Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Однако трудовой путь многих людей начинается не с гражданской работы, а со службы в различных государственных органах и силовых структурах. Вопрос о том, как правильно отразить этот период в трудовой книжке, часто возникает у кадровиков и самих сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, как вносится запись о службе в органах, какие нормативные акты это регулируют и на что стоит обратить особое внимание.

Нормативная база: обязательна ли запись о службе?

Согласно действующему законодательству (в частности, п. 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от № 40), запись о прохождении службы вносится в трудовую книжку работника нанимателем по месту работы. Это означает, что кадровик на новом месте работы обязан внести сведения о периоде службы, если сотрудник предоставил соответствующие подтверждающие документы.

В трудовую книжку вносятся записи о периоде службы в следующих органах и структурах:

• Вооруженные силы;
• Органы пограничной службы (пограничные войска);
• Внутренние войска МВД;
• Органы государственной безопасности;
• Следственный комитет;
• Государственный комитет судебных экспертиз;
• Органы внутренних дел (МВД);
• Органы и подразделения по чрезвычайным ситуациям (МЧС);
• Органы финансовых расследований Комитета государственного контроля.

Порядок внесения записи в раздел «Сведения о работе»

Запись о прохождении службы оформляется в разделе «Сведения о работе». Процедура имеет свои строгие правила, которые отличаються от стандартного внесения записей о приеме на обычную работу.

Пошаговая инструкция заполнения граф:

1. Графа 1 — указывается порядковый номер вносимой записи (сквозная нумерация в разделе).
2. Графа 2, не заполняется (остается пустой). Это ключевая особенность записи о службе, которая часто вызывает вопросы у начинающих кадровиков.
3. Графа 3 — производится основная запись. В ней указывается, в каких именно органах и подразделениях проходила служба, а также проставляются даты поступления на службу и ее окончания.
4. Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись (например, военный билет, справка из военкомата или справка из органа, где проходила служба).

Примеры формулировок для Графы 3:

В зависимости от того, где именно служил сотрудник, текст записи может выглядеть следующим образом:

• «Служил в органах внутренних дел Республики Беларусь с по ».
• «Проходил военную службу в органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям с по ».
• «Проходил службу в Следственном комитете с по ».

Особенности и нюансы, о которых нужно помнить

Отсутствие сведений о занимаемых должностях

Судебная практика и разъяснения ведомств подтверждают: запись о службе в органах внутренних дел, МЧС или других структурах может содержать только факт прохождения службы и период. Отсутствие сведений о конкретных занимаемых должностях в период службы (например, если в трудовой книжке содержится лишь запись: «Проходил службу в органах внутренних дел в период с… по…») не свидетельствует о недостоверности сведений. Главным документом, подтверждающим детализацию службы, остается военный билет или личное дело сотрудника.

Подтверждение военной службы по призыву

Если гражданин проходил срочную военную службу по призыву (например, в Вооруженных Силах), и в трудовой книжке сделана соответствующая запись, она имеет юридическую силу. Даже если запись была сделана много лет назад (например, запись о службе в Вооруженных Силах СССР с по ), она не теряет своей силы. Основным документом, подтверждающим фактический период прохождения службы в таких случаях, выступает военный билет. Трудовая книжка лишь дублирует этот факт для расчета общего стажа.

Оформление при удаленной работе

В современных реалиях, когда многие работают удаленно, вопрос внесения записей в трудовую книжку стоит особенно остро. Если сотрудник работает дистанционно и ему необходимо внести запись о периоде службы в органах, он должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте. После внесения записи наниматель также почтой возвращает документ работнику.

Почему так важно не игнорировать записи о службе?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим не только период работы по трудовому договору, но и общий стаж, который влияет на:

• Расчет пенсии (в т.ч. назначение пенсии за выслугу лет или льготной пенсии для бывших военнослужащих);
• Оплату больничных листов (процент оплаты зависит от общего непрерывного стажа);
• Получение различных социальных гарантий и надбавок.

Игнорирование записи о службе или неправильное ее оформление может привести к потере стажа и юридическим проблемам для работника в будущем.

Внесение записи о службе в органах (МВД, МЧС, Следственном комитете и др.) в трудовую книжку — это не право, а обязанность нанимателя. Главное правило: в графе 2 даты не ставятся, а в графе 3 дается четкая формулировка с указанием структуры и дат начала и окончания службы. При возникновении сомнений в достоверности записей всегда следует опираться на подтверждающие документы (военный билет, архивные справки), которые имеют приоритет при определении фактического периода службы гражданина.