Аспирантура является основной формой подготовки научно-педагогических кадров в России. Поступление в аспирантуру, обучение и последующая защита диссертации — это важные этапы в жизни молодого ученого; Однако у сотрудников кадровых служб и у самих аспирантов часто возникает вопрос: как правильно оформить запись об аспирантуре в трудовой книжке? С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2021 года и изменением правил ведения бумажных документов появились новые нюансы, которые необходимо учитывать.

Что такое аспирантура с точки зрения трудового права?

Прежде чем говорить о записях, важно уяснить статус аспиранта. Согласно современным образовательным стандартам (ФГОС), аспирантура — это третий уровень высшего образования (подготовка кадров высшей квалификации). Обучение в аспирантуре само по себе не является трудовой деятельностью. Аспирант — это не работник, а учащийся.

Запись в трудовую книжку появляется только в том случае, если аспирант официально трудоустроен в организацию (например, работает ассистентом, преподавателем, инженером или лаборантом на кафедре) и при этом обучается в аспирантуре. В таком случае в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, а обучение будет считаться профессиональной подготовкой или совмещением работы с получением образования.

Нормативная база: приказ Минтруда № 320н

С 1 сентября 2021 года действуют новые правила ведения и хранения трудовых книжек, регламентируемые Приказом Минтруда России от № 320н. Роструд в своих разъяснениях ссылается именно на этот документ при ответах на вопросы кадровиков.

Согласно п. 3 приложения № 2 к приказу № 320н, записи в трудовую книжку о времени обучения на дневных отделениях вузов, аспирантуре, ординатуре и т.д. не вносятся, если иное прямо не предусмотрено законодательством. Это означает, что сам факт зачисления в аспирантуру (без трудоустройства) не дает права на внесение записи.

Когда запись об аспирантуре все-таки делается?

Существует два основных сценария, при которых информация об аспирантуре или связанной с ней деятельности фиксируется в трудовой книжке:

Трудоустройство на время обучения

Если аспирант заключает трудовой договор с вузом или научным институтом, работодатель обязан сделать запись о приеме на работу. Формулировка будет стандартной: «Принят в должности ассистента кафедры…» или «Принят на должность научного сотрудника…». При этом слово «аспирант» в записи о приеме на работу не фигурирует, так как это статус обучающегося, а не должность.

Предоставление отпуска для написания диссертации

Если сотрудник организации уже работает и поступает в аспирантуру (или переходит на заочную форму, которая, к слову, была упразднена по многим направлениям ФГОС и заменена на очное/очное-заочное обучение с применением дистанционных технологий), он имеет право на дополнительные отпуска. В трудовую книжку запись о предоставлении учебного отпуска не вносится, но она фиксируется в личной карточке сотрудника и в электронной трудовой книжке (СЗВ-ТД) не отражается.

Однако, если сотрудник увольняется для завершения диссертационного исследования, в трудовую книжку вносится стандартная запись об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон.

Электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД) и аспирантура

С 2021 года при приеме на работу кадровые специалисты подают отчеты СЗВ-ТД в Социальный фонд России (СФР). Это означает, что если аспирант устраивается на работу, данные о его трудоустройстве передаются в электронном виде. В СЗВ-ТД нет специальных кодов для статуса «аспирант» — передаются данные о должности согласно штатному расписанию.

Важно помнить: если при переходе на ЭТК в конце 2020 года были поданы некорректные данные о сотрудниках, их необходимо корректировать текущими отчетами. Никаких отдельных записей «обучается в аспирантуре» в СЗВ-ТД быть не должно.

Как внести пропущенную запись, если она необходима?

Иногда возникает ситуация, когда кадровик забыл внести запись о переводе сотрудника-аспиранта на другую должность (например, с ассистента на старшего преподавателя) или была допущена ошибка. Как быть, если после записи об увольнении обнаружилась пропущенная запись?

• Для действующих сотрудников: пропущенная запись вносится в обычном порядке ниже имеющихся записей.
• Для уволенных сотрудников: если организация, где была допущена ошибка, все еще существует, она обязана внести изменения. В разделе «Сведения о работе» указывается наименование организации, а затем делается пропущенная запись с указанием текущей даты. При этом в графе 2 ставится дата фактического перевода (приема), а не текущая дата.
• Если организация ликвидирована, исправления вносятся правопреемником или по месту работы сотрудника на основании официальных документов (приказов, справок из архива).

Особенности для мобилизованных аспирантов

В свете недавних событий Минтруд России разъяснил, как оформлять запись в трудовой книжке мобилизованного сотрудника. Если аспирант, работавший на кафедре, был мобилизован, трудовой договор с ним приостанавливается. В бумажную трудовую книжку вносится запись: «Трудовой договор приостановлен в связи с мобилизацией, пункт 1 части 1 статьи 17.1 Закона РФ от № 31-ФЗ». При возвращении из зоны боевых действий или после демобилизации делается запись о возобновлении трудового договора. Эти данные также оперативно отражаются в СЗВ-ТД.

Резюме: что нужно помнить аспиранту и кадровику

1. Обучение ≠ работа: Сама по себе аспирантура не является стажем работы, это образовательный процесс. Запись о зачислении в аспирантуру в трудовую книжку не вносится.
2. Трудовой договор, основа: Запись появляется только при официальном трудоустройстве (должность, оклад, штатное расписание).
3. Приказ № 320н: Роструд четко указывает, что записи об обучении не рекомендуются и не требуются согласно приложению 2 к приказу Минтруда.
4. ЭТК и СЗВ-ТД: Вся информация о трудовой деятельности аспиранта (если он работает) теперь дублируется в электронном виде. Статус аспиранта там не указывается, только профессия и должность.
5. Научный стаж: Время обучения в очной аспирантуре засчитывается в стаж научно-педагогической работы для замещения должностей в вузах, но это подтверждается справкой с места учебы и приказом о зачислении, а не трудовой книжкой.

Грамотное ведение кадровой документации — залог того, что у молодого ученого не возникнет проблем с подтверждением стажа в будущем. Главное правило: четко разделять статус обучающегося и статус работника, опираясь на актуальные требования трудового законодательства РФ.