С увеличением числа граждан Украины, устраивающихся на работу в России, у работодателей и самих сотрудников возникает множество вопросов, связанных с документальным оформлением трудового стажа. Как учитывать украинский стаж? Какую трудовую книжку оформлять? Что делать с новыми электронными реестрами Украины? В этой статье мы подробно разберем, как правильно завести трудовую книжку гражданам Украины, и какие нормативные нюансы при этом важно учитывать.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Она подтверждает факт работы человека в конкретной организации, его должность, периоды работы, а также основания увольнения. Для граждан Украины, планирующих строить карьеру или оформлять пенсию в РФ, корректное ведение этого документа имеет критическое значение.

Важное правовое основание: Трудовой стаж, включая стаж, исчисляемый в льготном порядке, и стаж работы по специальности, приобретенный в связи с трудовой деятельностью на территории Украины, полностью признается на территории Российской Федерации.

Основы оформления трудовой книги: с чего начать?

Если гражданин Украины впервые устраивается на работу в России, процедура оформления трудовой книжки для него мало чем отличается от стандартной. Однако есть ряд важных аспектов, зависящих от того, какой документ предъявляет сотрудник.

Какие трудовые книжки принимаются в российских организациях?

Работодатель может принять от гражданина Украины:

• Бумажную трудовую книжку украинского образца. В этом случае российский работодатель не вносит записи в украинскую трудовую книжку.
• Сведения о трудовой деятельности из реестра Пенсионного фонда Украины (ПФУ). С 2021 года при трудоустройстве кандидаты могут подавать выписки из электронного реестра Украины в качестве подтверждения своего предыдущего стажа;

Если у сотрудника есть только украинская трудовая книжка (бумажная или электронная выписка), работодатель обязан завести ему новый документ — трудовую книжку установленного в РФ образца.

Пошаговая аннотация: как оформить трудовую книжку гражданину Украины?

Процесс оформления зависит от конкретной ситуации работника. Рассмотрим наиболее частые сценарии.

Сценарий 1: У сотрудника есть бумажная украинская трудовая книжка

1. Прием документов. Сотрудник предоставляет украинскую трудовую книжку. Работодатель снимает с нее копию (при необходимости) и возвращает сотруднику, так как вносить записи в документ иностранного государства нельзя.
2. Оформление российской трудовой книжки. Работодатель заводит новый бланк трудовой книжки РФ.
3. Внесение данных. В графе «Сведения о работе» делается запись об общем трудовом стаже, приобретенном на территории Украины. Например: «До поступления на работу в РФ трудовой стаж составил X лет X месяцев X дней, что подтверждается трудовой книжкой Украины серии АТ-III № 1234567».
4. Внесение текущей записи. Ниже вносится запись о приеме на работу в российскую организацию.

Сценарий 2: У сотрудника электронная трудовая книжка Украины

С года в Украине действует электронный аналог бумажной трудовой книжки. Если гражданин предоставляет выписку из реестра ПФУ, работодатель в РФ также заводит бумажную или электронную трудовую книжку российского образца, аналогичным образом фиксируя предыдущий стаж на основании предоставленной выписки.

Сценарий 3: Сотрудник был ИП в Украине или РФ

Частый вопрос: «У будущего сотрудника трудовая книжка Украины, трудовая деятельность в РФ не велась, последние 10 лет он был ИП. Как правильно поступить?»

В таком случае оформляется новая трудовая книжка РФ. Период работы в качестве индивидуального предпринимателя подтверждается соответствующими справками из налоговых органов (или иных компетентных ведомств), после чего в российскую трудовую книжку вносится запись об этом периоде деятельности.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в РФ для граждан Украины

С 2021 года в России у работников есть право перейти на электронную трудовую книжку. Если гражданин Украины устраивается на работу в РФ и подает соответствующее заявление, работодатель обязан вести его трудовую деятельность только в электронном виде (в реестре ПФР РФ).

Можно ли выдать бумажную книжку образца РФ, если есть только украинская электронная? Да. Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК в России, работодатель в обязательном порядке оформляет ему бумажную трудовую книжку РФ не позднее пяти дней после принятия на работу.

Оцифровка украинской трудовой книжки: новые требования

Отдельного внимания заслуживает процесс оцифровки украинских трудовых книжек. Если гражданин Украины планирует в будущем возвращаться на родину или оформлять украинскую пенсию, ему необходимо знать о нововведениях в украинском законодательстве.

Дедлайн и суть реформы

В Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. С 2026 года оформление на новую работу в Украине будет возможно без бумажной трудовой. Это минимизирует мошенничество и фальсификации со стажем.

Как оцифровать трудовую дистанционно (для тех, кто находится в РФ)?

Украинцы, находящиеся за границей (в т.ч. в России), могут оцифровать трудовую книжку дистанционно. Соответствующий сервис уже доступен на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Пошаговая инструкция для оцифровки:

1. Подготовка скан-копий. Необходимо сделать качественные сканированные копии всех страниц бумажной трудовой книжки и других документов, подтверждающих стаж.
2. Авторизация на портале. Зайти на веб-портал электронных услуг ПФУ, авторизовавшись с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи) или Дія.Підпису.
3. Загрузка данных. Заполнить электронную форму на веб-портале Пенсионного фонда Украины, внеся данные о трудовой деятельности, и загрузить скан-копии.
4. Наложение подписи. Заверить отправленные данные квалифицированной электронной подписью (согласно п. 6 Порядка 1084, сканы должны быть заверены КЭП страхователя или самого работника).

После проверки данных Пенсионным фондом Украины информация о трудовом стаже будет навсегда сохранена в электронном реестре, а бумажную книжку (если она находится на руках у работника) можно будет забрать себе.

Какие данные вносятся в трудовую книжку?

При оформлении российской трудовой книжки для гражданина Украины важно соблюдать строгие правила:

• Записи при увольнении или переводе на другую работу должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства РФ и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
• Все даты, ФИО и должности должны вноситься без сокращений.
• Если работник увольняется и у него есть бумажная трудовая книжка РФ, работодатель обязан внести запись об увольнении и выдать ее сотруднику на руки.

Оформление трудовой книжки гражданину Украины в России, процесс, не представляющий сложностей, если знать базовые правила. Российский работодатель признает украинский стаж и обязан завести новый бланк трудовой РФ (или вести электронную, если поступило соответствующее заявление). Самому же работнику крайне важно не забывать о украинских реалиях: до 10 июня 2026 года следует оцифровать свою бумажную украинскую трудовую книжку через портал ПФУ, чтобы сохранить свой стаж в едином государственном реестре и избежать проблем в будущем.