При приёме на работу каждый новый сотрудник сталкивается с вопросом: обязательно ли оформлять трудовую книжку при заключении трудового договора? Ответ на этот вопрос неоднозначен, он зависит от нескольких факторов: типа работника, его трудового стажа, формы трудовой книжки (бумажной или электронной) и даты начала трудовых отношений. Ниже мы подробно разберём все аспекты этого вопроса с учётом действующего законодательства РФ на 2026 год.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка, это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность работника, его стаж, должности, награды и причины увольнения. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Она используется для:

• Подтверждения общего и специального стажа для назначения пенсии;
• Оформления льгот, компенсаций и пособий;
• Предоставления информации о предыдущем месте работы при трудоустройстве;
• Подтверждения профессионального опыта при поступлении на государственную службу или в органы МВД, ФСБ и т.д.

Да, оформление трудовой книжки при заключении трудового договора является обязательным, если работник впервые устраивается на работу или у него ещё нет трудовой книжки.

Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работодатель обязан:

1. Запросить у работника трудовую книжку (если она есть);
2. Если трудовая книжка отсутствует, оформить её в течение пяти рабочих дней со дня фактического допущения к работе;
3. Завести электронную трудовую книжку, если работник не подал заявление о сохранении бумажной версии.

Важно! Работодатель не вправе отказать в трудоустройстве только потому, что у соискателя нет трудовой книжки. В этом случае он обязан самостоятельно оформить её.

Электронная трудовая книжка: что изменилось с 2021 года?

С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что:

• Все новые работники, устраивающиеся на работу с 2021 года и позже, автоматически получают электронную трудовую книжку, если не подадут письменное заявление о сохранении бумажной;
• Работодатель обязан внести сведения о приёме на работу в Единую информационную систему (ЕИС) в течение одного рабочего дня после заключения трудового договора;
• Бумажная трудовая книжка остаётся действующей для тех, кто уже имел её до 2021 года и подал заявление на её сохранение.

Пример: Гражданин Иванов устраивается на работу в марте 2026 года. У него нет бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан:

1. Зарегистрировать его в ЕИС как нового работника;
2. Создать для него электронную трудовую книжку;
3. Уведомить его о создании ЭТК и предоставить доступ к личному кабинету на сайте Пенсионного фонда РФ.

Что делать, если у работника нет трудовой книжки?

Если работник впервые устраивается на работу (например, выпускник вуза, молодой специалист, иностранец без стажа в РФ), то:

• Работодатель обязан оформить трудовую книжку — бумажную или электронную, в течение 5 рабочих дней;
• Для бумажной книжки требуется заполнить титульный лист (Форма Т-2), внести данные о работнике, дату приёма и подпись ответственного лица;
• Для электронной — работодатель вносит данные в ЕИС через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.

Важно! Отказ от оформления трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридических лиц).

Особые случаи: иностранные граждане и лица без гражданства

Для иностранных граждан, в т.ч. граждан стран СНГ (например, Узбекистана, Казахстана, Украины), правила аналогичны:

• Если у иностранца нет трудовой книжки — её обязаны оформить работодатели в РФ;
• Если у него есть трудовая книжка, выданная в другой стране, она не подлежит внесению в российскую систему, но может быть использована для подтверждения стажа при оформлении пенсии;
• Для иностранных граждан, работающих по патенту или разрешению на работу, трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется в обязательном порядке, если они заключают трудовой договор, а не гражданско-правовой.

Что делать, если работник уже имеет трудовую книжку?

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, то:

• Работодатель запрашивает её при приёме на работу;
• Вносит запись о приёме на работу в раздел «Работа по месту основной работы»;
• После внесения записи трудовая книжка возвращается работнику под роспись;
• Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку — бумажная книжка остаётся у него, но новые записи вносятся только в ЭТК.

Какие документы нужны при оформлении трудовой книжки?

Для оформления трудовой книжки (бумажной или электронной) работодатель должен получить от работника:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовую книжку (если есть);
• СНИЛС;
• Документ об образовании (по желанию, не обязателен для оформления книжки, но может потребоваться для ведения кадрового учёта);
• Заявление о выборе формы трудовой книжки (если работник хочет сохранить бумажную).

Последствия неоформления трудовой книжки

Если работодатель не оформил трудовую книжку при заключении трудового договора, это нарушение:

• Статьи 65 ТК РФ — обязанность оформить трудовую книжку;
• Статьи 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства;
• Штрафы: от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

Кроме того, работник может не получить полный трудовой стаж, что повлияет на размер будущей пенсии, это может стать основанием для судебного иска.

Да, оформление трудовой книжки при заключении трудового договора обязательно — это не просто формальность, а юридическая обязанность работодателя.

Независимо от того, работаете ли вы с новичком, выпускником, иностранцем или опытным специалистом — вы обязаны:

1. Запросить трудовую книжку (если она есть);
2. Если её нет — оформить бумажную или электронную в течение 5 рабочих дней;
3. Внести сведения о приёме в ЕИС (для ЭТК) или в бумажную книжку;
4. Уведомить работника о выбранной форме и предоставить доступ к данным.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага. Это история профессиональной жизни человека. И ваша задача как работодателя — сохранить её правильно, вовремя и в соответствии с законом.

Рекомендация для кадровиков:

Создайте чек-лист при приёме на работу:

• ✅ Паспорт — есть?
• ✅ СНИЛС — есть?
• ✅ Трудовая книжка, есть? (если нет — оформить)
• ✅ Заявление о выборе ЭТК — подано?
• ✅ Запись в трудовой книжке/ЕИС — внесена?
• ✅ Подпись работника о получении книжки — получена?

Соблюдение этих шагов защитит вас от штрафов, споров и проблем с Пенсионным фондом — и обеспечит работнику его законные права на трудовой стаж и пенсию.