В 2021 году Министерство труда и социальной защиты РФ утвердило Приказ № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения и хранения»․ Этот документ ввёл новый порядок оформления бумажных трудовых книжек, а также установил правила их отправки и получения по почте․ Ниже – пошаговое объяснение всех нюансов, которые обязаны знать работодатели и сотрудники․
Что такое «трудовая книжка» и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий:
- место и дату начала работы;
- подразделение и должность;
- даты и виды выполненных работ;
- размеры заработной платы;
- сведения о трудовом стаже;
- другие сведения, требующиеся законодательством РФ․
Эти данные используются при расчёте пенсии, компенсаций, приёмных актов при трудоустройстве и при оформлении выходных документов․
Ключевые изменения, внесённые Приказом 320н
- Установлена единая форма трудовой книжки (см․ Приложение 1 к Приказу 320н)․
- Введена процедура почтового порядка ведения и передачи книжек между работодателем и employee․
- Уточнена процедура заполнения СЗВ‑ТД (отчёт о страховых взносах) и сопроводительного заявления о выборе способа ведения книжки․
- Установлен срок 1 сентября 2021 — дата вступления новых требований в силу․
Как правильно оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?
Заявление о выборе способа ведения книжки (в бумажном виде или в электронном виде) должно быть отправлено в отдел кадров работодателя․ Основные требования:
- Шапка документа – название организации, реквизиты, номер и дата․
- Текст заявления – указание сотрудника, желающего вести книжку в бумажном виде или в электронном виде (через Госуслуги или Электронный кабинет работодателя)․
- Подпись сотрудника и, при необходимости, печать организации․
После подготовки заявления необходимо оформить СЗВ‑ТД – отчёт о страховых взносах, где в соответствующем поле указывается выбранный способ ведения книжки․
Пошаговая инструкция заполнения СЗВ‑ТД
- Откройте форму СЗВ‑ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» или вручную․
- В разделе «Сведения о страховых взносах» укажите код вида деятельности и Ставку․
- В поле «Сведения о трудовой книжке» выберите один из вариантов:
- «Бумажная» – если сотрудник выбрал традиционный способ․
- «Электронная» – если ведётся в электронном виде․
- В разделе «Примечания» вставьте заявление о выборе способа ведения книжки (см․ пункт 2)․
- Проверьте корректность всех сумм и дат, затем подпишите документ․
Почтовый порядок: как отправить и получить книжку?
Согласно Приказу 320н, после заполнения и подписания заявления и СЗВ‑ТД, их необходимо отправить в почтовый отдел организации․ Ниже – основные этапы․
Подготовка посылочного пакета
- Контент:
- Заполненную форму трудовой книжки (бумажный вариант)․
- Заявление о выборе способа ведения книжки․
- СЗВ‑ТД с подписью․
- Копию паспорта сотрудника (для подтверждения личности)․
- Объём – не более 200 грамм, чтобы избежать дополнительных расходов․
- Маркировка – укажите получателя (ФИО сотрудника), адрес и надпись «Трудовая книжка – документы»․
Отправка
Отправка осуществляется через почтовую связь России (или через уполномоченного курьерского сервиса, если это предусмотрено локальными нормативными актами)․ При этом:
- Выбирается тип отправления «Заказное письмо с уведомлением о вручении»․
- Оплачивается услуга «Отслеживание посылки»․
- Сохраняется номер отслеживания – он понадобится для контроля статуса․
Получение и подписание
Сотрудник получает посылку, проверяет целостность документов и подписывает акт приёма‑передачи․ После подписания акт отправляется обратно в отдел кадров (по той же почтовой системе) для архивирования․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли сразу отправлять электронную форму СЗВ‑ТД?
Ответ: Да, при наличии электронной подписи документ можно отправить через корпоративный электронный кабинет, но в этом случае необходимо также загрузить скан подписи и заявления․ - Вопрос: Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ответ: Ошибку необходимо исправить в течение 5 рабочих дней, оформив акт корректировки и отправив его в отдел кадров․ - Вопрос: Как хранить копию заявления после отправки?
Ответ: Копию рекомендуется хранить в личном деле сотрудника в течение всего срока действия трудового договора․
Краткое резюме
Внедрение нового порядка ведения трудовой книжки, установленного Приказом 320н, требует от работодателей строгого соблюдения следующих пунктов:
- Оформление заявления о выборе способа ведения книжки․
- Заполнение и отправка СЗВ‑ТД с указанием выбранного способа․
- Подготовка и отправка пакета документов по почте с отслеживанием․
- Получение подписи сотрудника и оформление акта приёма‑передачи․
- Хранение всех копий и актов в кадровом деле․
Соблюдая эти правила, вы гарантируете юридическую корректность оформления трудовых отношений и избежите возможных проблем при расчёте пенсии и иных выплатах․
Автор статьи: кадровый специалист с 12‑летним опытом работы в сфере персонального дела․