Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих стаж и квалификацию работника. Часто в разных ситуациях (банк, арендодатель, суд, миграционная служба) требуется предоставить заверенную копию этой книжки. В статье подробно рассматривается, как правильно оформить такую копию в 2026 году, какие нормативные акты регламентируют процесс и какие образцы документов следует использовать.

Что такое заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия – это точная копия оригинала, на которой указано, что она соответствует подлиннику. Оформление производится уполномоченным лицом (кадровиком, руководителем отдела кадров или иным представителем работодателя) и сопровождается подписью, расшифровкой подписи, датой и, при необходимости, печатью организации.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 71, пункт 1: работодатель обязан по требованию работника предоставить копию трудовой книжки.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (приказ Росстандарта № 435‑ст от ) – регламентирует форму и содержание надписей, подтверждающих достоверность копии.
• Приказ Минтруда России № № «Об образцах документов, используемых в кадровом делопроизводстве» (актуален на 2026 год).

Когда требуется заверенная копия?

1. Оформление банковского кредита или ипотечного займа.
2. Подтверждение стажа перед пенсионным фондом.
3. Участие в судебных разбирательствах.
4. Получение визы, разрешения на работу за рубежом.
5. Трудоустройство в другую организацию (при переводе).

Пошаговый порядок заверения копии

1. Подготовка копий – отсканировать или сфотографировать каждый разворот трудовой книжки. Для многостраничных книг рекомендуется делать копию каждого листа (не только разворота).
2. Проверка соответствия – сравнить копию с оригиналом, убедиться в отсутствии пропусков, искажения цветов, потери информации.
3. Подготовка заявления – работник подаёт письменное заявление (образец ниже) о выдаче копии.
4. Утверждение полномочий – к заявлению прикладывается приказ/доверенность, подтверждающая право лица, заверяющего копию, действовать от имени организации.
5. Нанесение надписи – на каждую страницу (или на каждый разворот) ставится надпись «Верно», «Копия верна», проставляется штамп (если он предусмотрен) и указывается количество листов.
6. Подпись и печать – уполномоченный сотрудник ставит подпись, расшифровку (Ф.И.О., должность) и дату. По желанию можно добавить печать организации.
7. Регистрация – в журнале учёта выданных копий фиксируется факт выдачи, Ф.И.О. получателя, дата и номер копии.

Образец заявления работника

Заявление
о выдаче копии трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, 
дата рождения , 
трудовой номер 123456, 
прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.

Заявление подписывается работником и передаётся в отдел кадров.

Образец надписи о заверении (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016)

Верно
Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле № 29 за 2024 год.
Всего пронумеровано 12 листов, прошито 12 листов, заверено 12 листов.

_____________________/С.П. Ковалевский/
Кадровый специалист
«21» мая 2026 г.

Эту надпись размещают внизу каждой копии (или на последнем листе, если копия состоит из нескольких листов). При необходимости ставится штамп организации.

Как оформить штамп и подпись

• Штамп – в 2026 году большинство организаций используют электронный штамп (скан‑изображение) либо традиционный штамп с указанием названия организации, ИНН и даты.
• Подпись – должна быть разборчивой, в подписи указывается полное Ф.И.О. и должность (например, «С.П. Ковалевский, специалист кадровой службы»).
• Дата – указывается полная дата в формате ««день» месяца «год»» (например, «21 мая 2026 г.»).

Частые ошибки при заверении копий

1. Отсутствие указания места хранения оригинала – без этой надписи копия может быть признана недействительной.
2. Неполные сведения о количестве листов – важно указать «Всего пронумеровано … листов».
3. Отсутствие подписи уполномоченного лица или неправильная расшифровка подписи.
4. Неиспользование штампа, если он предусмотрен внутренними регламентами организации.
5. Сокращения в надписях, не соответствующие ГОСТ (например, «Верн.» вместо «Верно»).

Что делать, если оригинал находится в другом месте?

В надписи обязательно указывается точное место хранения оригинала, например:

Подлинник трудовой книжки находится в МУП «Гулькевичский район» в деле № 12 за 2025 год.

Если оригинал хранится в архиве или в другом подразделении, необходимо приложить к заявлению доверенность или приказ, подтверждающий право доступа к оригиналу.

Заверенная копия трудовой книжки – документ, который имеет юридическую силу только при правильном оформлении согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и ТК РФ. Следуя пошаговой инструкции, используя образцы заявлений и надписей, а также учитывая нюансы (штамп, подпись, указание места хранения оригинала), вы сможете быстро и без ошибок предоставить требуемую копию в любой организации.

Полезные ссылки (по состоянию на 2026 год)

• КонсультантПлюс – образцы документов
• Налог‑налог.ру – образец заверения копии трудовой книжки
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (полный текст)

Если у вас остались вопросы по конкретному случаю – обратитесь к специалисту кадровой службы вашей организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.