Для большинства людей, которые впервые сталкиваются с официальным трудоустройством, вопрос оформления трудовой книжки может казаться запутанным. В этой статье мы подробно разберём, какие шаги нужно выполнить, какие документы собрать и как правильно оформить запись в книжке, если вы никогда не имели трудового стажа.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о вашей трудовой деятельности: места работы, периоды, должности, причины увольнения и др; Эти сведения используются при расчёте пенсии, при подаче документов в соц‑фонды и при оформлении новых мест работы.
1.1 Бумажная vs электронная
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, который ведётся в бумажном виде.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ хранения информации в цифровом виде. С 2025 года для новых сотрудников она стала обязательной, однако при желании можно оставить бумажный вариант.
Какие документы нужны для первого оформления
Если вы никогда не работали, работодатель запросит только базовый набор документов. Список может немного отличаться в зависимости от организации, но в большинстве случаев он выглядит так:
- Паспорт гражданина РФ.
- СНИЛС (страховой номер страхового свидетельства).
- ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика).
- Документы об образовании (диплом, справка о высшем образовании, либо справка о среднем профессиональном образовании).
- Если есть – трудовая книжка (для тех, кто уже имел опыт работы до 2020 года).
Как правильно оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Для того чтобы ваш трудовый стаж фиксировался в электронном виде, необходимо подать письменное заявление работодателю. Это требование установлено статьёй 3 ФЗ № 439‑ФЗ от .
- Заявление можно оформить в свободной форме.
- В тексте укажите ФИО, паспортные данные, номер СНИЛС и ИНН, а также просьбу о переходе на ЭТК.
- Заявление подпишите и передайте работодателю (можно отправить по электронной почте, если компания допускает такой способ).
Пошаговая инструкция по оформлению первой трудовой книжки
4.1 Сбор документов
Подготовьте все перечисленные выше документы. При отсутствии СНИЛС или ИНН их можно получить в ПФР или в ФНС соответственно.
4.2 Оформление приёма на работу
После того как вы соберёте документы, подпишите трудовой договор. При этом работодатель обязан оформить приказ о приёме на работу и выдать вам трудовую книжку (бумажную или электронную).
4.3 Заполнение записи в книжке
В книжке в соответствующей графе вносятся сведения о вашей первой работе. Пример заполнения:
- Место работы: ООО «Пример»
- Должность: Младший специалист
- Дата начала работы:
- Причина увольнения (если есть): —
4.4 Оформление электронной версии
Если вы выбрали электронный вариант, после подписания договора работодатель внесёт данные в Электронную трудовую книжку через систему Госуслуги или внутренний кадровый портал. Вы сможете проверить сведения, запросив выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Выписка из ЭТК может понадобиться при оформлении новых мест работы, подаче в пенсионный фонд или в другие инстанции.
- Через Госуслуги: зайдите в личный кабинет, выберите раздел «Трудовая книжка», запросите «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- В МФЦ: обратитесь в Многофункциональный центр с паспортом и СНИЛСом.
- Через ПФР: в личном кабинете ПФР также доступна выписка по запросу.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку? – Да. Если у вас уже была бумажная книжка до 2020 года, вы можете оставить её и одновременно вести ЭТК.
- Нужна ли подпись работодателя на каждой новой записи? – Для электронных записей подпись не требуется, но работодатель обязан подтвердить факт внесения данных через подпись в приказе о приёме/увольнении.
- Что делать, если в книжке допущена ошибка? – Подайте заявление о внесении исправления, приложив подтверждающие документы (трудовой договор, приказ и т.д.).
- Можно ли получить выписку без обращения в МФЦ? – Да, полностью онлайн через Госуслуги или ПФР.
Оформление трудовой книжки при отсутствии трудового стажа – процесс простой, если знать какие документы нужны и какие шаги необходимо выполнить. Главное – своевременно собрать паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании, подписать трудовой договор, а затем правильно оформить запись в книжке. При желании можно перейти на электронный формат, что упрощает дальнейшее ведение трудовой истории и получение выписок.
Помните, что правильно оформленная трудовая книжка – залог юридической защиты ваших прав и удобства при будущих трудоустройствах.