладыша работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли просто продолжать запись на следующем листе без вкладыша?
Нет. По законодательству запись должна вестись в пределах официальных страниц раздела. Если все страницы заполнены, продолжать запись без вкладыша запрещено.
Вопрос 2: Сколько листов может быть во вкладыше?
Вкладыш может содержать от одного до нескольких листов, но каждый лист должен иметь свою сквозную нумерацию. При необходимости может быть вшит второй вкладыш (вкладыш‑вкладыш).
Вопрос 3: Что делать, если вкладыш уже заполнен, а работник продолжает работать?
Требуется вшивание следующего вкладыша. Процедура повторяется: издание нового приказа, вшивание, запись и сканирование.
Вопрос 4: Нужно ли подписывать запись в вкладыше дважды (рабочий и работодатель)?
Запись в трудовой книжке подписывается только работодателем (отпечаток печати). Работник ставит подпись только в случае исправления записи, признанной недействительной.
Вопрос 5: Как оформить вкладыш, если трудовая книжка находится в электронном виде?
Электронные трудовые книжки (ЭТК) не используют физические вкладыши. Вместо этого в системе создаётся новый «раздел» с автоматической сквозной нумерацией. Однако при печати (например, для предоставления в суд) необходимо приложить скан всех записей, включая «вкладыш‑строку» в электронном виде;
Типичные ошибки и как их избежать
- Пропуск нумерации. Всегда проверяйте, что номер первой страницы вкладыша следует за номером последней страницы оригинального раздела.
- Отсутствие приказа. Запись без официального приказа считается недействительной.
- Неправильный шрифт/размер. Вкладыш должен полностью соответствовать образцу трудовой книжки (обычно шрифт Times New Roman, кегль 12).
- Не сканировать вкладыш. При отсутствии скана запись может быть оспорена в ПФР.
- Отсутствие подписи работодателя. Без подписи запись считаеться незавершённой.
Заполнение всех страниц одного из разделов трудовой книжки – обычная ситуация для работников с длительным стажем. Законодательство чётко регламентирует порядок продолжения записей: необходимо вшить вкладыш, оформить соответствующий приказ, выполнить запись в соответствии с образцом и загрузить сканы в реестр ПФР. Соблюдение этих требований защищает интересы как работодателя, так и работника, гарантируя корректность трудовой истории и правильность расчётов по пенсии.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и рекомендаций ПФР (постановление от № 11‑1) и актуальна на 22 мая 2026 года.