Смена названия предприятия, реорганизация, слияние или разделение – частые события в деловой практике․ При этом возникает вопрос: как правильно оформить записи в традиционной бумажной и электронной трудовой книжке (ЭТК) сотрудника? Ниже – пошаговое руководство, юридические нюансы и ответы на часто задаваемые вопросы․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 66, 67, 71, 78, 79․
• Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении порядка ведения и оформления электронной трудовой книжки»․
• Федеральный закон № 84‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (регулирует запись о реорганизации)․
• Приказы Роструда и методические рекомендации по заполнению ТК при реорганизации (пример: Приказ Роструда от № 13н)․

Что считается «изменением наименования»?

Изменение наименования организации – это юридический акт, при котором сохраняется юридическое лицо (ИНН, ОГРН), но меняется его официальное название․ Примеры:

1. Переименование в результате слияния (например, «ООО «А»» → «ООО «А‑Б»»)․
2. Изменение названия в связи с ребрендингом․
3. Корректировка названия в уставе без изменения юридической формы․

Как оформить запись в традиционной трудовой книжке

Когда делать запись?

• Сразу после официального подписания приказа о переименовании (обычно в течение 3‑5 рабочих дней)․
• Если переименование происходит одновременно с реорганизацией (слиянием, разделением) – запись делается в день, когда в организации вступает в силу новое название․

Какая информация обязательна?

Пример записи

Дата:
Наименование организации: ООО «ТехноИнвест»
Основание: Приказ № 45‑О от «О переименовании ООО «ТехноСервис» в ООО «ТехноИнвест»»
Подпись: /И․ Иванов/ (директор) + печать․

Что делать, если в книжке уже есть запись о предыдущем названии?

Старую запись оставляют без изменений – она фиксирует факт работы сотрудника в прежнем наименовании․ Новая запись добавляется в следующую строку, как отдельный факт․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК?

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в системе Госуслуг․ Записи в ней вносятся автоматически через сервисы работодателя, а также могут быть подтверждены работодателем вручную․

Кто имеет право вносить запись?

• Уполномоченный представитель организации (директор, главный бухгалтер, специалист по кадрам)․
• Системный администратор, имеющий доступ к сервису «Электронная трудовая книжка» в рамках ФГИС «Трудовые ресурсы»․

Пошаговая инструкция

1. Подготовка документов:
   • Приказ о переименовании (скан)․
   • Свидетельство о государственной регистрации с новым названием․
2. Вход в личный кабинет работодателя на портале Госуслуг (логин/пароль, двухфакторная аутентификация)․
3. Выбор раздела «Трудовые книжки» → «Электронные трудовые книжки»․
4. Поиск сотрудника по ФИО, ИНН или номеру ТК․
5. Создание новой записи:
   • Тип записи – «Изменение наименования организации»․
   • Дата вступления в силу (по приказу)․
   • Новое полное наименование․
   • Основание – загрузка приказа (PDF)․
6. Подтверждение записи – нажать «Сохранить», после чего система автоматически формирует электронную подпись уполномоченного лица․
7. Уведомление сотрудника – система отправит push‑уведомление в личный кабинет сотрудника (при наличии доступа) и/или СМС․

Особенности при реорганизации

Если переименование сопровождается реорганизацией (слияние, разделение), в ЭТК делаются две записи:

1. Запись о прекращении трудовых отношений в старой организации (если юридическое лицо меняется)․
2. Запись о начале работы в новой организации (с тем же стажем, если сохраняется трудовой договор)․

В случае сохранения того же юридического лица (только название меняется) – достаточно одной записи о «Изменении наименования»․

Оформление при увольнении

Что должно быть указано в записи об увольнении?

• Дата увольнения․
• Основание (приказ № … от … «Об увольнении»)․
• Указание нового названия организации (если увольнение происходит после переименования)․
• Подпись руководителя и печать (в бумажной книжке) или электронная подпись (в ЭТК)․

Порядок действий

1. Подготовить приказ об увольнении (включить в текст новое название организации)․
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку:
   • Дата увольнения․
   • Наименование организации (новое)․
   • Основание – номер и дата приказа․
3. Для ЭТК – аналогично пункту 4․3, только тип записи «Увольнение»․
4. Сдать сотруднику оригинал (бумажную) или скриншот/PDF (ЭТК) записи, а также расчётный лист и справку о доходах․

Сохранение стажа

Если увольнение происходит в рамках реорганизации, а сотрудник переходит в новое юридическое лицо, то в приказе указывается «перевод в новую организацию без прерывания стажа»․ В таком случае в трудовой книжке делается запись о переводе, а не об увольнении;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять запись о предыдущих должностях?

Нет․ Данные о должностях, окладах и периодах работы сохраняются в прежних записях․ Переименование фиксируется отдельной записью, не затрагивая историю․

Что делать, если в ЭТК не появляется запись?

Проверьте:

• Наличие электронных подписей у уполномоченного лица․
• Корректность загрузки приказа (формат PDF, размер до 5 МБ)․
• Синхронизацию с ФГИС «Трудовые ресурсы» (иногда требуется до 24 ч)․

При длительном отсутствии записи – обратитесь в службу поддержки портала «Госуслуги»․

Можно ли сразу после переименования оформить запись в ЭТК без бумажного приказа?

Нет․ По закону запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) должна базироваться на официальном документе (приказе)․ Поэтому приказ обязателен, даже если он хранится в электронном виде․

Как оформить запись, если компания переименована в результате банкротства?

В случае банкротства юридическое лицо может быть ликвидировано․ Тогда в трудовой книжке делается запись о прекращении трудовых отношений в старой организации и отдельная запись о трудоустройстве в новой (если работник сохраняет место)․ Стаж сохраняется, если новое юридическое лицо принимает на работу «на тех же условиях» и оформляет перевод без прерывания․

• Сохраняйте оригиналы приказов о переименовании – они нужны как для бумажной, так и для электронной трудовой книжки․
• Записывайте изменения в течение 5 рабочих дней после вступления в силу нового названия․
• При работе с ЭТК используйте официальные сервисы Госуслуг и проверяйте наличие электронной подписи․
• При увольнении обязательно указывайте новое название организации, иначе запись может быть признана недействительной․
• В случае реорганизации консультируйтесь с юристом по ТК, чтобы правильно оформить перевод и сохранить стаж․

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (консультант․плюс)
• Электронная трудовая книжка – портал Госуслуг
• Приказ Минтруда № 3н от
• Методические рекомендации по реорганизации (Приказ Роструда № 13н)

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете корректность трудовых записей, сохраните стаж сотрудников и избежите возможных трудовых споров․