Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России. Переход на цифровую форму существенно упростил учет стажа, однако при расторжении трудового договора у многих работодателей и сотрудников возникают вопросы: как правильно оформить увольнение, какие документы выдать и в какие сроки отчитаться перед государством? В этой статье мы подробно разберем весь алгоритм действий.

Особенности ЭТК при увольнении

Главное отличие увольнения работника с электронной трудовой книжкой от увольнения с бумажной заключается в пакете документов, выдаваемом на руки, и в сроках подачи сведений в Пенсионный фонд РФ (СФР); Если сотрудник ранее написал заявление о переходе исключительно на электронный формат ведения трудовой, бумажная книжка ему больше не выдается на руки при расчете. Вся информация о его стаже хранится в цифровом виде в базе ПФР.

Важно помнить: если у сотрудника осталась бумажная трудовая книжка (он не отказался от её ведения), необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной.

Пошаговый порядок оформления увольнения

Процедура расторжения трудового договора с обладателем ЭТК в целом повторяет стандартный процесс, но имеет важные нюансы на финальном этапе. Внутренний чек-лист HR-службы поможет последовательно проверить каждый шаг и ничего не забыть.

Шаг 1. Получение заявления или основания для увольнения

Всё начинается с документа-основания. Чаще всего это заявление об увольнении по собственному желанию. Оно составляется в свободной форме, но должно содержать:

• Должность и ФИО руководителя компании;
• Должность и ФИО работника;
• Просьбу уволить по собственному желанию;
• Дату увольнения;
• Подпись и дату составления.

Чтобы избежать ошибок и многократных переписываний, предложите сотруднику типовой бланк заявления — пусть он его перепишет от руки и при вас поставит подпись.

Сроки предупреждения

По общему правилу заявление подается за 2 недели до дня увольнения. Однако закон делает исключения:

• Работники, увольняющиеся по уважительным причинам (выход на пенсию, зачисление в вуз, переезд к супругу и др.), вправе требовать увольнение в срок, указанный в заявлении.
• Закон запрещает увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности (болезни) сотрудника. При этом работник вправе подать заявление об увольнении по собственному желанию, находясь на больничном.

Также популярным вариантом остается увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Такое увольнение позволяет упростить процесс, обойти процедуру сокращения и сэкономить. Соглашение возможно только по взаимному согласию, а условия должны устраивать обе стороны.

Шаг 2. Издание приказа и расчет

На основании заявления или соглашения издается приказ о прекращении трудового договора. В последний день работы работодатель обязан:

1. Произвести полный расчет (выплатить заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходные пособия, если они предусмотрены);
2. Выдать работнику документы, связанные с работой (справки 2-НДФЛ, справку о сумме заработка и т.д.).

Шаг 3. Выдача сведений о трудовой деятельности

Именно здесь кроется главное отличие для сотрудников с ЭТК. Если сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде, то в последний день его работы, кроме прочих документов, работодатель обязан предоставить сотруднику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Как предоставляется выписка СТД-Р:

• На бумажном носителе (распечатывается и заверяется подписью руководителя или лица, ответственного за ведение кадров, а также печатью при наличии);
• В электронном виде (если это предусмотрено внутренним регламентом компании, файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя).

Обратите внимание: работодатель может предоставить сведения из электронной трудовой книжки своему сотруднику только о текущем месте работы. Данные о предыдущих местах работы сотрудник может получить самостоятельно через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР.

Шаг 4. Отчетность в ПФР (СФР)

При найме или увольнении сотрудника работодатель обязан направить сведения в Пенсионный фонд РФ. Согласно законодательству, сделать это необходимо не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Для этого подается форма ЕФС-1 (Единая форма сведений). В ней отражается факт прекращения трудовых отношений, дата и основание увольнения. Несоблюдение этого срока грозит работодателю штрафными санкциями.

Частые вопросы и нюансы

• Что делать, если сотрудник устроился с бумажной книжкой, но хочет перейти на ЭТК при увольнении? Работники, у которых была бумажная трудовая, должны согласиться на ведение электронной. Для этого им нужно написать заявление на имя работодателя в свободной форме. После этого бумажная книжка выдается на руки с записью о подаче заявления, а дальнейшие сведения ведутся в электронном виде.
• Нужно ли вносить запись в бумажную трудовую, если сотрудник на ЭТК? Нет. Если работник выбрал ведение трудовой книжки только в электронном виде, записи в бумажный бланк больше не вносятся, и он остается у работника на руках как документ, подтверждающий стаж до перехода на ЭТК.
• Как быть с токсичными сотрудниками? Работодатель имеет рычаги давления на токсичных сотрудников, которые мешают слаженной работе коллектива. Одним из цивилизованных способов расставания в таком случае является именно увольнение по соглашению сторон, которое позволяет обойтись без процедуры сокращения штата и конфликтов.

Иногда пути работодателя и специалиста расходятся. Важно оформить процесс расторжения трудовых отношений юридически грамотно. Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой не является сложной процедурой, если помнить о ключевых вещах: своевременной выдаче формы СТД-Р в последний рабочий день и оперативной (на следующий день) подаче сведений в ПФР. Соблюдение этого алгоритма защитит компанию от штрафов, а работника, от проблем с подтверждением стажа в будущем.