С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что с этой даты все работодатели обязаны вести учет трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде. Однако для работников, которые ранее имели бумажные трудовые книжки (БТК), возникает важный вопрос: как правильно оформить запись при переходе на электронную форму? Ниже — подробное руководство по процедуре.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие данные. ЭТК ведется в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Преимущества ЭТК:

• исключается риск потери, порчи или утери документа;
• данные автоматически обновляются работодателем;
• доступ к информации — 24/7 через интернет;
• снижается административная нагрузка на кадровые службы.

Кто и когда должен перейти на ЭТК?

С 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. С 2021 года при первичном приеме на работу работодатели обязаны вести только ЭТК, если работник не подал заявление о сохранении бумажной формы.

С 1 января 2026 года переходный период завершается:

• Все новые сотрудники получают только ЭТК.
• Работники, ранее имевшие бумажные книжки, могут продолжать их использовать, но только до момента увольнения или перехода на ЭТК.
• После 2026 года внесение новых записей в бумажные трудовые книжки запрещено — все сведения о трудовой деятельности фиксируются только в ЭТК.

Как оформить запись при переходе на ЭТК?

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронную форму, он должен подать заявление в письменной форме работодателю; После этого работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и начать ведение ЭТК.

Шаг 1: Подача заявления работником

Работник пишет заявление в произвольной форме, например:

«Я, [ФИО], прошу перевести мою трудовую деятельность на ведение электронной трудовой книжки в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от . Прошу внести запись в мою бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК и передать сведения в Пенсионный фонд РФ».

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

После получения заявления кадровый сотрудник обязан внести в бумажную трудовую книжку следующую запись:

Формат записи (по форме Т-2):

Важно: Запись вносится в раздел «Сведения о работе» — последняя запись в книжке. После нее больше никакие записи в бумажную книжку вносить нельзя.

Шаг 3: Передача данных в ПФР

Работодатель в течение одного рабочего дня после внесения записи в бумажную книжку обязан передать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд РФ через специализированную систему (ФСС, СЗВ-ТД и др.).

Сведения включают:

• ФИО работника;
• даты приема и увольнения;
• наименования организаций;
• должности;
• основания прекращения трудового договора.

После передачи данных работник может увидеть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на сайте ПФР или Госуслуги.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?

Бумажная трудовая книжка не изымается и не уничтожается. Она остается у работника как документ, подтверждающий трудовой стаж до перехода на ЭТК.

Важно: при увольнении работника, который перешел на ЭТК, работодатель выдает ему на руки бумажную трудовую книжку с последней записью о переходе, это необходимо для подтверждения стажа при трудоустройстве в другую организацию, особенно если новая организация еще не перешла на ЭТК (что возможно в малых компаниях или в отдельных регионах).

Что будет, если работник не подаст заявление?

Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку до момента увольнения или до тех пор, пока работник сам не решит перейти на электронную форму.

Однако с 2026 года все новые трудовые отношения (прием на работу) оформляются только с ЭТК — даже если у работника есть бумажная книжка, новая организация не может вносить в нее записи. В этом случае работодатель создает ЭТК на основании данных, предоставленных работником (например, из старой книжки).

Особенности для работников с дубликатами трудовых книжек

Если работник предоставил при приеме на работу дубликат бумажной трудовой книжки (например, из-за утери оригинала), то:

• дубликат также подлежит внесению записи о переходе на ЭТК;
• все сведения из дубликата передаются в ПФР;
• дубликат сохраняется у работника как юридически значимый документ.

Что делать, если работодатель не вносит запись?

Если работодатель отказывается вносить запись о переходе на ЭТК или не передает данные в ПФР, работник имеет право:

1. направить письменную претензию работодателю;
2. обратиться в трудовую инспекцию (Роструд);
3. подать жалобу в Пенсионный фонд РФ;
4. обратиться в суд для защиты своих прав.

Согласно Трудовому кодексу РФ, отказ в ведении ЭТК по заявлению работника является нарушением закона и влечет административную ответственность.

Переход на электронную трудовую книжку — это не просто техническое обновление, а важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Правильно оформленная запись в бумажной трудовой книжке при переходе на ЭТК — гарантия сохранности трудового стажа и отсутствия юридических рисков в будущем.

Ключевые действия работника:

• Подать заявление о переходе на ЭТК в письменной форме;
• Убедиться, что в бумажной книжке сделана запись о переходе;
• Проверить наличие своих данных в личном кабинете ПФР;
• Сохранить бумажную трудовую книжку до конца жизни — она подтверждает стаж до 2026 года.

Ключевые действия работодателя:

• Принять заявление и внести запись в БТК в течение 5 рабочих дней;
• Передать сведения в ПФР в течение 1 рабочего дня после внесения записи;
• Не вносить новые записи в бумажную книжку после перехода на ЭТК.

Электронная трудовая книжка — это надежный, прозрачный и современный инструмент учета трудового стажа. Правильное оформление перехода обеспечит бесперебойное функционирование системы и защитит права каждого работника.