Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и достижения. В ней фиксируются не только даты начала и окончания работы, но и важные события, такие как награждения, поощрения, повышения квалификации и т.д. В этой статье разберём, как правильно оформить запись о награждении в трудовую книжку, какие требования предъявляются к печати работодателя, а также приведём актуальные примеры записей.

Что такое награждение и почему оно важно в трудовой книжке?

• Награждение – это официальное признание заслуг работника в виде почетной грамоты, медали, благодарственного письма, сертификата и т.д.
• Запись о награждении в трудовой книжке фиксирует важный этап в карьере сотрудника и может быть использована при расчётах по трудовому договору, при получении пенсионных начислений и при переходе на другую работу.
• Награждение повышает мотивацию и создает позитивный имидж компании.

Правовой базис и требования к записи

Согласно Порядку ведения трудовых книжек (п. 25), в трудовую книжку подлежит запись о награждении за трудовые заслуги, а также о поощрениях, которые оформляются в виде письменных актов.

Ключевые требования:

1. Запись должна быть внесена в раздел «Сведения о награждениях».
2. В ней указываются: дата награждения, вид награды, причина, а также ссылка на приказ/акт, на основании которого была выдана награда.
3. Запись заверяется оттиском печати работодателя.
4. Если используется электронная трудовая книжка, запись оформляется в электронном виде с цифровой подписью.

Как оформить печать работодателя?

Печать работодателя должна:

• Видеться в виде оттиска в правом нижнем углу страницы.
• Содержать наименование организации, её ИНН/КПП, а также дату и подпись руководителя.
• Быть официальной и не подделанной.

Пример оформления печати:

┌───────────────────────────────┐
│ ООО «Пример» │
│ ИНН 1234567890, КПП 9876543210 │
│ │
│ ______________________________ │
│ (Подпись руководителя) │
└───────────────────────────────┘

Пример записи о награждении в трудовой книжке

Ниже приведён образец записи, который можно использовать в бумажной и электронной трудовой книжке.

Награждение: Почетная грамота
Причина: За выдающиеся достижения в проекте «Новый продукт 2026»
Ссылка на приказ: № 123/2026 от 
Печать: (оттиск печати работодателя)

В электронном виде запись выглядит так:

{
 "date": "2026-09-12",
 "award": "Почетная грамота",
 "reason": "За выдающиеся достижения в проекте «Новый продукт 2026»",
 "order_number": "№ 123/2026",
 "order_date": "2026-09-10",
 "signature": "Цифровая подпись руководителя",
 "print_stamp": "ООО «Пример», ИНН 1234567890, КПП 9876543210, "
}

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Получение награды – сотрудник получает почетную грамоту, медаль, благодарственное письмо и т.д.
2. Подготовка документа – руководитель оформляет приказ/акт о награждении, указывая дату, причину и вид награды.
3. Внесение записи – бухгалтер или кадровый специалист вносит запись в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки.
4. Печать – в правом нижнем углу страницы ставится оттиск печати работодателя.
5. Проверка – руководитель проверяет корректность записи и подписывает её.
6. Если используется электронная трудовая книжка, запись оформляется в системе 1С/Кадры с цифровой подписью.

Что делать, если запись не внесена вовремя?

Если по какой‑то причине запись о награждении не была внесена в течение 30 дней после получения награды, работник может подать заявление в отдел кадров. В заявлении указывается дата награждения, вид награды и прилагается копия наградного акта. После проверки руководитель оформляет запись в трудовой книжке.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли ввести запись о награждении вручную? – Да, но она должна быть заверена печатью работодателя и подписана руководителем.
• Нужна ли копия наградного акта? – В бумажной трудовой книжке копия не требуется, но в электронном виде она сохраняется в системе.
• Какой вид награды можно записать? – Почетные грамоты, медали, благодарственные письма, сертификаты и т.д.
• Можно ли изменить запись после её внесения? – Изменения возможны только в случае ошибки, но они должны быть оформлены в виде дополнения с новой печатью.

Запись о награждении в трудовой книжке – важный элемент официальной документации, подтверждающий заслуги сотрудника. Внесение записи требует точного соблюдения формальных требований: указание даты, вида награды, причины, ссылки на приказ и заверение печатью работодателя. В современных компаниях этот процесс часто автоматизируется через электронную трудовую книжку, где запись оформляется в системе 1С/Кадры с цифровой подписью.

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без ошибок оформить запись о награждении, что повысит мотивацию сотрудников и обеспечит надёжную юридическую защиту ваших кадровых данных.