С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит‚ что у всех работников‚ которые ещё не перешли на электронный формат‚ необходимо оформить соответствующую запись в бумажной трудовой книжке. Ниже – подробное руководство‚ что именно следует указать‚ как оформить запись и как настроить учёт в 1С:ЗУП.

Почему нужна запись в бумажной трудовой?

Даже после полного перехода на ЭТК законодательство требует сохранить документальное подтверждение факта перехода. Запись в трудовой книжке служит:

• подтверждением того‚ что стаж и сведения о работе перенесены в электронную форму;
• основанием для будущих запросов из ПФР‚ налоговой и других органов;
• гарантией защиты прав работника при возможных технических сбоях в системе ЭТК.

Что именно указывать в трудовой книжке

Запись о переходе на электронную трудовую книжку оформляется как обычная служебная запись. В неё включаются следующие элементы:

1. Дата записи – день‚ когда оформляется переход (например‚ ).
2. Наименование документа – «О переходе на электронную трудовую книжку».
3. Основание – ссылка на нормативный акт: Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке» и Постановление Правительства РФ от № 1845 «О завершении переходного периода по внедрению ЭТК».
4. Сведения о электронной трудовой книжке – номер ЭТК (если уже присвоен) или указание‚ что сведения будут формироваться в личном кабинете на портале «Госуслуги»/в системе ПФР.
5. Подпись работника и работодателя – подпись сотрудника с расшифровкой и подпись уполномоченного лица отдела кадров (или руководителя) с печатью организации.
6. Примечание (по желанию) – можно добавить фразу: «Все предыдущие записи о трудовой деятельности сохранены в электронной форме и доступны по запросу».

Пример оформления записи

О переходе на электронную трудовую книжку
Основание: Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке»;
Постановление Правительства РФ от № 1845 «О завершении переходного периода по внедрению ЭТК».
Номер электронной трудовой книжки: ЭТК‑2026‑0012345.
Сведения о трудовой деятельности формируются в личном кабинете на портале «Госуслуги».
Подпись работника: __________________ /Иванов И.И./
Подпись уполномоченного лица: __________________ /Петрова А.С./
(печать организации)

Запись помещается в раздел «Сведения о работе» после последней записи о трудовой деятельности (или в отдельный раздел «Прочие сведения»‚ если так предусмотрено внутренним регламентом организации).

Как оформить переход в 1С:ЗУП

Для корректного формирования данных‚ которые будут отправляться в электронную трудовую книжку‚ необходимо настроить справочники и коды ОКЗ. Ниже – основные шаги.

Настройка справочника «Трудовые функции»

• Открыть Справочники → Трудовые функции.
• Добавить или отредактировать функции‚ соответствующие занимаемым должностям.
• Для каждой функции указать Код ОКЗ (Общероссийский классификатор профессий) из актуального издания (на 2026 год – ОКЗ‑2020 с последними изменениями).

Заполнение карточки сотрудника

• В карточке сотрудника зайти на вкладку Трудовая деятельность.
• Убедиться‚ что все периоды работы имеют заполненные поля:
  • Должность (ссылка на справочник «Трудовые функции»);
  • Код ОКЗ (автоматически подставляется из выбранной функции);
  • Дата приёма и увольнения;
  • Основание (приказ‚ трудовой договор).
• В разделе Электронная трудовая книжка установить флажок Переход на ЭТК и указать дату перехода (например‚ ).

Формирование отчёта ЕФС‑1

После настройки справочников формируем отчёт ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности) через меню:

Отчёты → Стандартные отчёты → Кадровый учёт → ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности)


Установить период‚ за который нужно передать данные (обычно с начала трудовой деятельности до даты перехода).
Проверить‚ что все коды ОЗ и ОКЗ присутствуют; отсутствующие коды приведут к ошибке при выгрузке.
Выгрузить файл в формате XML и отправить его через личный кабинет работодателя на портал «Госуслуги» или напрямую в ПФР.

Частые ошибки и как их избежать
При переходе на ЭТК часто встречаются следующие недочёты:

Отсутствие кода ОКЗ – приводит к отклонению выгрузки ЕФС‑1. Решение: проверить все должности в справочнике «Трудовые функции» и привязать актуальные коды ОКЗ.
Неправильная дата перехода – если указать дату раньше ‚ система может посчитать запись преждевременной. Указывайте дату не ранее начала переходного периода (с ).
Отсутствие подписи работника – делает запись недействительной. Всегда требуйте подпись сотрудника с расшифровкой.
Смешивание бумажных и электронных записей – не делайте двойные записи о одном и том же периоде трудовой деятельности. В бумажной книжке оставляйте только факт перехода‚ а все сведения о работе храните в ЭТК.

Рекомендации по работе с электронной трудовой книжкой после перехода

Регулярно проверяйте личный кабинет на портале «Госуслуги» – там отражаются все внесённые изменения.
При любых кадровых действиях (перевод‚ повышение‚ увольнение) сразу же вносите изменения в 1С:ЗУП‚ чтобы они автоматически попали в ЕФС‑1.
Храните копии всех приказов и трудовых договоров в электронном архиве организации – они могут потребоваться при проверке ПФР.
Обучайте сотрудников отдела кадров работе с новыми справочниками и формированием отчёта ЕФС‑1 – это снизит риск ошибок.

Переход на электронные трудовые книжки – важный этап модернизации кадрового учёта. Правильно оформленная запись в бумажной трудовой книжке подтверждает факт перехода и защищает права работника. Следуя представленным рекомендациям по заполнению записи‚ настройке справочников в 1С:ЗУП и формированию отчёта ЕФС‑1‚ вы обеспечите бесперебойный переход и избежите возможных штрафов со стороны контролирующих органов.
Помните: актуальная информация и внимательность к деталям – залог успешного перехода на электронный формат трудовых книжек.