Вопрос о том, как правильно оформить запись о службе в Министерстве внутренних дел (МВД) в трудовой книжке, часто возникает у военнослужащих, сотрудников внутренних войск, а также у граждан, проходивших службу по контракту. В статье мы подробно разберём:
- какие нормативные акты регулируют внесение записи;
- какие документы нужны для оформления;
- какова правильная форма записи в трудовой книжке;
- в чем различия между службой по контракту и срочной (воинской) службой;
- какие ошибки часто допускают работодатели и как их избежать.
Нормативно‑правовая база
Внесение сведений о периоде службы в трудовую книжку регулируется несколькими документами:
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (п. 10), утверждённая постановлением Минтруда и соцзащиты РФ от № 40. В ней указано, что в трудовую книжку вносяться записи о периоде службы в:
- Вооружённых Силах РФ;
- Пограничных войсках;
- Внутренних войсках МВД;
- Органах государственной безопасности, Службе в Следственном комитете, Госкомитете судебных экспертиз и др.
- Приказ МВД России № 50 от (подпункт 348.1.2). В нём описан порядок выдачи трудовой книжки сотруднику МВД в последний день службы и порядок её заполнения.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – общие требования к заполнению трудовых книжек.
Кто обязан вносить запись?
Запись в трудовую книжку делает работодатель (или кадровое подразделение МВД, если речь идёт о первой работе после службы). Если сотрудник переходит в гражданскую сферу, новый работодатель обязан добавить запись о периоде службы в разделе «Сведения о работе» (или в «вкладыше», если основной книжки уже заполнена).
Необходимые документы
Для внесения записи требуется собрать пакет документов. Ниже – список с пояснениями.
| Документ | Назначение | Кому предоставляется |
|---|---|---|
| Военный билет (для срочной службы) или контракт (для контрактной службы) | Подтверждает факт прохождения службы и её сроки | Работодателю / кадровому отделу |
| Справка из воинской части (или из отдела кадров МВД) о дате начала и окончания службы | Уточняет даты, если в билете они не указаны полностью | Работодателю |
| Заявление сотрудника «О внесении записи в трудовую книжку о периоде службы» | Юридическое основание для оформления приказа | Работодателю |
| Приказ работодателя (или приказ МВД) о приёме на работу / о переводе | Основание для внесения записи | Кадровому подразделению |
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовка документов. Сотрудник собирает военный билет/контракт, справку из воинской части и пишет заявление.
- Согласование с работодателем. Работодатель проверяет подлинность документов и готовит приказ о приёме (или переводе) сотрудника.
- Заполнение строки в трудовой книжке. В свободную строку (или в «вкладыш», если книжка полностью заполнена) вносятся следующие сведения:
- Наименование организации: Министерство внутренних дел Российской Федерации (или конкретное подразделение, например, «Внутренние войска МВД»).
- Должность (если была): служащий внутренних войск, военнослужащий МВД (можно указать «служба в органах внутренних дел»).
- Период службы: с по (даты берутся из военного билета/контракта).
- Основание: военная служба в МВД (по п. 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).
- Подпись и печать. Запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
- Выдача трудовой книжки сотруднику. По приказу МВД № 50 от в последний день службы сотруднику выдаётся заполненная трудовая книжка под расписку.
Пример оформления записи
Пример 1 (срочная служба):
Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с по . Основание: военная служба (п. 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).
Пример 2 (служба в внутренних войсках МВД по контракту):
Служба в внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации с по . Основание: служба в МВД по контракту (п. 10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).
Отличия записи о службе по контракту от срочной (воинской) службы
- Основание записи. Для срочной службы – военный билет с отметкой о прохождении службы. Для контрактной – трудовой договор (контракт) и справка из кадрового отдела МВД.
- Формулировка. В записи по контракту часто указывается «по контракту», чтобы отличить её от обязательной срочной службы.
- Дополнительные сведения. При контрактной службе в запись могут добавить «с указанием должности (например, «офицер внутренних войск»)», если сотрудник занимал определённую позицию.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Нужно ли вносить запись, если прежний работодатель её не сделал?
Да. По закону работодатель обязан отразить в трудовой книжке любой период военной службы, даже если предыдущий работодатель этого не сделал. Сотруднику следует предоставить все необходимые документы, а новый работодатель – оформить запись.
6.2 Можно ли оформить запись в электронную трудовую книжку?
С 2024 года в России вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Процедура аналогична бумажной: требуется загрузка сканов военного билета/контракта, заявление и приказ работодателя. Запись в ЭТК вносится автоматически после подтверждения данных.
6;3 Что делать, если в трудовой книжке уже нет свободных строк?
Если свободные строки закончились, оформляют вкладыш в той же книжке. Вкладыш заполняется теми же правилами, что и основная книжка, и подписывается тем же уполномоченным лицом.
6.4 Как оформить запись, если служба была в органах, подчинённых МЧС, а не в МВД?
Для МЧС применяется та же статья п. 10 Инструкции – в запись указывается «служба в органах по чрезвычайным ситуациям (МЧС России)». Процедура идентична, только название организации меняется.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: указание только года без точных дат.
Решение: всегда указывайте полные даты (дд.мм.гггг). - Ошибка: отсутствие подписи руководителя или печати.
Решение: убедитесь, что запись подписана и прошита печатью организации. - Ошибка: запись в неправильный раздел (например, в раздел «Образование»).
Решение: запись делается в разделе «Сведения о работе» (или в «вкладыше»). - Ошибка: использование сокращений без расшифровки (например, «МВД» без уточнения «Министерство внутренних дел РФ»).
Решение: пишите полное официальное название организации.
Запись о службе в МВД в трудовой книжке – важный документ, подтверждающий период прохождения государственной службы. Правильное оформление требует соблюдения нормативных актов, наличия полного пакета документов и точного заполнения строки в книжке. Следуя приведённой выше инструкции, вы избежите типичных ошибок и гарантируете, что запись будет признана законной как работодателем, так и государственными органами.
Дата актуализации: . Информация взята из открытых источников, включая Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (п. 10, постановление Минтруда от № 40) и Приказ МВД России № 50 от .