Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Иногда в ней возникают пропущенные записи (например‚ не внесён перевод на другую должность‚ не оформлено повышение или не зафиксировано принятие на работу). В данной статье рассмотрим‚ как правильно оформить такую запись в 2026 году‚ какие нормативные акты следует учитывать и приведём готовый образец исправления.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек).
Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и вкладышей к ним» (далее – Правила 320н).
ФЗ‑№ 27‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» – регулирует вопросы учёта трудовой деятельности.
Письма и разъяснения Минтруда‚ Роструда и КонсультантПлюс (практическая позиция‚ поскольку прямого регулирования пропущенных записей нет).

Согласно пункту 2.1 Правил 320н‚ запись в трудовой книжке делается хронологически и подряд. Если запись пропущена‚ её следует внести после последней существующей записи‚ ссылаясь на документ‑основание (приказ‚ распоряжение‚ справку и т.д.). При этом ранее внесённые записи не признаются недействительными.

Когда возникает пропущенная запись

При переводе на другую должность (внутри организации или в другое структурное подразделение).
При приёме на работу‚ если отдел кадров забыл внести первую запись.
При изменении условий труда (изменение оклада‚ графика работы) – если это требует записи в трудовую книжку.
При увольнении‚ если запись об увольнении не была сделана вовремя.

Важно: пропущенная запись не является ошибкой‚ требующей исправления уже существующей строки; она просто добавляется в нужном месте хронологии.

Общий порядок внесения пропущенной записи

Подготовьте документ‑основание – приказ о переводе‚ распоряжение о приёме‚ справку из архива и т.п.
Определите последнюю существующую запись в трудовой книжке (обычно это запись об увольнении с предыдущего места работы или последняя запись о переводе).
В разделе «Сведения о работе» поставьте следующий порядковый номер (если последняя запись имеет номер N‚ то новая получит номер N+1).
Укажите дату внесения записи – текущую дату (число‚ месяц‚ год).
В графе 3 (наименование организации) напишите полное название работодателя‚ в котором произошло событие.
В графе 4 (должность‚ род работы‚ профессия) отразите суть события (например‚ «Переведён на должность ведущего специалиста отдела продаж»).
В графе 5 (дата события) укажите фактическую дату‚ с которой начало действовать изменение (дата перевода‚ дата приёма и т.д.).
В графе 6 (основание) запишите реквизиты документа‑основания: номер и дата приказа‚ название органа‚ выдавшего документ.
Подпись ответственного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печать организации.

Если трудовая книжка ведётся в электронном виде (ЭТК)‚ порядок аналогичен: вносится новая запись с теми же реквизитами‚ после чего документ подписывается электронной подписью уполномоченного лица.

Образец записи о пропущенном переводе

Ниже представлен типовой пример‚ как оформить пропущенную запись о переводе сотрудника с одной должности на другую. Заполняется в бумажной трудовой книжке.

Пояснения к образцу:

Порядковый номер 5 – предполагается‚ что предыдущая запись имела номер 4.
Дата внесения – текущая дата .
Дата события – фактическая дата перевода .
Основание – реквизиты приказа‚ который служит подтверждением перевода.

Особенности оформления при разных ситуациях

Пропущенная запись при приёме на работу

Если первая запись о приёме отсутствует‚ порядок такой же: ставят следующий номер после последней записи (если книжка пустая – начинают с номера 1)‚ указывают дату приёма‚ наименование организации‚ должность и основание – трудовой договор или приказ о приёме.

Пропущенная запись при увольнении

Если запись об увольнении не сделана‚ её вносят после последней записи о работе. В графе 4 пишут «Уволен по собственному желанию» (или иное основание)‚ в графе 5 – дату увольнения‚ в графе 6 – приказ об увольнении.

Пропущенная запись о награждении или присвоении классного чина

Такие сведения вносятся в раздел «Сведения о награждениях». Порядок аналогичен: следующий номер‚ дата внесения‚ наименование награды‚ дата награждения‚ основание (приказ о награждении).

Что делать‚ если после пропущенной записи уже сделана последующая запись

Согласно пункту 2;2 Правил 320н‚ ранее внесённые записи не признаются недействительными. Поэтому:

Вносим пропущенную запись после последней существующей записи (то есть в конец трудовой книжки).
В графе 5 (дата события) указываем реальную дату события (может быть раньше даты последующей записи).
Если необходимо показать хронологичность для внешних органов (ПФР‚ соцзащита)‚ можно приложить пояснительную записку‚ в которой укажем‚ что запись внесена позже‚ но относится к более раннему периоду.

Пример пояснительной записки:

«В трудовой книжке сотрудника Иванова И.И. пропущена запись о переводе с на должность ведущего инженера отдела Р&D. Запись внесена после последней существующей записи (№ 4) в соответствии с пунктом 2.2 Правил ведения трудовых книжек № 320н».

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В ЭТК порядок внесения пропущенной записи не отличается от бумажного варианта:

Открыть карточку сотрудника в системе ЭТК.
Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись».
Заполнить поля: дата события‚ организация‚ должность‚ основание (номер и дата приказа).
Система автоматически присвоит следующий порядковый номер и сохранит запись с текущей датой внесения.
Подписать запись квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров).

После подписи запись становится неотъемлемой частью трудовой истории сотрудника и доступна для просмотра в личном кабинете на портале «Госуслуги» и в ПФР.

Как оформить пропущенную запись в трудовой книжке