Вопрос о том‚ можно ли оформить трудовые отношения с соискателем‚ у которого нет бумажной трудовой книжки‚ стал особенно актуален после введения в действие электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже – подробный разбор законодательства‚ практических рекомендаций и возможных рисков.

Нормативно‑правовая база

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)

• Статья 66.1‚ часть 1 – вводит обязательное ведение электронной трудовой книжки для работников‚ впервые поступающих на работу с 2021 года.
• Статья 65‚ часть 4 – определяет порядок оформления трудовых книжек у работников‚ которые уже имеют стаж.
• Статья 66‚ часть 3 – работодатель обязан вести трудовую книжку у каждого работника‚ отработавшего более пяти дней‚ если работа является основной.

Федеральный закон № 439‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках»

• Часть 2‚ статья 8 – регламентирует переход от бумажных к электронным книжкам и порядок их оформления.
• Письмо Минтруда от № 14‑6/ООГ‑3682 – разъясняет‚ как принимать на работу соискателя без трудовой книжки (потеря‚ повреждение‚ отсутствие).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 года завершился переходный период‚ и все новые сотрудники обязаны получать ЭТК. При этом:

• Работодатель вносит запись в ЭТК через Госуслуги или специализированные сервисы (Контур.ЭТК‚ Трудовой портал).
• Работник получает доступ к своей книжке в личном кабинете и может распечатать справку о трудовом стаже.
• Бумажная трудовая книжка для впервые трудоустроенных после 2021 года не оформляется.

Когда можно принимать на работу без трудовой книжки?

Закон допускает несколько ситуаций‚ при которых отсутствие бумажной книжки не является препятствием к заключению трудового договора:

1. Первичное трудоустройство после 2021 года – работник получает только электронную книжку.
2. Утрата‚ порча или иная причина отсутствия книжки – работник подаёт письменное заявление‚ а работодатель оформляет новую (бумажную или электронную) книжку.
3. Пенсионеры – закон не делает исключений; если пенсионер работает более пяти дней и работа является основной‚ книжка обязана вестись.
4. Стаж менее пяти дней – запись в книжку не требуется‚ но трудовой договор обязателен.
5. Гражданско‑правовой договор (ГПХ) – если характер работы не подпадает под определение трудовых отношений (например‚ разовые услуги‚ работа в личном саду без коммерческой цели).

Пошаговая инструкция для работодателя

Ниже – алгоритм действий‚ позволяющий оформить сотрудника без бумажной трудовой книжки‚ не нарушая закон.

1. Проверка документов. Убедитесь‚ что у соискателя есть паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН. При отсутствии книжки попросите письменное заявление с указанием причины (утрата‚ порча‚ впервые трудоустроен).
2. Выбор формы трудовой книжки.
   • Если сотрудник впервые устраивается после 2021 года – оформляйте ЭТК.
   • Если у работника уже есть стаж‚ но книжка утеряна – оформляйте дубликат (по заявлению) или новую бумажную книжку.
3. Регистрация в системе ЭТК.
   • Войдите в личный кабинет работодателя на портале Госуслуг.
   • Создайте запись о приёме на работу‚ указав дату‚ должность и условия труда.
   • Сотруднику отправьте уведомление о создании ЭТК.
4. Внесение записи в бумажную книжку (если требуется). При наличии бумажной книжки (например‚ у работника со стажем) внесите запись в течение 5 рабочих дней.
5. Оформление справок и уведомлений. Выдайте сотруднику справку о приёме на работу (по требованию) и уведомьте ПФР‚ ФСС‚ ИФНС о начале трудовых отношений.
6. Контроль сроков. Убедитесь‚ что все записи (в ЭТК и/или в бумажной книжке) сделаны в установленные сроки‚ иначе работодатель может быть привлечён к административной ответственности.

Оформление гражданско‑правовым договором (ГПХ)

Если трудовые отношения невозможно оформить из‑за отсутствия книжки‚ а характер работы позволяет использовать ГПХ‚ можно заключить один из следующих договоров:

• Договор подряда – выполнение конкретного результата (например‚ ремонт‚ строительство).
• Договор оказания услуг – предоставление профессиональных услуг без подчинения режиму рабочего времени.
• Договор аренды труда (в редких случаях) – если работа не подпадает под определение трудовых отношений.

Важно помнить‚ что использовать ГПХ для скрытия реального трудового договора запрещено. Судебная практика рассматривает такие схемы как попытку уклонения от уплаты налогов и взносов в фонды.

Риски и последствия нарушения

• Административная ответственность – штрафы за отсутствие записи в трудовой книжке (от 5 000 до 30 000 руб.) и за несоблюдение сроков ведения ЭТК.
• Трудовые споры – в случае увольнения без надлежащего оформления работник может потребовать компенсацию за незаконное увольнение.
• Налоговые последствия – неверно оформленные отношения могут привести к доначислению налогов‚ взносов в ПФР и ФСС.
• Репутационный риск – нарушения трудового законодательства могут ухудшить имидж компании в глазах контролирующих органов и потенциальных сотрудников.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу сотрудника‚ у которого полностью отсутствует трудовая книжка?

Да‚ если сотрудник впервые устраивается после 2021 года (тогда оформляется только ЭТК) или у него нет книжки по уважительной причине (утрата‚ порча). Работодатель обязан оформить новую книжку по письменному заявлению работника.

Что делать‚ если у соискателя есть стаж‚ но он не может предоставить свою книжку?

Работодатель может оформить дубликат книжки в органах ФМС/ПФР по заявлению работника. При этом в трудовой договоре указывается‚ что прежний стаж подтверждён документами (справками из ПФР‚ выписками из ЭТК).

Обязательно ли вести запись в книжку‚ если сотрудник отработал менее пяти дней?

Нет. По статье 66 ТК РФ запись в трудовую книжку обязательна только после пяти дней работы‚ если работа является основной.

Можно ли использовать ГПХ вместо трудового договора‚ если сотрудник отказывается от трудовой книжки?

Только если характер работы действительно соответствует гражданско‑правовым отношениям. При попытке «замаскировать» трудовые отношения под ГПХ работодатель рискует получить штраф и обязательство переоформить трудовой договор.

Какие документы нужны для оформления ЭТК?

Паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ заявление работника (если книжка ранее не велась)‚ трудовой договор и согласие работодателя на обработку персональных данных.

В современном российском трудовом праве приём на работу без бумажной трудовой книжки возможен и даже является нормой для впервые трудоустраиваемых после 2021 года. Главное – правильно оформить трудовой договор‚ своевременно зарегистрировать запись в электронной трудовой книжке и соблюдать сроки внесения данных. При наличии уважительных причин (утрата‚ порча) работодатель обязан оформить новую книжку по заявлению сотрудника. Нарушения в этой сфере влекут за собой финансовые штрафы и риск трудовых споров‚ поэтому рекомендуется строго следовать установленным правилам.

Статья подготовлена на основе актуальных правовых актов (ТК РФ‚ закон № 439‑ФЗ) и разъяснений Минтруда от .