Трудовая книжка — основной документ, в котором фиксируются все изменения трудового статуса работника: приём на работу, перевод, увольнение, награждения и переход на электронные сведения. В 2026 году порядок заполнения закреплён в Приказе Минтруда России от № 320н и в последующих комментариях. Ниже приведены подробные примеры записей, рекомендации по их оформлению и советы по исправлению ошибок.
Общие требования к заполнению
- Записи вносятся ручкой (шариковой, гелевой или перьевой). Письмо должно быть разборчивым, без заливок.
- В каждой колонке должна быть отдельная строка без наложения данных.
- Время и дата записи фиксируются в колонке «Дата» в формате «день месяц год».
- В колонке «Сведения» указываются полные данные о событии: название организации, должность, причина изменения и т.д.
- Запись завершается подписью и печатью работодателя.
Примеры записей
Приём на работу
Сведения: «Приём на работу в ООО «РосТех» на должность инженера по проектированию (срочный договор на 12 мес.)»
Подпись: Иванов И.И., руководитель отдела кадров.
Печать: ООО «РосТех».
Перевод в другую организацию
Сведения: «Перевод в ООО «РосТех» в отдел разработки на должность старшего инженера (срочный договор на 24 мес.)»
Подпись: Петров П.П., руководитель отдела кадров.
Печать: ООО «РосТех».
Увольнение по собственному желанию
Сведения: «Увольнение по собственному желанию. Работник заключил договор о расторжении трудового договора с ООО «РосТех»»
Подпись: Смирнов С.С;, руководитель отдела кадров.
Печать: ООО «РосТех».
Увольнение по инициативе работодателя
Сведения: «Увольнение по инициативе работодателя. Сроки испытательного срока истек, работник не прошёл аттестацию»
Подпись: Смирнов С.С., руководитель отдела кадров.
Печать: ООО «РосТех».
Награждение
Сведения: «Награждение за выдающиеся результаты в проекте «Энергетический баланс» орденом «За заслуги перед Отечеством»»
Подпись: Генеральный директор ООО «РосТех».
Печать: ООО «РосТех».
Переход на электронные сведения о трудовой деятельности
Сведения: «Переход на электронные сведения о трудовой деятельности. Сведения о трудовой книжке перенесены в электронный формат согласно приказу Минтруда № 320н»
Подпись: Иванов И.И., руководитель отдела кадров.
Печать: ООО «РосТех».
Как исправлять ошибки в трудовой книжке
- Определите тип ошибки: опечатка, неверная дата, неверная должность, пропущенный пункт.
- Подготовьте заявление сотрудника о необходимости исправления. В заявлении укажите: ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки, описание ошибки и правильные данные.
- Согласуйте исправление с руководителем и получите его подпись.
- Запишите исправление в отдельной строке с указанием даты исправления и отметкой «Исправлено» в колонке «Сведения».
- Убедитесь, что в строке исправления указана причина ошибки и правильные данные.
- Подпишите и печатайте исправление.
Пример исправления:
Сведения: «Исправлено: в строке 5 указана неверная должность. Правильно: старший инженер»
Подпись: Петров П.П., руководитель отдела кадров.
Печать: ООО «РосТех».
Влияние ошибок на пенсионные выплаты
Неверно внесённые данные о стаже могут привести к уменьшению размера пенсии и задержке её назначения. Поэтому важно своевременно проверять и исправлять ошибки. При наличии ошибок в бумажной книжке можно обратиться в Государственный архив для уточнения данных, а при ошибках в электронной системе — в службу поддержки электронного портала трудовой деятельности.
Ответственность за корректное заполнение
- Работодатель (HR‑отдел) обязан проверять точность записей и своевременно вносить исправления.
- Сотрудник обязан проверять свои записи при каждом изменении статуса.
- При нарушении порядка заполнения работодатель может быть привлечён к гражданско‑правовой ответственности и штрафам.
Как правильно работать с трудовой книжкой в 2026 году
- Периодически проверяйте наличие всех записей: приём, перевод, увольнение, награждения, переход на электронные сведения.
- Обратите внимание на отдельные колонки и убедитесь, что каждая строка содержит только одну запись.
- При переходе на электронную систему обязательно сохраняйте копию бумажной книжки до момента полной миграции.
- Если организация ликвидирована, работник имеет право обратиться в архив за восстановлением данных.
Трудовая книжка остаётся ключевым документом, фиксирующим трудовой стаж и достижения сотрудника. В 2026 году порядок заполнения закреплён в приказе Минтруда № 320н, а ошибки в записи могут негативно сказаться на пенсионных выплатах. Следуйте приведённым примерам и рекомендациям, чтобы ваша трудовая книжка была безупречной и защищённой.