Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему используются, и многие сотрудники продолжают вести их. Часто бывает так, что свободное место в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчивается. В этом случае оформляется вкладыш. Но что делать, если и сам вкладыш оказался полностью заполнен? В такой ситуации необходимо оформить второй вкладыш в трудовую книжку.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш, это юридически значимое дополнение к основной трудовой книжке. Он выдается строго в том случае, если в самом бланке книжки не осталось свободных строк для внесения новых записей. Важно понимать ключевое правило: вкладыш недействителен без самой трудовой книжки. Он не является самостоятельным документом и всегда рассматривается только в связке с основным бланком.

В каких случаях требуется второй вкладыш?

Необходимость во втором вкладыше возникает не так часто, однако на предприятиях с частой текучкой кадров или у сотрудников с большим стажем это вполне реальная ситуация. Причины могут быть следующими:

• Полностью заполнен раздел «Сведения о работе» в первом вкладыше.
• Исчерпаны свободные строки в разделе «Сведения о награждениях» (если сотрудник часто получал поощрения, грамоты, звания).
• Ошибки и исправления, из-за которых пришлось аннулировать блок записей и продолжить ведение на новом бланке.

Основные правила оформления второго вкладыша

Оформление второго вкладыша практически ничем не отличается от процедуры заведения первого. Работодатель или специалист отдела кадров должен руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению. Вот ключевые требования:

1. Приобретение бланка: Работодатель обязан приобрести чистый бланк вкладыша установленного государственного образца. Использование самодельных или распечатанных на принтере бланков категорически запрещено.
2. Присвоение номера: Каждый вкладыш имеет свой уникальный серию и номер. Они обязательно должны быть зафиксированы.
3. Вшивание: Второй вкладыш вшивается в ту же самую трудовую книжку. Оптимальный вариант — пришить его в самом конце книжки, сразу после первого вкладыша, либо между последним листом трудовой книжки и первым вкладышем. Прошивается он суровыми нитками по левому краю разворота.
4. Отметка на ьном листе: На ьном листе основной трудовой книжки ставится специальная отметка о выдаче второго вкладыша с указанием его серии и номера.

Образец заполнения второго вкладыша

Ниже представлен структурированный образец того, как правильно заполнять вкладыш и делать отметки в трудовой книжке.

Шаг 1: Отметка на ьном листе трудовой книжки

На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или в свободном месте ьного листа, если обложка заполнена) делается запись:

Образец записи:

«Выдан второй вкладыш: серия ВТ-I № 1234567»

Под записью ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать работодателя (при наличии).

Шаг 2: Заполнение ьного листа второго вкладыша

ьный лист второго вкладыша заполняется по тем же правилам, что и основной бланк:

• Фамилия, Имя, Отчество: Указываются полностью в именительном падеже на основании паспорта.
• Дата рождения: Число, месяц, год.
• Образование: Указывается на основании диплома (высшее, среднее профессиональное и т.д.).
• Профессия, специальность: На основании документа об образовании.
• Дата заполнения: Указывается фактическая дата внесения данных.
• Подпись работника: Работник обязательно должен расписаться на ьном листе вкладыша.
• Подпись лица, ответственного за выдачу: Расшифровка подписи и печать организации.

Шаг 3: Заполнение раздела «Сведения о работе»

Образец заполнения граф:

1. Графа 1 (№ записи): Нумерация во втором вкладыше продолжает нумерацию первого вкладыша (или трудовой книжки). Например, если в первом вкладыше последняя запись была под номером 45, то во втором вкладыше первая запись будет № 46.
2. Графа 2 (Дата): Ставится дата внесения записи арабскими цифрами (например, ).
3. Графа 3 (Сведения о работе): В виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под заголовком вносится информация о приеме, переводе или увольнении с указанием должности, профессии и структурного подразделения.
4. Графа 4 (Основание): Указывается документ-основание (приказ, распоряжение) с указанием его даты и номера.

Частые ошибки и как их избежать

При оформлении второго вкладыша специалисты отдела кадров иногда допускают ошибки, которые могут привести к недействительности записей. Обратите внимание на следующие нюансы:

• Начало нумерации с единицы: Это грубейшая ошибка. Нумерация записей во всех вкладышах является сквозной и продолжает нумерацию основного бланка трудовой книжки.
• Отсутствие отметки на трудовой книжке: Если на ьном листе основной книжки не указать серию и номер второго вкладыша, он будет считаться «оторванным» от документа, что вызовет вопросы у пенсионного фонда и будущих работодателей.
• Вклеивание вместо вшивания: Вкладыш нельзя просто приклеить скотчем или клеем. Его необходимо именно вшить (обычно суровыми нитками в 3-4 прокола), чтобы исключить возможность случайного изъятия или потери.
• Зачеркивание неверных данных на ьном листе: Ошибочные данные на ьном листе вкладыша не зачеркиваются. Если допущена ошибка в момент заполнения, бланк уничтожается, и заполняется новый. Если ошибка обнаружена позже, она исправляется через признание записи недействительной (в разделе сведений о работе).

Оформление второго вкладыша в трудовую книжку — процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных актов. Главное — помнить о сквозной нумерации, обязательной отметке на основном бланке и надежном вшивании документа. Актуальные чистые бланки и подробные инструкции всегда можно найти в справочно-правовых системах, таких как КонсультантПлюс. Сохраните эту страницу в закладки, чтобы в нужный момент быстро обратиться к образцам и правилам заполнения кадровых документов!